Nr. _______________ / _____________________
Subsemnații:
- Predător: _____________________________, în calitate de _________________________, cu sediul în ______________________________, CUI _____________________________, având sediul în ______________________________, și cu numărul de telefon ________________________.
- Receptor: _____________________________, în calitate de _________________________, cu sediul în ______________________________, CUI _____________________________, având sediul în ______________________________, și cu numărul de telefon ________________________.
În conformitate cu dispozițiile legale și procedurile interne ale instituției __________________________, astăzi, ___________________ (data), se face predarea arhivei între părțile mai sus menționate, în cadrul unui proces-verbal înregistrat sub nr. _______________.
Articolul 1 – Obiectul predării 1.1. Arhiva predată include documente, fișiere, dosare și orice alt tip de suport fizic sau electronic, incluzând:
- Documente legale și fiscale (contracte, acte adiționale, facturi, chitanțe, etc.).
- Dosare administrative (corespondente, raportări, referate, decizii interne, etc.).
- Dosare de personal ale angajaților (fișe de recrutare, documente de salarizare, rapoarte de evaluare, etc.).
- Documente contabile și financiare.
- Orice alt material care face parte din arhiva instituției și care este relevant pentru activitatea desfășurată.
1.2. Predarea arhivei se face în urma inventarierii detaliate a documentelor și materialelor, așa cum este detaliat în lista anexată la prezentul proces-verbal, care face parte integrantă din acest document.
Articolul 2 – Descrierea procedurii de predare 2.1. Predătorul a întocmit și a pus la dispoziția Receptorului lista completă a materialelor arhivate, conform inventarului întocmit pe baza reglementărilor interne. 2.2. Receptorul a verificat documentele menționate și a confirmat integritatea acestora, fiind de acord cu predarea tuturor materialelor incluse în inventar. 2.3. Materialele arhivate au fost predare în următoarele condiții:
- Documentele sunt organizate cronologic, pe tipuri de documente și în dosare corespunzătoare.
- Materialele sunt păstrate în suport fizic (dosare, fișe, cutii de arhivă) și/sau digital (pe suporturi informatice, înregistrări pe CD-uri/DVD-uri, în format electronic corespunzător). 2.4. Receptorul a semnat inventarul arhivistic și a confirmat, prin semnătura sa, că toate documentele au fost predate în stare corespunzătoare și conform reglementărilor.
Articolul 3 – Starea documentelor predare 3.1. Predătorul a confirmat că toate documentele sunt complete, fără pagini sau fișiere lipsă, fără modificări sau daune evidente, și că sunt arhivate conform reglementărilor în vigoare. 3.2. Receptorul a verificat integritatea și condițiile fizice ale documentelor și a constatat că nu există daune vizibile la nivelul acestora. 3.3. Dacă documentele sunt pe suport electronic, Receptorul a confirmat primirea fișierelor pe suporturile informatice, având în vedere că nu există erori de transfer sau corupere a fișierelor.
Articolul 4 – Responsabilitățile părților 4.1. Predătorul se angajează să păstreze o copie a procesului-verbal și a inventarului, pentru a putea răspunde oricăror eventuale întrebări referitoare la predarea arhivei. 4.2. Receptorul preia întreaga responsabilitate pentru păstrarea, securizarea și gestionarea arhivei predată. 4.3. Orice modificare a stării documentelor, pierdere sau deteriorare a acestora trebuie raportată de îndată, iar măsurile corective vor fi luate conform procedurilor interne ale instituției.
Articolul 5 – Termenii și condițiile suplimentare 5.1. Arhiva predată rămâne în posesia Receptorului pe o perioadă de ___________________ (perioada de păstrare sau gestiune a arhivei). 5.2. În cazul în care este necesar accesul la documente în timpul perioadei de păstrare, Receptorul va asigura disponibilitatea acestora în conformitate cu reglementările legale privind accesul la arhivă.
Articolul 6 – Semnături Prin semnătura prezentului proces-verbal, ambele părți confirmă că înțeleg și acceptă toate condițiile menționate mai sus.
Pentru Predător:
(Numele și semnătura)
Pentru Receptor:
(Numele și semnătura)
Data: ___________________
Anexa: Inventar documente arhivate