Subiect: Răspuns la sesizarea dumneavoastră
Stimate/a domnule/doamnă ___________,
Vă mulțumim că ne-ați contactat și că ne-ați semnalat preocupările dumneavoastră. Înțelegem pe deplin nemulțumirea pe care ați exprimat-o și dorim să vă asigurăm că apreciem foarte mult feedbackul primit. Vă cerem scuze pentru orice inconveniente cauzate și suntem conștienți că nu am reușit să livrăm serviciul de calitate pe care îl așteptați de la noi.
Dorim să vă informăm că am tratat cu maximă seriozitate situația semnalată de dumneavoastră și am deschis o investigație internă pentru a înțelege pe deplin cauzele care au condus la această problemă. De asemenea, am discutat deja cu echipele implicate pentru a implementa măsurile necesare, astfel încât asemenea incidente să nu se mai repete în viitor.
În legătură cu aspectele specifice pe care le-ați adus în atenție, dorim să vă oferim clarificările următoare:
- [Descrierea problemei sau a situației semnalate de client] – Vă informăm că această situație a fost cauzată de [explicarea cauzei] și înțelegem impactul pe care l-a avut asupra experienței dumneavoastră. Vă asigurăm că aceasta nu reflectă standardele noastre de calitate.
- [Măsuri corective luate] – Am luat deja măsuri pentru a remedia această problemă. De exemplu, [măsurile adoptate, de exemplu: schimbarea produsului, îmbunătățirea proceselor interne, instruirea personalului etc.]. În plus, am revizuit procedurile interne pentru a preveni astfel de incidente pe viitor.
- Compensații sau soluții oferite – În semn de apreciere pentru înțelegerea dumneavoastră și pentru a compensa orice neplăcere cauzată, dorim să vă oferim [oferirea unei compensații, reduceri, produse suplimentare, reprogramarea unei livrări, etc.]. Considerăm că acest lucru va contribui la restabilirea încrederii în serviciile noastre.
În final, vă asigurăm că suntem dedicați îmbunătățirii continue a serviciilor pe care le oferim și că orice feedback din partea clienților noștri este extrem de important pentru noi. Împreună, putem lucra pentru a crea o experiență mai bună și mai satisfăcătoare pentru toți clienții noștri.
Dacă mai aveți întrebări sau nelămuriri, nu ezitați să ne contactați la [detalii de contact]. Suntem aici pentru a vă ajuta și pentru a găsi soluțiile cele mai bune pentru dumneavoastră.
Vă mulțumim pentru răbdarea și înțelegerea de care dați dovadă.
Cu stimă,
[Numele și funcția reprezentantului]
[Compania]
[Date de contact]