Preambul
Această Strategie de Contractare reprezintă un document esențial pentru procesul de achiziții publice și vizează stabilirea principiilor, pașilor și procedurilor care trebuie urmate de _____________ (denumit în continuare „Achizitorul”) în vederea încheierii unui contract de furnizare, servicii sau lucrări, conform legislației aplicabile și normativelor interne. Scopul acestui document este de a asigura transparența, eficiența și corectitudinea întregului proces de achiziție, în conformitate cu prevederile legale și cu interesele Achizitorului.
1. Obiectivele Strategiei de Contractare
1.1. Asigurarea unui proces transparent și competitiv de achiziție a produselor, serviciilor sau lucrărilor necesare pentru îndeplinirea obiectivelor Achizitorului.
1.2. Maximizarea valorii pentru bani și utilizarea eficientă a resurselor financiare disponibile.
1.3. Respectarea principiilor fundamentale ale achizițiilor publice: transparență, tratament egal și nediscriminare.
1.4. Identificarea și selecția furnizorilor/contractorilor cu cel mai bun raport calitate-preț, în conformitate cu specificațiile tehnice și condițiile contractuale stabilite.
1.5. Respectarea reglementărilor interne și ale legislației în vigoare, inclusiv în domeniul achizițiilor publice, protecția mediului și drepturilor lucrătorilor.
2. Tipologia și Domeniul de Aplicare a Contractelor
2.1. Achizitorul va încheia contracte de furnizare, servicii sau lucrări în funcție de nevoile specifice ale organizației, pentru diverse activități și proiecte.
2.2. Tipurile de contracte ce vor fi încheiate includ, dar nu se limitează la:
- Contracte de furnizare: achiziționarea de produse și bunuri necesare pentru funcționarea organizației.
- Contracte de servicii: prestarea unor servicii, inclusiv consultanță, mentenanță, formare profesională etc.
- Contracte de lucrări: executarea unor lucrări de construcții, reparații, renovări etc.
2.3. Toate contractele vor respecta limitele financiare și procedurile specificate în reglementările interne și legislația națională aplicabilă.
3. Planificarea și Pregătirea Achizițiilor
3.1. Înainte de demararea procedurii de achiziție, se va întocmi o analiză de necesități pentru a stabili în mod clar obiectul achiziției, cantitățile, termenele de livrare și alte condiții specifice.
3.2. Planul de achiziții anual va fi elaborat și aprobat de către conducerea Achizitorului, având la bază bugetul disponibil și prioritățile organizației.
3.3. Pentru fiecare achiziție, va fi desemnat un responsabil intern, care va coordona procesul de achiziție, asigurându-se că toate etapele sunt respectate.
3.4. Este esențial ca în procesul de planificare să se realizeze evaluarea riscurilor și identificarea măsurilor de prevenire a acestora, inclusiv în ceea ce privește întârzierile de livrare, neconformitatea produselor sau serviciilor, și respectarea termenelor de finalizare.
4. Procedurile de Achiziție
4.1. Selecția procedurii de achiziție:
- În funcție de valoarea estimată a contractului, se vor alege procedurile adecvate: licitație deschisă, licitație restrânsă, procedură simplificată, etc., conform reglementărilor legale.
- Procedurile vor fi alese astfel încât să asigure transparența și competitivitatea procesului de achiziție, respectând principiile fundamentale ale achizițiilor publice.
4.2. Publicarea anunțului de achiziție:
- Anunțurile vor fi publicate pe platformele oficiale de achiziții, cum ar fi Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) sau alte canale specifice.
- Termenii și condițiile vor fi clare și precise, pentru a asigura că toți potențialii ofertanți înțeleg cerințele și condițiile.
4.3. Evaluarea ofertelor:
- Comisia de evaluare va analiza ofertele primite pe baza criteriilor stabilite anterior (de exemplu, cel mai bun raport calitate-preț, conformitate cu cerințele tehnice, termene de livrare etc.).
- În cazul în care sunt necesare clarificări, ofertanții vor fi solicitați să furnizeze informații suplimentare.
- Decizia finală va fi comunicată ofertanților, respectând regulile de transparență și nediscriminare.
5. Negocierea și Semnarea Contractului
5.1. După selecția ofertei câștigătoare, se va demara procesul de negociere a termenilor și condițiilor contractuale, inclusiv prețul, termenii de livrare/execuție, garanțiile și alte clauze relevante.
5.2. Negocierea va respecta principiile echității și transparenței, fără a compromite condițiile economice și tehnice stabilite inițial în documentația de achiziție.
5.3. După finalizarea negocierii și acordul asupra condițiilor contractuale, va fi semnat contractul între Achizitor și furnizorul/contractorul selectat.
5.4. În cazul în care contractul depășește un anumit prag financiar sau complexitatea acestuia impune, semnătura va fi urmată de obținerea avizelor legale necesare.
6. Implementarea și Monitorizarea Contractului
6.1. După semnarea contractului, se va elabora un plan de implementare, care va detalia pașii necesari pentru livrarea sau execuția conformă a contractului.
6.2. Monitorizarea executării contractului se va face prin intermediul unui responsabil desemnat, care va verifica respectarea termenelor, calitatea produselor sau serviciilor și conformitatea cu clauzele contractuale.
6.3. În caz de nerespectare a termenilor sau a standardelor de calitate, Achizitorul va aplica sancțiuni conform prevederilor contractuale, inclusiv penalități financiare, rezilierea contractului sau alte măsuri legale.
7. Revizuirea și Închiderea Contractului
7.1. După finalizarea livrării/execuției contractului, se va realiza o revizuire finală, evaluând calitatea produselor, serviciilor sau lucrărilor și respectarea tuturor termenilor și condițiilor stabilite.
7.2. Dacă este necesar, se vor întocmi rapoarte de evaluare a performanței contractuale și se vor aplica măsurile corespunzătoare pentru corectarea eventualelor neconformități.
7.3. La finalizarea procesului contractual, contractul va fi închis oficial, iar toate documentele aferente vor fi arhivate conform reglementărilor interne ale Achizitorului.
8. Concluzii
Această Strategie de Contractare are scopul de a asigura o gestionare eficientă, transparentă și conformă a procesului de achiziție, minimizând riscurile și maximizând beneficiile pentru Achizitor. Toți pașii din procesul de achiziție vor respecta standardele de etică, transparență și legalitate, contribuind astfel la buna funcționare a organizației și îndeplinirea obiectivelor stabilite.
Data: _____________
Semnătura: _____________