Data: ______________
Subiect: Răspuns la reclamația dumneavoastră din data de ______________
Stimate domnule/doamnă [Nume],
Vă mulțumim pentru că ați adus la cunoștința noastră observațiile referitoare la produsele/serviciile pe care le oferim. Am primit cu interes și atenție reclamația dumneavoastră, înregistrată sub numărul [număr înregistrare], din data de [data reclamației], și dorim să vă asigurăm că opinia dumneavoastră este foarte importantă pentru noi, fiind un factor esențial în îmbunătățirea continuă a calității serviciilor și produselor noastre.
În urma examinării detaliate a celor semnalate, am constatat că [descriere detaliată a situației semnalate de client, de exemplu: „a existat o eroare în procesarea comenzii dumneavoastră, iar produsul livrat nu corespundea specificațiilor convenite”]. Înțelegem pe deplin nemulțumirea dumneavoastră generată de acest incident și vă asigurăm că ne străduim constant să evităm astfel de situații. Vă rugăm să acceptați scuzele noastre pentru inconvenientul creat și pentru orice disconfort resimțit în urma acestuia.
În cadrul investigației interne, am identificat că [explicație detaliată a cauzelor care au dus la incident, de exemplu: „există o problemă la nivelul sistemului nostru de gestionare a stocurilor, ceea ce a condus la o greșeală în procesarea comenzii dumneavoastră”]. Vă informăm că am implementat deja măsuri corective pentru a remedia această problemă și a preveni repetarea acesteia în viitor. Printre măsurile întreprinse se numără [detalii despre măsurile corective, de exemplu: „revizuirea procesului de inventariere, instruirea suplimentară a personalului responsabil de livrări, și actualizarea sistemului de management al comenzilor”].
În ceea ce privește soluționarea reclamației dumneavoastră, avem plăcerea să vă informăm că [măsura compensatorie oferită, de exemplu: „am expediat imediat un produs corespunzător cerințelor dumneavoastră, fără niciun cost suplimentar, iar comanda dumneavoastră va fi livrată în termenul de [număr de zile]”]. De asemenea, dorim să vă oferim un [bonus/reducere/altă formă de compensare], pe care îl puteți utiliza pentru o viitoare achiziție, în semn de apreciere pentru înțelegerea și răbdarea de care ați dat dovadă.
În continuare, vă rugăm să ne informați dacă există alte aspecte legate de această situație pe care doriți să le discutați. Echipa noastră este disponibilă pentru a răspunde prompt și eficient oricăror întrebări sau solicitări suplimentare.
Vă mulțumim pentru încrederea acordată și vă asigurăm că vom depune toate eforturile pentru a îmbunătăți experiența dumneavoastră cu produsele/serviciile noastre. Apreciem feedback-ul dumneavoastră, care ne ajută să devenim mai buni și să răspundem mai bine nevoilor clienților noștri.
În speranța că vom continua să avem o colaborare fructuoasă și de lungă durată, vă transmitem cele mai bune gânduri.
Cu considerație,
____________