Referat de necesitate

I. Introducere

Subsemnatul _____________, în calitate de _______________________, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, formulez prezentul referat de necesitate cu scopul de a justifica necesitatea achiziționării [denumirea produsului/serviciului] pentru desfășurarea activităților specifice instituției/entității/companiei _____________.

Având în vedere scopurile și obiectivele instituției noastre, considerăm că achiziționarea respectivului produs/serviciu este imperios necesară pentru realizarea unui management eficient, în conformitate cu obiectivele stabilite prin [documente de planificare strategică, acte normative etc.].

II. Motivele achiziției

În urma analizei efectuate, am ajuns la concluzia că achiziționarea [denumirea produsului/serviciului] este absolut necesară din următoarele motive:

1. Îmbunătățirea eficienței activităților curente: Achiziționarea [produsului/serviciului] va permite îmbunătățirea semnificativă a proceselor interne, optimizând fluxurile de muncă și reducând timpul necesar pentru finalizarea activităților zilnice. În prezent, [descrierea problemelor actuale, de exemplu: utilizarea unui sistem învechit, lipsa unui echipament esențial, dificultăți de implementare etc.], ceea ce afectează performanța instituției și calitatea serviciilor furnizate.
2. Conformitate cu reglementările legale: [Dacă este cazul] Conform legislației în vigoare [specificați reglementările relevante], instituția noastră are obligația de a utiliza [tipul de produs/serviciu], pentru a asigura respectarea standardelor și normelor stabilite de autoritățile competente. În absența acestei achiziții, riscul de a intra în neregulă cu reglementările în vigoare ar putea afecta imaginea și funcționarea instituției.
3. Creșterea performanței și competitivității: Un alt argument pentru achiziționarea [produsului/serviciului] este acela că acesta va contribui la creșterea performanței generale a instituției noastre, asigurându-ne o poziție competitivă pe piață [sau în domeniul de activitate]. Prin utilizarea unor tehnologii moderne sau a unor servicii mai avansate, instituția va fi mai bine pregătită pentru a răspunde provocărilor și cerințelor din piața actuală.
4. Beneficii economice și financiare: De asemenea, investiția în [produsul/serviciul] va aduce economii semnificative pe termen mediu și lung. De exemplu, [exemplu de economii directe sau indirecte: reducerea costurilor operaționale, îmbunătățirea calității, evitarea penalităților, creșterea veniturilor etc.].

III. Descrierea produsului/serviciului necesar

[Descriere detaliată a produsului/serviciului, specificații tehnice, caracteristici, capacități, performanțe, etc.]. Este important de menționat că produsul/serviciul respectiv va contribui la atingerea obiectivelor instituției, în concordanță cu nevoile identificate la nivelul departamentelor implicate.

IV. Impactul asupra activităților instituției

Achiziția produsului/serviciului va avea un impact direct asupra [specificați activitățile sau domeniile care vor beneficia de această achiziție]. De exemplu, [exemplu: reducerea timpului de răspuns, îmbunătățirea relațiilor cu clienții, optimizarea proceselor de producție, creșterea transparenței, îmbunătățirea managementului datelor, etc.].

În plus, implementarea acestui produs/serviciu va presupune o perioadă de formare pentru angajați, care va asigura o utilizare corespunzătoare a noilor tehnologii sau procese. Astfel, impactul va fi unul pozitiv pe termen lung, iar personalul va fi mai bine pregătit să facă față cerințelor viitoare.

V. Soluțiile alternative și motivarea alegerii

În analiza efectuată, au fost luate în considerare și soluțiile alternative disponibile pe piață, însă în urma evaluării tehnice și financiare, s-a considerat că [denumirea produsului/serviciului ales] reprezintă cea mai bună opțiune pentru instituția noastră. Printre criteriile care au stat la baza acestei alegeri se numără:

1. Raportul calitate-preț – [descriere despre prețul și calitatea produsului/serviciului].
2. Compatibilitatea tehnică – [descriere despre cum produsul/serviciul se integrează în infrastructura existentă].
3. Reputația furnizorului – [descrierea despre furnizor și experiența acestuia pe piață].

VI. Bugetul estimat și sursele de finanțare

Achiziția [produsului/serviciului] este estimată la un cost total de _____________ lei, conform ofertei furnizorului [denumirea furnizorului]. Fondurile necesare pentru achiziționare vor proveni din [sursele de finanțare disponibile: bugetul intern, fonduri europene, etc.].

VII. Concluzii și recomandări

În concluzie, achiziția [produsului/serviciului] este necesară pentru buna desfășurare a activităților instituției noastre și pentru îndeplinirea obiectivelor strategice stabilite. Având în vedere avantajele enumerate mai sus, recomand aprobarea acestui referat de necesitate și demararea procedurilor de achiziție în cel mai scurt timp posibil.

În acest sens, solicit aprobarea de către conducerea instituției a procedurii de achiziție a [produsului/serviciului] menționat, pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor și pentru a sprijini evoluția pozitivă a instituției.

Data: _____________

Semnătura: _____________

VIII. Anexe

1. [Oferta furnizorului]
2. [Specificații tehnice]
3. [Estimare costuri]