Către: Inspectoratul de Stat pentru Controlul Activității Economice
Data: _____________
Subiect: Răspuns la procesul verbal nr. _____________, întocmit cu ocazia controlului efectuat la data de _____________
Stimate Domnule / Doamnă Inspector,
În urma primirii procesului verbal de control nr. _____________, întocmit de inspectorii din cadrul Inspectoratului de Stat pentru Controlul Activității Economice, vă transmitem prin prezenta răspunsul nostru detaliat referitor la constatările și observațiile incluse în documentul mai sus menționat.
- Referitor la constatarea nr. 1 – Nerespectarea normelor privind evidența și arhivarea documentelor fiscale: Dorim să precizăm că, în ceea ce privește evidența și arhivarea documentelor fiscale, am implementat un sistem informatic adecvat, conform reglementărilor în vigoare, iar activitatea de arhivare este realizată în mod regulat, conform procedurilor interne. În urma controlului, s-a constatat că un număr redus de documente nu au fost arhivate conform procedurii interne, acest lucru fiind cauzat de o eroare umană, ce a dus la o omisiune temporară. Începând cu data de _____________, am luat măsuri imediate pentru remedierea situației, prin implementarea unui program de instruire pentru personalul responsabil și prin alocarea unor resurse suplimentare pentru asigurarea unei arhivări corecte și complete a documentelor. Menționăm că nu au existat deficiențe în ceea ce privește fiscalitatea, iar toate documentele relevante au fost prezentate în original inspectorilor, fără a exista neconcordanțe în ceea ce privește datele și sumele prezentate.
- Referitor la constatarea nr. 2 – Nerespectarea termenului de depunere a declarațiilor fiscale: Referitor la această constatare, dorim să subliniem faptul că toate declarațiile fiscale au fost depuse la termenele stabilite, cu excepția unui incident în care, din cauza unui defect tehnic al sistemului informatic, declarația de impozit pe venit nu a fost trimisă la termen. Imediat ce defecțiunea a fost identificată, declarația a fost depusă fără întârzieri suplimentare, iar suma datorată a fost achitată integral. De asemenea, am implementat măsuri tehnice suplimentare pentru a preveni astfel de incidente, inclusiv un sistem de backup pentru software-ul de gestionare fiscală, care să asigure operabilitatea acestuia în orice circumstanță.
- Referitor la constatarea nr. 3 – Deficiențe privind gestionarea stocurilor de materii prime: În ceea ce privește gestionarea stocurilor de materii prime, confirmăm că s-au înregistrat discrepanțe minore între inventarele fizice și cele contabile la data controlului. Aceste diferențe au apărut din cauza unei proceduri interne imperfect implementate pentru reconcilierea stocurilor în timpul schimbărilor de furnizori, precum și din cauza unor erori de operare manuală. În urma verificării interne și a unei investigații suplimentare, am reînnoit procedurile de control intern, cu implementarea unui sistem automatizat de urmărire a stocurilor, iar erorile de gestiune au fost rectificate integral.
- Referitor la constatarea nr. 4 – Nerespectarea reglementărilor privind protecția muncii: În ceea ce privește protecția muncii, subliniem că am efectuat toate demersurile necesare pentru a asigura un mediu de lucru sigur și sănătos pentru angajați, în conformitate cu normele legale. În urma controlului, s-a constatat o neconformitate minoră în ceea ce privește semnalizarea corespunzătoare a unor ieșiri de urgență, deficiență pe care am remediat-o imediat prin montarea indicatoarelor corespunzătoare și prin efectuarea unui instructaj suplimentar pentru angajați.
- Măsuri corective și angajamente asumate: În urma observațiilor prezentate în procesul verbal de control, am stabilit o serie de măsuri corective pe care le vom implementa cu celeritate, astfel încât să asigurăm respectarea integrală a reglementărilor în vigoare. Aceste măsuri includ:
- Revizuirea și actualizarea procedurilor interne privind evidența documentelor fiscale.
- Implementarea unui sistem de backup pentru toate sistemele informatice relevante.
- Instruirea suplimentară a personalului privind protecția muncii și gestionarea stocurilor.
- Monitorizarea continuă a termenelor de depunere a declarațiilor fiscale și a conformității proceselor interne.
- Concluzie: Dorim să vă asigurăm că întreprindem toate măsurile necesare pentru a remedia deficiențele identificate și pentru a preveni apariția unor astfel de situații pe viitor. Suntem angajați într-un proces continuu de îmbunătățire a managementului intern și a conformității cu legislația în vigoare. În acest sens, așteptăm cu interes feedback-ul dumneavoastră și rămânem disponibili pentru orice alte clarificări sau informații suplimentare pe care le considerați necesare.
În speranța unei bune colaborări în continuare, vă mulțumim pentru atenția acordată și pentru sprijinul acordat în procesul de control.
Cu respect,
[Numele și funcția semnatarului]
[Denominația companiei]
[Adresa companiei]
[Număr de telefon și adresă de email]