Data: ___________
Nume: ___________
I. Introducere
În conformitate cu reglementările interne ale companiei/organizației și cu legislația în vigoare, referatul decontării cheltuielilor reprezintă un document esențial care justifică și explică cheltuielile efectuate în cadrul activităților instituției/companiei, în scopul recuperării acestora din fondurile alocate. Decontarea cheltuielilor presupune verificarea și validarea tuturor cheltuielilor pentru care s-au realizat plăți, în vederea confirmării conformității cu politica financiar-contabilă internă și cu scopurile și obiectivele aprobate ale instituției.
II. Obiectivele decontării cheltuielilor
Obiectivele principale ale acestui referat sunt:
- Justificarea cheltuielilor – Identificarea și clarificarea necesității fiecărei cheltuieli efectuate în cadrul proiectelor sau activităților.
- Verificarea documentelor justificative – Asigurarea faptului că toate cheltuielile sunt susținute de documente justificative conform legislației fiscale și reglementărilor interne.
- Respectarea bugetului aprobat – Confirmarea că toate cheltuielile au fost efectuate conform alocărilor bugetare și obiectivelor stabilite.
- Recuperarea cheltuielilor – Obținerea aprobării pentru rambursarea cheltuielilor conform normativelor interne și regulamentelor externe aplicabile.
III. Cheltuielile prezentate pentru decontare
În cadrul prezentului referat se vor detalia cheltuielile efectuate de către ___________ în perioada ___________, aferente activităților și proiectelor derulate. Aceste cheltuieli se regăsesc în următoarele categorii:
- Cheltuieli de deplasare:
- Descriere: Cheltuieli legate de transportul și cazarea angajaților care au participat la diverse întâlniri, conferințe sau deplasări în interes de serviciu.
- Suma totală: ___________
- Documente justificative: Facturi de transport, bilete de avion/tren, bonuri de cazare, rapoarte de deplasare.
- Cheltuieli de protocol:
- Descriere: Cheltuieli pentru organizarea de întâlniri de afaceri, conferințe, traininguri, etc., inclusiv mese, băuturi, facilități pentru participanți.
- Suma totală: ___________
- Documente justificative: Facturi de catering, bonuri fiscale pentru servicii de protocol, contracte de furnizare a serviciilor.
- Cheltuieli de material consumabil:
- Descriere: Achiziționarea de materiale pentru desfășurarea activităților curente ale instituției, inclusiv rechizite, consumabile IT, materiale de birou.
- Suma totală: ___________
- Documente justificative: Facturi de achiziție, avize de livrare, bonuri de plată.
- Cheltuieli de salarizare:
- Descriere: Cheltuieli aferente salariilor angajaților pentru activitățile desfășurate în perioada menționată.
- Suma totală: ___________
- Documente justificative: Fişe de lichidare, extrase de cont, documente justificative privind plata salariilor.
IV. Verificarea conformității cheltuielilor
În cadrul procesului de verificare a cheltuielilor, s-au efectuat următoarele proceduri:
- Analiza documentelor justificative: Toate documentele atașate (facturi, bonuri fiscale, avize de livrare) au fost verificate pentru a se asigura că acestea sunt legale și conforme cu reglementările fiscale.
- Compararea cheltuielilor cu bugetul aprobat: S-au comparat cheltuielile efectuate cu suma alocată în bugetul aprobat pentru fiecare categorie de cheltuieli. Acestea se încadrează în limitele stabilite, fără depășiri semnificative.
- Confirmarea scopului cheltuielilor: Fiecare cheltuială a fost asociată cu un obiectiv clar, definit în cadrul activităților sau proiectelor derulate. Toate cheltuielile se justifică ca fiind necesare pentru îndeplinirea obiectivelor de serviciu.
V. Concluzii
În urma verificărilor efectuate, concluzionăm următoarele:
- Toate cheltuielile efectuate sunt corect documentate și justificate conform reglementărilor interne ale instituției/companiei.
- Cheltuielile nu depășesc alocările bugetare stabilite.
- Toate documentele justificative sunt conforme cu normele fiscale în vigoare.
VI. Recomandări
Pe baza analizei efectuate, se recomandă următoarele acțiuni:
- Continuarea monitorizării cheltuielilor în perioada următoare, pentru a asigura conformitatea cu bugetele aprobate.
- Îmbunătățirea procesului de înregistrare și arhivare a documentelor justificative, pentru o mai mare transparență și eficiență.
- Formarea periodică a personalului responsabil de gestionarea cheltuielilor, pentru o mai bună înțelegere a reglementărilor fiscale și a procedurilor interne.
VII. Semnătura persoanei responsabile
Subsemnatul, ___________, în calitate de responsabil pentru gestionarea și decontarea cheltuielilor, certific prin prezenta că informațiile furnizate în acest referat sunt corecte și conforme cu documentele justificative și reglementările interne aplicabile.
Semnătura: ___________________
Data: ___________