Nr. _______/___________
Încheiat astăzi, _______________ (data), la sediul _________________________ (denumirea și adresa completă a entității), în cadrul ședinței de evaluare a furnizorilor, comisia desemnată, în conformitate cu prevederile interne ale _________________________ (denumirea entității), prin prezentul proces-verbal, hotărăște scoaterea din evidența furnizorilor a următorilor agenți economici.
I. Comisia de evaluare a furnizorilor
Comisia desemnată pentru evaluarea furnizorilor și aprobarea listelor acestora este compusă din următoarele persoane:
- _____________________ – Președinte
- _____________________ – Membru
- _____________________ – Membru
- _____________________ – Membru
- _____________________ – Secretar
În baza evaluării periodice a performanței furnizorilor, în conformitate cu procedurile interne ale companiei și având în vedere criteriile stabilite prin contractele de furnizare, s-au analizat următoarele aspecte:
- Calitatea produselor și serviciilor furnizate
- Respectarea termenelor de livrare
- Aprecierea generală a colaborării
- Conformitatea cu cerințele legale și reglementările aplicabile
II. Motivarea scoaterii din evidență a furnizorilor
În urma evaluării realizate, comisia a constatat următoarele aspecte care au determinat necesitatea scoaterii din evidență a furnizorilor menționați:
- Furnizorul _____________:
- Motivul 1: Nerespectarea termenelor de livrare la cele 3 comenzi consecutive, ceea ce a cauzat întârzieri semnificative în derularea activităților interne ale companiei.
- Motivul 2: Calitatea produselor livrate a fost constant sub standardele stabilite în contract, cu multiple plângeri din partea departamentului de control al calității.
- Motivul 3: Comunicarea deficitară cu departamentele de aprovizionare, incluzând lipsa unor răspunsuri adecvate la solicitările de clarificare.
- Furnizorul _____________:
- Motivul 1: Nerespectarea termenilor financiari conveniți, cu restanțe repetate în plata facturilor.
- Motivul 2: Lipsa unei evidențe corecte și actualizate a stocurilor, ceea ce a dus la dificultăți semnificative în gestionarea proceselor interne.
- Motivul 3: Solicitarea frecventă de modificări unilaterale ale prețurilor în perioada de contract, fără o justificare rezonabilă, afectând astfel planificarea bugetară a companiei.
- Furnizorul _____________:
- Motivul 1: Probleme de conformitate cu reglementările legale aplicabile, fiind depistat că furnizorul nu a respectat normele de siguranță în transportul produselor livrate.
- Motivul 2: Reclamarea unor produse defecte, neconforme cu specificațiile tehnice și contractuale, fără a fi remediată situația în termenii conveniți.
- Motivul 3: Lipsa unui sistem de feedback și suport post-livrare eficient, ceea ce a avut un impact direct asupra operării echipamentelor furnizate.
III. Procedura de scoatere din evidență
Conform reglementărilor interne și cu respectarea procedurii de selecție și evaluare a furnizorilor, comisia a decis scoaterea acestora din evidență, cu efect imediat. Furnizorii vor fi informați oficial printr-o notificare scrisă, prin care vor fi comunicați termenii și motivele care au stat la baza deciziei de reziliere a relațiilor contractuale.
IV. Notificare și Drepturi
În conformitate cu clauzele contractuale și legislația în vigoare, furnizorii au dreptul de a contesta decizia comisiei, în termen de __ zile lucrătoare de la primirea notificării, adresându-se în scris comisiei pentru a solicita o revizuire a deciziei.
În cazul în care nu se primesc contestații în termenul stabilit, hotărârea va deveni definitivă și va fi pusă în aplicare de către departamentele competente.
V. Concluzii
Comisia a constatat că măsura scoaterii din evidență este justificată în raport cu circumstanțele menționate mai sus. În vederea îmbunătățirii proceselor interne, se recomandă înlocuirea furnizorilor respectivi cu agenți economici care respectă cu strictețe condițiile stabilite de companie.
Întocmit,
(semnătura Președintelui Comisiei)
(semnătura Secretarului Comisiei)
Acest proces-verbal se va transmite spre arhivare și va fi implementat conform regulamentului intern.