Nr. __________ / __________
Data: __________
Locația: __________
Întocmit de: __________
Aprobat de: __________
1. Introducere
Acest proces verbal are scopul de a documenta gestionarea actelor de studii în cadrul [numele instituției de învățământ]. Scopul principal este asigurarea unei transparențe totale în privința manipulării și arhivării documentelor academice, precum și stabilirea responsabilităților și procedurilor implicate în acest proces.
2. Obiective
- Asigurarea integrității și confidențialității actelor de studii.
- Definirea procedurilor de gestionare a actelor.
- Identificarea persoanelor responsabile pentru fiecare etapă a procesului.
- Stabilirii unor termene clare pentru arhivare și acces.
3. Documente gestionate
În cadrul procesului de gestionare a actelor de studii, următoarele documente sunt incluse:
- Diplome de absolvire
- Certificate de studii
- Foile matricole
- Adeverințe de studii
- Cereri și solicitări ale studenților
- Rapoarte de evaluare
- Documente administrative relevante
4. Responsabilități
- Responsabil de arhivare: [Nume, Funcție]
- Sarcini: Arhivarea documentelor conform legislației în vigoare, asigurarea accesului la acte.
- Responsabil de procesare: [Nume, Funcție]
- Sarcini: Verificarea exactității informațiilor din acte, completarea formularelor necesare.
- Responsabil IT: [Nume, Funcție]
- Sarcini: Asigurarea securității datelor digitale, backup-ul periodic al informațiilor.
5. Procedura de gestionare
- Recepția documentelor:
- Documentele se primesc de la studenți sau alte entități autorizate, fiind înregistrate în registrul de intrare.
- Verificarea documentelor:
- Fiecare act este verificat de responsabilul de procesare pentru a se asigura că sunt complete și corecte.
- Arhivarea documentelor:
- Documentele sunt clasificate și arhivate atât fizic, cât și digital, conform standardelor stabilite.
- Accesul la documente:
- Studenții pot solicita acces la documentele lor printr-o cerere scrisă, care va fi procesată de responsabilul de arhivare.
- Eliminarea documentelor:
- Documentele care nu mai sunt necesare sau au depășit termenul de arhivare vor fi distruse conform procedurilor legale în vigoare.
6. Termene
- Arhivare: Documentele trebuie arhivate în termen de 30 de zile de la recepție.
- Acces: Cererile de acces la documente vor fi procesate în termen de 10 zile lucrătoare.
- Evaluarea anuală: O evaluare a procesului de gestionare va fi realizată anual, pentru a îmbunătăți eficiența și conformitatea.
7. Concluzii
Acest proces verbal stabilește un cadru clar pentru gestionarea actelor de studii, contribuind la transparență și eficiență în activitatea instituției. Responsabilitatea fiecărui angajat implicat în acest proces este esențială pentru menținerea standardelor academice și administrative.
Întocmit de:
[Nume, Funcție]
Aprobat de:
[Nume, Funcție]
Nota: Acest proces verbal va fi păstrat în arhiva instituției și va fi disponibil pentru audit și revizuire, conform reglementărilor interne și legislației aplicabile.