Către:
__________ (Numele și funcția persoanei responsabile)
__________ (Denumirea instituției)
__________ (Adresa instituției)
Subiect: Răspuns la reclamația administrativă formulată de ____________
Stimate Domnule/Domnă ____________,
În urma reclamației administrative pe care ați depus-o la data de ____________ și care se referă la ____________ (descrierea subiectului reclamației), dorim să vă informăm că aceasta a fost analizată cu atenție de către departamentul nostru competent. Vă mulțumim pentru sesizarea dumneavoastră și pentru că ne-ați adus la cunoștință aspectele legate de (specificați subiectul reclamației).
În urma verificărilor efectuate, vă comunicăm următoarele:
- Situația existentă și explicații:
Conform procedurilor interne și documentelor pe care le-am examinat, am constatat că (detaliați situația reclamată: întârzieri în procesul administrativ, erori de gestionare a cererii, etc.). În cazul specific al cererii dumneavoastră, din motive tehnice/administrative (subliniați motivele care au dus la întârziere sau la problema apărută), a apărut o deficiență în procesul de soluționare. Acest lucru a fost cauzat de (precizați cauzele: un volum mai mare de lucru, lipsa unor documente, o problemă tehnică etc.). - Măsurile luate pentru remedierea situației:
În urma acestei analize, am întreprins măsurile necesare pentru a remedia deficiențele observate. Astfel, (descrieți măsurile luate: revizuirea procedurii interne, completarea documentației necesare, alocarea unor resurse suplimentare pentru soluționarea cererilor etc.). De asemenea, cererea dumneavoastră a fost procesată și soluționată în mod corespunzător, iar în prezent (menționați statusul final al cererii – aprobată, soluționată, etc.). - Compensarea eventualelor daune sau întârzieri:
În ceea ce privește impactul pe care l-ați menționat în reclamația dumneavoastră, dorim să vă asigurăm că am luat în considerare aspectele legate de posibilele inconveniente create. Astfel, în măsura în care acest lucru este posibil și conform reglementărilor legale în vigoare, vom analiza posibilitatea unei compensări sau altei forme de remediere adecvată. - Prevenirea unor situații similare în viitor:
În plus, am revizuit și îmbunătățit procedurile interne pentru a evita pe viitor astfel de situații. Vom implementa măsuri suplimentare de control și verificare a termenelor pentru cererile administrative, pentru a asigura o gestionare eficientă a acestora și pentru a respecta termenele stabilite de legislație.
Dorim să vă asigurăm că tratăm cu maximă seriozitate reclamațiile primite și că vom continua să depunem eforturi constante pentru îmbunătățirea serviciilor noastre.
Vă mulțumim pentru înțelegere și pentru faptul că ne-ați semnalat aceste aspecte. În cazul în care aveți nelămuriri suplimentare sau considerați că soluția propusă nu corespunde așteptărilor dumneavoastră, vă invităm să ne contactați pentru a discuta în continuare despre acest subiect.
Cu stimă,
(Numele complet al persoanei care semnează răspunsul)
(Funcția)
(Denumirea instituției)
(Număr telefon / Email)
Data: __________