Data: ________________________
Locația: ________________________
Departament: ________________________
Nr. referință: ________________________
1. INTRODUCERE
Acest raport detaliază neconformitățile identificate în cadrul activităților desfășurate în data de ___________ în cadrul unității/companiei ____________. Scopul acestui raport este de a identifica neregulile și de a propune măsuri corective pentru remedierea acestora, în vederea conformării cu standardele, reglementările și procedurile interne ale organizației.
2. DESCRIEREA NECONFORMITĂȚII
Pe parcursul auditului/inspecției/monitorizării efectuate în perioada menționată, au fost identificate următoarele neconformități semnificative:
- Neconformitate 1: Descrierea neregulii
- Locația: ________________________
- Detalii: S-a constatat că la nivelul departamentului ___________ nu au fost respectate procedurile standard de operare în ceea ce privește ___________. Concret, ___________ a fost executat într-un mod care nu corespunde cerințelor stabilite de ___________ (specificarea standardului relevant sau reglementării). Aceasta a dus la ___________ (descrierea impactului).
- Codul procedurii: ________________________
- Referință reglementară: ________________________
- Neconformitate 2: Descrierea neregulii
- Locația: ________________________
- Detalii: În cadrul procesului de ___________, nu s-au respectat procedurile de igienă/funcționare a echipamentelor prevăzute în standardele interne ale companiei. În urma verificărilor, s-a constatat că ___________ nu a fost implementat corespunzător, fapt ce a dus la ___________ (riscuri/impactul asupra procesului).
- Codul procedurii: ________________________
- Referință reglementară: ________________________
3. CAUZELE IDENTIFICATE ALE NECONFORMITĂȚII
După analiza detaliată a circumstanțelor care au condus la apariția neconformității, au fost identificate următoarele cauze principale:
- Cauza 1: Lipsa unei instruiri adecvate pentru personalul responsabil de procesul ________. Mulți dintre angajați nu au fost suficient informați cu privire la cerințele procedurale și reglementările aplicabile.
- Cauza 2: Deficiențe în comunicarea internă între departamentele implicate. Nu s-a asigurat transmiterea informațiilor relevante între echipele responsabile, ceea ce a dus la nerespectarea termenilor stabiliți.
- Cauza 3: Defectarea echipamentului ___________ utilizat în procesul de ________. Echipamentele nu au fost monitorizate corespunzător, ceea ce a dus la erori în desfășurarea procesului.
4. EVALUAREA IMPACTULUI NECONFORMITĂȚII
Neconformitățile identificate au avut un impact semnificativ asupra următoarelor aspecte ale activității organizației:
- Impact financiar: ________________________, datorită necesității de a repara erorile sau de a retrage produse, a crescut costul operațiunilor.
- Impact asupra calității: A fost afectată calitatea produselor/serviciilor livrate către clienți, ceea ce ar putea duce la reclamații sau retrageri de pe piață.
- Impact asupra reputației: Întârzierea corectării neconformităților ar putea afecta încrederea clienților și partenerilor de afaceri în companie.
- Impact asupra conformității legale: Există riscul de a încălca reglementările specifice industriei, ceea ce ar putea atrage sancțiuni legale.
5. MĂSURI CORECTIVE PROPUSE
În scopul remediării neconformităților identificate și al prevenirii unor astfel de situații pe viitor, se propun următoarele măsuri corective și de prevenire:
- Măsura 1: Realizarea unor sesiuni de instruire periodică pentru toți angajații implicați în procesele sensibile, cu scopul de a asigura respectarea procedurilor interne și reglementărilor legale.
- Responsabil: ________________________
- Termen de implementare: ________________________
- Măsura 2: Revizuirea și actualizarea procedurilor interne pentru a include un set mai clar de verificări și controale la fiecare etapă a procesului, asigurându-se că toți pașii sunt documentați și respectați.
- Responsabil: ________________________
- Termen de implementare: ________________________
- Măsura 3: Înlocuirea echipamentului defect sau învechit cu unul mai performant și mai sigur, precum și stabilirea unui program riguros de mentenanță preventivă.
- Responsabil: ________________________
- Termen de implementare: ________________________
6. CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI
În urma analizei detaliate a neconformităților, concluzionăm că acestea au fost cauzate de factori interni, care pot fi remediați prin implementarea unor măsuri corective adecvate. Recomandăm următoarele acțiuni suplimentare:
- Monitorizarea permanentă a proceselor implicate în gestionarea neconformităților, pentru a asigura că nu vor mai apărea situații similare.
- Consolidarea comunicării între departamentele interne și între angajați, pentru a preveni erorile de proces și lipsa de conformitate.
- Implementarea unui sistem de audit intern continuu pentru a verifica aplicarea corectă a procedurilor și standardelor interne.
În concluzie, propunem adoptarea imediată a măsurilor corective menționate mai sus, pentru a restabili standardele de calitate și conformitate ale organizației.
7. SEMNĂTURA ȘI APROBAREA RAPORTULUI
- Semnătura persoanei responsabile pentru întocmirea raportului: ________________________
- Semnătura persoanei responsabile pentru aprobarea măsurilor corective: ________________________
Data aprobare: ________________________