Nr. înregistrare: ________________________
Data: ________________________
1. Introducere
Acest raport de neconformitate a fost întocmit ca urmare a identificării unor abateri de la normele stabilite în cadrul procesului de control intern, privind calitatea produsului/serviciului [specificați produsul/serviciul] livrat/livrată de către [denumirea companiei/furnizorului]. Scopul acestui document este de a prezenta în detaliu neconformitățile observate, impactul acestora asupra activității companiei, precum și măsurile corective propuse pentru remedierea situației.
2. Descrierea neconformității
În cadrul auditului/inspecției efectuate pe data de ________________________, s-au identificat următoarele neconformități:
2.1. Neconformitatea 1: [Descrierea neconformității]
Detalii:
- Produsul/serviciul livrat nu îndeplinește cerințele specificate în [documentul tehnic, standardul, contractul etc.].
- [Detalii suplimentare referitoare la abaterea identificată, cum ar fi nerespectarea specificațiilor tehnice, defecte fizice ale produsului, documentație incompletă etc.]
Impact:
Această neconformitate are un impact semnificativ asupra calității produsului/serviciului livrat, cu posibile efecte negative asupra satisfacției clientului și asupra imaginii companiei. În plus, poate conduce la întârzieri în livrarea produselor sau la blocaje în lanțul de aprovizionare.
2.2. Neconformitatea 2: [Descrierea neconformității]
Detalii:
- Deficiențe în procesul de documentare, respectiv [numele documentului, referința la standarde] nu au fost completate conform cerințelor legale.
- Procedurile de verificare și validare nu au fost respectate corespunzător, ceea ce a dus la neînregistrarea unor rezultate importante.
Impact:
Această problemă poate duce la pierderea de date critice și la dificultăți în urmărirea istoricului produsului/serviciului. Totodată, există riscul de a compromite calitatea auditului sau de a influența negativ procesul decizional.
3. Cauze identificate
După efectuarea unei analize detaliate a situației, s-au identificat următoarele cauze fundamentale ale neconformităților:
- Lipsa instruirii adecvate a personalului: Nu toate persoanele implicate în procesul de producție/serviciu erau suficient de pregătite să aplice procedurile corespunzătoare, ceea ce a dus la erori de implementare a standardelor.
- Deficiențe în comunicarea internă: Informațiile referitoare la modificările de specificații nu au fost distribuite corespunzător între departamente, fapt ce a condus la neînțelegeri și erori în livrarea produsului/serviciului final.
- Procese ineficiente de verificare: Procedurile de control intern nu au fost implementate în mod riguros, iar verificările periodice nu au fost suficiente pentru a identifica problemele în timp util.
4. Măsuri corective propuse
Pentru remedierea neconformităților identificate și prevenirea apariției unor situații similare în viitor, se propun următoarele măsuri corective:
4.1. Instruirea și recalificarea personalului
Se va organiza un program intensiv de formare profesională pentru toți angajații implicați în procesul de producție și livrare a produselor/serviciilor. Acesta va include:
- Traininguri suplimentare pe procedurile de control al calității și respectarea standardelor de producție.
- Evaluarea competențelor pentru a asigura că toți angajații au cunoștințele necesare pentru a respecta normele stabilite.
4.2. Îmbunătățirea fluxului de comunicare internă
Se va implementa un sistem de notificare internă mai eficient, astfel încât toate modificările importante în specificațiile produsului/serviciului să fie comunicate în timp util tuturor părților implicate. De asemenea, se va înființa o echipă de coordonare între departamente pentru a gestiona fluxul informațional.
4.3. Revizuirea procedurilor de control și verificare
Procedurile de control vor fi revizuite și întărite, incluzând:
- Introducerea unui sistem mai riguros de verificare a calității la toate etapele procesului de producție.
- Implementarea unui audit intern periodic pentru a evalua eficiența măsurilor corective și a identifica eventuale noi neconformități.
5. Termen de implementare
Măsurile corective vor fi implementate conform următorului calendar:
- Instruirea personalului va începe pe data de ________________________ și va fi finalizată până la ________________________.
- Îmbunătățirea fluxului de comunicare internă va fi finalizată până la ________________________.
- Revizuirea procedurilor de control va fi finalizată până la ________________________.
6. Concluzii
Identificarea și analiza neconformităților reprezintă un pas important în asigurarea calității produselor/serviciilor livrate. Aplicarea măsurilor corective propuse va contribui la minimizarea riscurilor și la îmbunătățirea proceselor interne, protejând astfel atât interesele companiei, cât și satisfacția clientului final.
Este important ca toate părțile implicate să colaboreze pentru implementarea acestor măsuri într-un mod eficient și în termenul stabilit.
Semnătura:
[Funcția]
[Departament]
[Compania]