1. Introducere
Prezenta strategie de contractare a produselor vizează asigurarea unei abordări eficiente și transparente în procesul de selecție, achiziție și management al produselor necesare în cadrul organizației _____________, pentru perioada _____________ până la _____________. Obiectivul principal al acestei strategii este de a asigura utilizarea unor metode corecte, legale și echitabile, care să conducă la achiziții care să îndeplinească standardele de calitate, costuri competitive și termene de livrare precise, în conformitate cu cerințele organizației.
2. Obiectivele strategiei de contractare
Strategia de contractare a produselor are ca obiective principale următoarele:
- Asigurarea conformității legale – toate procedurile de achiziție vor fi derulate în conformitate cu reglementările legale naționale și internaționale aplicabile, inclusiv legislația privind achizițiile publice și procedurile interne ale organizației.
- Eficiență financiară – identificarea și selectarea celor mai competitive oferte pentru a optimiza costurile și a maximiza valoarea obținută din bugetul disponibil.
- Transparență și echitate – promovarea unui proces de selecție deschis, transparent și bazat pe merit, care să asigure tratamentul echitabil al tuturor furnizorilor.
- Calitate și conformitate cu cerințele – achiziționarea de produse care să îndeplinească standardele de calitate cerute de organizație, inclusiv criterii de performanță și de durabilitate.
- Gestionarea riscurilor – minimizarea riscurilor asociate cu achizițiile, prin analiza atentă a furnizorilor și a ofertelor, cu identificarea și implementarea de măsuri de mitigare a riscurilor.
3. Domeniul de aplicare al strategiei
Această strategie se aplică la toate produsele achiziționate de organizația _____________, indiferent de categoria acestora (produse IT, echipamente de birou, materiale de construcție, produse alimentare etc.). De asemenea, se va aplica tuturor achizițiilor efectuate prin proceduri interne sau externe, inclusiv licitații publice și negocieri directe.
4. Procesul de achiziție
4.1 Definirea cerințelor
Fiecare achiziție va începe cu identificarea cerințelor exacte ale produselor necesare. Aceste cerințe vor fi stabilite de departamentele interne ale organizației, în colaborare cu echipele de management al achizițiilor. Cerințele vor include:
- Specificații tehnice și funcționale
- Cantități și termene de livrare
- Termeni de plată și garanții
- Cerințe legate de sustenabilitate și impactul asupra mediului
4.2 Selecția furnizorilor
Selecția furnizorilor se va face pe baza unui proces transparent și echitabil. Aceasta va include:
- Căutarea și identificarea furnizorilor: Furnizorii vor fi identificați pe baza unor criterii de selecție riguroase, inclusiv experiență, capacitate de livrare, reputație pe piață și prețuri competitive.
- Evaluarea ofertelor: Evaluarea ofertelor va ține cont de mai mulți factori, inclusiv costuri, termene de livrare, condiții de garanție, servicii post-vânzare și conformitatea cu cerințele tehnice și de calitate.
- Analiza riscurilor: Va fi realizată o evaluare a riscurilor asociate cu fiecare furnizor, inclusiv riscuri financiare, reputaționale și de livrare. Aceasta va include verificarea istoricului financiar și comercial al fiecărui furnizor.
4.3 Negocierea contractelor
După selecția furnizorului, va urma etapa de negociere a termenilor și condițiilor contractuale. Negocierea va include, dar nu se va limita la:
- Prețul și condițiile de plată
- Termenii de livrare și penalitățile pentru întârzieri
- Condițiile de garanție și post-vânzare
- Clauzele de reziliere a contractului în cazul în care furnizorul nu respectă condițiile stabilite
- Specificații legate de livrarea în termen și inspectarea produselor
5. Monitorizarea și gestionarea contractelor
5.1 Implementarea și livrarea produselor
Odată semnat contractul, va fi desemnat un manager de contract care va urmări implementarea acestuia, asigurându-se că produsele sunt livrate conform specificațiilor și la termenul stabilit. Se vor verifica:
- Conformitatea produselor cu cerințele tehnice
- Livrarea în termen și integritatea produselor
- Facturile și plățile
5.2 Evaluarea performanței furnizorilor
Perioada de contractare va include evaluări periodice ale performanței furnizorilor, în baza unor indicatori clar stabiliți, care vor include:
- Calitatea produselor livrate
- Respectarea termenelor de livrare
- Comunicarea și serviciul pentru clienți
- Conformitatea cu termenele de plată și condițiile stabilite în contract
5.3 Gestionarea reclamațiilor și soluționarea disputelor
În cazul în care apar probleme legate de livrare sau calitate, procesul de soluționare a disputei va include:
- Deschiderea unui dosar de reclamație
- Analiza și evaluarea cauzelor
- Implementarea măsurilor corective sau sancțiuni contractuale
6. Strategia de achiziții sustenabile
Organizația _____________ se angajează să adopte o strategie de achiziții sustenabile, având în vedere impactul social și de mediu al produselor achiziționate. Aceasta include:
- Selecția produselor care respectă standardele ecologice și care contribuie la reducerea emisiilor de carbon
- Colaborarea cu furnizori care implementează practici etice și sustenabile în procesele lor de producție
- Promovarea reciclării și reutilizării produselor
7. Concluzii
Strategia de contractare a produselor este esențială pentru a asigura eficiența procesului de achiziție și pentru a răspunde nevoilor organizației _____________. Prin implementarea unei proceduri clare, transparente și riguroase de selecție a furnizorilor, aceasta va contribui la maximizarea performanței financiare, la minimizarea riscurilor și la obținerea celor mai bune produse în conformitate cu cerințele organizației.
Se recomandă ca această strategie să fie revizuită periodic pentru a ține cont de schimbările din piață și de necesitățile organizației.
Data redactării: ____________
Responsabil semnătura: ____________