Către:
Director Executiv
___________ (Numele instituției)
___________ (Adresa instituției)
Subiect: Propunerea de numire a Comisiei pentru evaluarea ofertelor
Stimate Domnule / Doamnă Director,
Având în vedere necesitatea de a desemna o comisie care să se ocupe de evaluarea ofertelor primite în cadrul procedurii de achiziție publică organizate de către _____________ (Numele instituției) pentru obiectivul _____________ (denumirea proiectului / achiziției), vă supunem atenției următorul raport, care detaliază componența propusă pentru comisia de evaluare.
I. Obiectivul procedurii de achiziție publică
- Tipul procedurii de achiziție: _________ (licitatie deschisă, licitație restrânsă, negociere etc.)
- Obiectul achiziției: ___________ (descriere detaliată a produselor/serviciilor lucrărilor solicitate)
- Valoarea estimată a achiziției: _____________ (valoarea estimată în lei sau în altă valută, conform prevederilor legale aplicabile)
- Termenul limită pentru depunerea ofertelor: ___________ (data limită de depunere a ofertelor)
- Data deschiderii ofertelor: _____________
II. Componența propusă a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare propusă va fi formată dintr-un număr de ___________ membri, selectați dintre angajații instituției, cu experiență în domeniul achizițiilor publice, evaluării ofertelor și specificității tehnice și financiare ale achiziției în cauză.
Membrii comisiei propuse sunt următorii:
- Președintele Comisiei de evaluare:
Numele: ___________
Funcția: ___________
Experiență relevantă: ___________ (detalii despre experiența profesională relevantă pentru evaluarea ofertelor) - Membri ai Comisiei de evaluare:
a) Numele: ___________
Funcția: ___________
Experiență relevantă: ___________b) Numele: ___________
Funcția: ___________
Experiență relevantă: ___________ - Secretarul Comisiei de evaluare:
Numele: ___________
Funcția: ___________
Responsabilități: Asigurarea desfășurării corecte a procedurii de deschidere și evaluare a ofertelor, redactarea proceselor verbale, asigurarea transparenței și documentării corecte a procesului de evaluare.
III. Funcțiile și atribuțiile Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va avea următoarele atribuții:
- Analiza și verificarea ofertelor depuse în cadrul procedurii de achiziție publică.
- Evaluarea ofertelor tehnice și financiare, conform criteriilor stabilite în documentația de atribuire.
- Stabilirea conformității ofertelor cu cerințele specifice ale documentației de licitație.
- Redactarea unui raport final de evaluare, care va cuprinde argumentele și rezultatele evaluării ofertelor.
- Propunerea câștigătorului în urma evaluării și stabilirea ordinii finale a ofertelor.
- Orice alte atribuții stabilite de lege, reglementările interne ale instituției sau de către autoritatea contractantă.
IV. Procedura de evaluare
Procedura de evaluare se va desfășura conform reglementărilor legale în vigoare, respectând principiile de transparență, imparțialitate, tratament egal și nediscriminare. Procesul de evaluare va fi împărțit în etapele următoare:
- Deschiderea ofertelor: Comisia va deschide ofertele primite conform procedurilor prevăzute în documentația de licitație.
- Evaluarea ofertelor tehnice: Membrii comisiei vor analiza conținutul ofertelor, în funcție de criteriile tehnice stabilite anterior.
- Evaluarea ofertelor financiare: Ofertele financiare vor fi analizate în paralel cu evaluarea tehnică, asigurându-se că nu există abateri de la cerințele documentației.
- Raportul final: După finalizarea evaluării, Comisia va întocmi un raport detaliat care va include concluziile și propunerea finală privind desemnarea câștigătorului.
V. Concluzie
Având în vedere complexitatea procedurii de achiziție și importanța acestora în realizarea obiectivelor instituției, considerăm că membrii propuși pentru Comisia de evaluare au experiența necesară pentru a asigura o evaluare obiectivă, corectă și conformă cu legislația aplicabilă.
Prin urmare, vă rugăm să aprobați componența propusă a Comisiei de evaluare și să autorizați începerea procedurii de evaluare a ofertelor.
VI. Semnătura
__________ (Numele semnatarului)
Funcția: __________
Data: __________