Către: [Numele complet al reclamantului]
Adresa: [Adresa completă a reclamantului]
Numărul de înregistrare al plângerii: [Numărul plângerii]
Data: ____________
Subiect: Răspuns la plângerea prealabilă nr. ____________
Stimate Domnule/Domnă [Numele reclamantului],
În urma plângerii prealabile pe care ați formulat-o la data de _____________, înregistrată sub nr. _____________, cu privire la [descrierea obiectului plângerii], dorim să vă transmitem următoarele precizări și răspunsuri în conformitate cu reglementările legale aplicabile.
În primul rând, vă asigurăm că am analizat cu atenție plângerea dumneavoastră și am cercetat în detaliu aspectele semnalate. În acest sens, am luat în considerare atât documentele și informațiile transmise, cât și reglementările relevante în vigoare, inclusiv [citează reglementările legale sau normative aplicabile].
După cum bine știți, [menționați contextul în care s-a desfășurat evenimentul sau acțiunea care face obiectul plângerii]. În urma verificărilor efectuate, am ajuns la concluzia că [explicați rezultatul investigațiilor, deciziile luate și raționamentul acestora]. În mod specific, în ceea ce privește [detaliați punctele de plângere], vă aducem la cunoștință următoarele clarificări:
- [Punctul 1 din plângere]
În urma analizei efectuate, am constatat că [explicați ce s-a întâmplat, care au fost faptele, deciziile luate și justificați acest răspuns prin lege sau reglementări]. - [Punctul 2 din plângere]
Referitor la [descrierea plângerii legate de acest punct], vă informăm că [explicați în detaliu care a fost soluția aplicată, inclusiv eventualele acțiuni corective sau proceduri de urmat]. - [Punctul 3 din plângere]
În ceea ce privește [problema semnalată], am efectuat [măsuri sau verificări specifice] și am ajuns la concluzia că [justificarea soluției adoptate]. Totodată, am lua în considerare că [explicați dacă plângerea este fondată sau nu și ce măsuri vor fi implementate, dacă este cazul].
În ceea ce privește solicitările dumneavoastră de [exemplu de solicitare făcută în plângere], vă informăm că [precizați dacă cererea va fi soluționată favorabil sau nu, menționând baza legală, reglementările sau circumstanțele care justifică această decizie]. De asemenea, vă aducem la cunoștință faptul că [detalii suplimentare, dacă este cazul, precum măsuri care vor fi implementate în viitor sau proceduri de urmat pentru a preveni astfel de situații].
Totodată, dorim să vă asigurăm că punem un mare accent pe respectarea drepturilor tuturor părților implicate, iar în cadrul procedurilor interne, se urmărește întotdeauna soluționarea echitabilă a tuturor situațiilor. Considerăm că măsurile descrise mai sus reflectă corect și complet analiza efectuată și ne exprimăm convingerea că, prin aceste acțiuni, vom contribui la îmbunătățirea calității serviciilor noastre.
În eventualitatea în care considerați că soluționarea plângerii dumneavoastră nu a fost satisfăcătoare sau dacă aveți întrebări suplimentare referitoare la acest răspuns, aveți posibilitatea de a adresa o nouă cerere sau de a formula o contestație conform reglementărilor legale aplicabile, în termenul de [menționați termenul pentru depunerea unei contestații, dacă este cazul].
În încheiere, vă mulțumim pentru atenția acordată și pentru feedback-ul dumneavoastră. Rămânem deschiși la orice sugestie care ar putea contribui la îmbunătățirea activității noastre și ne angajăm să continuăm să acționăm în conformitate cu cele mai înalte standarde de profesionalism și legalitate.
Cu stimă,
[Semnătura]
[Numele complet al semnatarului]
[Funcția]
[Departamentul/Organizația]
[Date de contact]
Note: Acesta este un model general și poate fi ajustat în funcție de specificul plângerii, de reglementările interne sau externe aplicabile, precum și de natura și gravitatea situației semnalate.