Nr. ___________ / Data ___________
Întocmit de: _______________________
Locul: _____________________________
Încheiat astăzi, ____________________, în urma derulării unei proceduri de negociere directă între părțile semnatare, conform legislației în vigoare și procedurilor interne ale instituției, pentru atribuirea contractului de achiziție publică/servicii/lucrări nr. ________________.
1. Părțile implicate:
- Autoritatea Contractantă:
- Nume complet: ________________________
- Reprezentant legal: _____________________
- Funcția: _______________________________
- Adresa: _______________________________
- CUI: _________________________________
- Telefon: ______________________________
- E-mail: _______________________________
- Ofertantul/Contractorul:
- Nume complet: ________________________
- Reprezentant legal: _____________________
- Funcția: _______________________________
- Adresa: _______________________________
- CUI: _________________________________
- Telefon: ______________________________
- E-mail: _______________________________
2. Scopul și obiectul negocierii:
Scopul negocierii a fost de a stabili condițiile de executare a contractului de achiziție publică, respectiv [indicați tipul achiziției: bunuri, servicii, lucrări] în valoare estimată de ____________, având ca obiect [descrierea obiectului achiziției]. În cadrul întâlnirii s-au discutat și clarificat condițiile financiare, termenele de livrare/prestare, precum și cerințele tehnice specifice proiectului.
3. Detaliile negocierii:
Negocierea a avut loc în data de ______________, la sediul [autoritatea contractantă/ofertantului], fiind prezentă echipa de negociere desemnată conform documentației inițiale.
În cadrul întâlnirii, au fost prezentate următoarele puncte:
a. Prezentarea ofertei financiare și tehnice:
- Ofertantul a prezentat o ofertă financiară detaliată, împărțită pe categorii de cheltuieli, pe care autoritatea contractantă a analizat-o și a solicitat clarificări suplimentare privind costurile de transport, livrare și instalare.
- Oferta tehnică a fost supusă analizei de conformitate cu specificațiile tehnice din caietul de sarcini. Au fost discutate soluțiile alternative propuse, în vederea optimizării procesului de implementare.
b. Condții financiare și prețul final:
- S-au negociat reduceri de preț pentru anumite componente ale contractului, având în vedere estimările financiare interne ale autorității contractante.
- Ofertantul a acceptat ajustările solicitate, iar prețul final propus pentru serviciul/bunul în cauză a fost stabilit la suma de _____________________, cu mențiunea că vor fi aplicate discounturi în funcție de volumul de achiziții ulterioare.
c. Termene de livrare și executare:
- S-a discutat despre calendarul de livrare/prestare a serviciilor, fiind stabilit ca termenul maxim de livrare să fie _______________, cu posibilitatea de prelungire în caz de forță majoră.
- Ofertantul a confirmat că resursele umane și tehnice sunt suficiente pentru respectarea termenelor impuse, iar autoritatea contractantă a solicitat o garanție suplimentară privind respectarea acestora.
d. Clauze de penalizare și garanții:
- S-au negociat clauzele de penalizare pentru neîndeplinirea obligațiilor contractuale, fiind stabilită o valoare de ______________% din valoarea totală a contractului pentru fiecare zi de întârziere.
- Au fost stabilite și condițiile pentru constituirea garanției de bună execuție, care va fi în valoare de ________________ lei, urmând a fi depusă în termen de 10 zile de la semnarea contractului.
e. Condiții de plată:
- S-au stabilit următoarele modalități de plată: 30% la semnarea contractului, 40% la livrarea bunurilor/începerea prestării serviciilor și 30% la finalizarea procesului de implementare, cu condiția respectării tuturor termenelor și condițiilor tehnice stabilite.
- Plata va fi efectuată prin virament bancar, conform facturii emise de ofertant.
4. Rezultatele negocierii:
În urma discuțiilor, părțile au ajuns la următoarele acorduri finale:
- Prețul final propus este de ________________ (valoare totală), cu respectarea termenilor de livrare/prestare și a specificațiilor tehnice.
- Termenele de livrare sunt stabilite pentru data de ___________, iar pentru finalizarea implementării se va acorda o perioadă de ____________.
- Modalitățile de plată și garanțiile au fost stabilite conform celor mai sus menționate.
5. Semnătura părților:
Autoritatea Contractantă
Reprezentant legal: ________________________
Semnătura: ______________________________
Data: _____________________
Ofertantul/Contractorul
Reprezentant legal: ________________________
Semnătura: ______________________________
Data: _____________________
6. Anexe:
- Oferta tehnică detaliată
- Oferta financiară detaliată
- Calendarul de livrare/implementare
- Acordurile suplimentare de reducere a prețurilor
Acest proces verbal reflectă în mod complet și fidel discuțiile și acordurile părților, și va constitui un document de referință pentru continuarea procedurii contractuale.