Proces-Verbal privind Lipsa Mărfii la Recepție
Nr. _____________ / ______________________
Subsemnații:
- ________________________ (Nume complet) – Funcție: ________________________, din cadrul ________________________ (denumirea unității), în calitate de reprezentant al departamentului de recepție,
- ________________________ (Nume complet) – Funcție: ________________________, din cadrul ________________________ (denumirea unității), în calitate de responsabil de depozit,
în temeiul prevederilor contractului de furnizare nr. ____________ / __________________________ și al procedurilor interne privind gestionarea marfurilor, am întocmit prezentul proces-verbal referitor la lipsa mărfii la recepția efectuată în data de _____________, conform documentelor de livrare și a registrelor de înregistrare a bunurilor intrate în depozit.
1. Obiectul procesului-verbal:
În urma efectuării recepției fizice a lotului de marfă primit de la furnizorul ________________________ (denumirea furnizorului), pe baza documentelor de livrare însoțitoare (AWB, factură, aviz de însoțire), am constatat o diferență între cantitățile înregistrate pe documentele de livrare și cantitățile recepționate efectiv în depozit.
2. Detalii despre marfa recepționată:
- Data livrării: ____________
- Numărul documentului de livrare: ________________
- Lotul/loviturile de marfă:
- Articol 1: _______________________ – cantitate totală conform documentelor de livrare: ________ unități, cantitate recepționată: ________ unități.
- Articol 2: _______________________ – cantitate totală conform documentelor de livrare: ________ unități, cantitate recepționată: ________ unități.
- Articol 3: _______________________ – cantitate totală conform documentelor de livrare: ________ unități, cantitate recepționată: ________ unități.
3. Diferențele constatate:
În urma verificării fizice a mărfii și comparării cu documentele însoțitoare, s-au constatat următoarele diferențe de cantitate:
- Articol 1: Diferență de ________ unități (lipsă).
- Articol 2: Diferență de ________ unități (lipsă).
- Articol 3: Diferență de ________ unități (lipsă).
4. Cauzele posibile ale lipsei:
În urma unei prime analize a situației, cauzele posibile pentru lipsa mărfii pot include:
- Erori de încărcare în timpul transportului din partea furnizorului.
- Deficiențe în procesul de manipulare a mărfii la livrare.
- Posibile nereguli în înregistrarea cantităților la intrarea mărfii în depozit.
5. Acțiuni întreprinse:
Pentru soluționarea acestei probleme și identificarea răspunderii, s-au luat următoarele măsuri:
- S-a contactat furnizorul, în data de __________, pentru a semnala lipsa mărfii și a solicita clarificări privind diferențele de cantitate.
- S-a solicitat, de asemenea, un raport privind procesul de livrare, însoțit de o verificare detaliată a documentației de transport.
- S-a efectuat o analiză a procesului intern de recepție pentru a identifica eventuale greșeli procedurale la nivelul departamentului de depozit.
6. Recomandări:
- Se recomandă continuarea cercetărilor pentru a clarifica sursa exactă a diferențelor de cantitate.
- Implementarea unor măsuri suplimentare pentru verificarea riguroasă a mărfii la recepție (ex: dublarea numărului de verificări, actualizarea procedurilor de recepție etc.).
- În cazul în care diferențele sunt confirmate ca provenind de la furnizor, se va solicita o compensare corespunzătoare printr-o livrare suplimentară sau restituirea contravalorii mărfii lipsă.
7. Concluzii:
După analiza diferențelor constatate și a acțiunilor întreprinse, urmează ca să se aștepte confirmarea furnizorului cu privire la soluționarea problemei de mai sus. În cazul în care nu se va rezolva favorabil situația, se vor lua măsurile legale corespunzătoare.
8. Semnături:
Reprezentant departament recepție:
_______________________________ (Semnătura)
Data: ________________________
Responsabil depozit:
_______________________________ (Semnătura)
Data: ________________________
Observații suplimentare (dacă este cazul):
Anexe (dacă este cazul):
- Copii ale documentelor de livrare.
- Raportul de verificare a mărfii.
- Orice alte documente relevante.
Acest proces-verbal a fost întocmit pentru a consemna oficial lipsa mărfii la recepție și pentru a asigura corectitudinea în procesul de inventariere și raportare al mărfii lipsă.