Către: [Numele Departamentului sau Persoanei]
Subiect: Solicitare Notă Explicativă privind [Obiectul/Contextul Solicitării]
Stimate/Stimata [Titlul Persoanei sau Departamentului],
Subsemnatul/Subsemnata [Numele Dumneavoastră], [Funcția] în cadrul [Numele Companiei/Instituției], cu sediul în [Adresa Companiei/Instituției], vă adresez respectuos solicitarea de a formula o notă explicativă în legătură cu [motivul solicitării, detalierea evenimentului sau al aspectului ce necesită clarificări].
În cadrul activităților desfășurate de instituția noastră/compania noastră, am întâmpinat o situație care necesită o clarificare detaliată din punct de vedere al [motivației: procedurilor interne, reglementărilor în vigoare, normelor de aplicare a legislației sau alte aspecte relevante]. Această clarificare este esențială pentru a asigura conformitatea cu [referire la normele sau reglementările specifice], precum și pentru a preveni posibilele neînțelegeri sau interpretări eronate ale situației în cauză.
În acest sens, vă rugăm să ne furnizați o notă explicativă care să includă următoarele detalii:
- Contextul și circumstanțele: O descriere detaliată a contextului în care a apărut situația menționată și orice informații relevante care pot ajuta la înțelegerea corectă a evenimentelor.
- Motivele fundamentale: O argumentare clară a motivelor pentru care s-a ajuns la acest punct și care au fost factorii principali care au influențat deciziile luate sau acțiunile desfășurate.
- Conformitatea cu reglementările aplicabile: O descriere a măsurilor luate pentru a respecta reglementările și procedurile interne, incluzând referințe specifice la legislația aplicabilă sau la procedurile instituționale.
- Impactul asupra activităților sau proceselor: O analiză a modului în care această situație a afectat activitățile sau procesele în desfășurare, inclusiv orice măsuri corective sau preventive care au fost luate sau sunt planificate.
- Posibilele soluții și recomandări: Orice sugestii sau recomandări care ar putea contribui la rezolvarea situației într-un mod eficient și conform cu reglementările interne sau externe.
Vă rugăm ca, în măsura posibilităților, să detaliați fiecare punct menționat anterior și să furnizați informațiile solicitate într-un termen rezonabil, până la [data limită], pentru a putea evalua corect situația și pentru a lua măsurile necesare de remediere sau ajustare, în conformitate cu cerințele legale și de reglementare.
Vă mulțumim anticipat pentru promptitudinea și colaborarea acordată. În cazul în care sunt necesare informații suplimentare sau clarificări, nu ezitați să ne contactați la [numărul de telefon sau adresa de email].
Cu stimă,
[Semnătura]
[Numele dumneavoastră]
[Funcția]
[Date de contact]