Data: ____________
Destinatar: ____________
Nume și Prenume: ____________
Adresă: ____________
Stimate Domnule / Stimata Doamnă ____________,
Vă mulțumim pentru că ați luat timpul de a ne adresa reclamația dumneavoastră. Am primit cu atenție sesizarea privind situația pe care ați întâmpinat-o și ne pare rău că nu am reușit să vă oferim o experiență la nivelul așteptărilor dumneavoastră. Înțelegem pe deplin importanța păstrării unui standard înalt de servicii și ne angajăm să abordăm orice aspect care ar putea influența negativ satisfacția clienților noștri.
În urma examinării detaliate a plângerii dumneavoastră, am identificat următoarele puncte relevante:
- Descrierea situației raportate:
Conform informațiilor pe care ni le-ați furnizat, se pare că problema a survenit în momentul în care [descriere detaliată a situației]. Vă asigurăm că nu este intenția noastră să creăm neplăceri clienților și suntem conștienți de impactul pe care acest incident l-a avut asupra dumneavoastră. - Investigațiile efectuate:
Echipa noastră a realizat o verificare completă a circumstanțelor în care a avut loc incidentul și am identificat [descrierea descoperirilor, de exemplu, o eroare în procesul de livrare, o defecțiune tehnică, o problemă cu un angajat etc.]. Am luat toate măsurile necesare pentru a înțelege pe deplin contextul și pentru a preveni apariția unor situații similare în viitor. - Măsuri corective aplicate:
În urma celor menționate, dorim să vă informăm că am implementat următoarele măsuri pentru a remedia situația:- [Detalii despre măsurile corective specifice, de exemplu, înlocuirea unui produs, ajustarea procedurilor interne, instruirea personalului etc.]
- [Posibile măsuri pentru prevenirea unor situații similare pe viitor].
- [Compensație sau ofertă de soluționare a nemulțumirilor, dacă este cazul, de exemplu, rambursare, reducere, reînlocuire a produsului etc.].
- Acțiuni de prevenire:
Având în vedere acest incident, echipa noastră de management al calității a luat decizia de a revizui și îmbunătăți procesul [menționarea procesului care a fost afectat, cum ar fi livrarea, produsele, suportul clienți], astfel încât să asigurăm că astfel de situații nu vor mai apărea în viitor. De asemenea, am implementat o serie de proceduri suplimentare pentru a monitoriza în mod continuu performanța serviciilor noastre.
În încheiere, dorim să vă asigurăm că luăm foarte în serios feedback-ul clienților noștri și că fiecare reclamație reprezintă o oportunitate de a ne îmbunătăți. Înțelegem frustrarea pe care ați trăit-o și vă mulțumim pentru răbdarea de care ați dat dovadă. Suntem angajați să facem tot ce este necesar pentru a corecta situația și pentru a vă asigura că experiența dumneavoastră viitoare cu compania noastră va fi una plăcută.
Dacă aveți întrebări suplimentare sau doriți să discutați despre acest incident, nu ezitați să ne contactați la [număr de telefon] sau [adresă de email].
Vă mulțumim încă o dată pentru înțelegere și pentru faptul că ne-ați permis să îmbunătățim serviciile noastre.
Cu stimă,
___________ (Numele dumneavoastră)
___________ (Funcția)
___________ (Compania)