Încheiat astăzi, __________, în conformitate cu reglementările legale și procedurile interne ale _______________________, de către comisia desemnată pentru distrugerea documentelor arhivă, se consemnează următoarele:
I. DATE GENERALE
- Locul desfășurării: _______________________, adresa _______________________, biroul de arhivă.
- Data: __________.
- Comisia de distrugere:
- Președinte: ________________________.
- Membri: _______________________, _______________________.
II. OBIECTUL PROCESULUI-VERBAL
Scopul prezentului proces-verbal este de a atesta legalitatea și corectitudinea procedurii de distrugere a documentelor arhivă care nu mai sunt necesare pentru activitatea instituțională, conform reglementărilor în vigoare și planului de gestionare a arhivei. Documentele supuse distrugerii au fost selectate și verificate conform criteriilor stabilite de lege și reglementările interne.
III. DOCUMENTELE AFERENTE DISTRUGERII
- Tipologia documentelor: Documentele distruse includ, dar nu se limitează la:
- Corespondență administrativă (documente interne și externe).
- Rapoarte financiare și fiscale.
- Documente justificative legate de activitățile desfășurate de departamentele instituției.
- Contracte încheiate cu terți și documente asociate.
- Alte documente care, conform reglementărilor legale și normelor interne, au ajuns la termenul de păstrare sau nu mai au relevanță pentru activitatea curentă.
- Numărul total de documente: ______________________ documente.
- Seria și numărul documentelor: Documentele distruse au fost selectate din arhiva instituției și au fost înregistrate în registrele de evidență conform listei de selecție anexată.
IV. VERIFICAREA DOCUMENTELOR
Comisia a verificat integral documentele care urmează a fi distruse, conform următoarelor etape:
- Verificarea conformității documentelor cu termenul de păstrare prevăzut de legislația națională și reglementările interne.
- Confirmarea că documentele nu mai sunt necesare pentru desfășurarea activităților curente ale instituției.
- Verificarea faptului că documentele nu conțin informații sensibile, care ar putea prejudicia interesele instituției sau ale persoanelor fizice sau juridice implicate.
V. METODA DE DISTRUGERE
Documentele vor fi distruse prin metoda de distrugere mecanică (tăiere sau zdrobire), folosind echipamente de distrugere specializate care asigură protecția completă a informațiilor conținute în documente.
VI. CONFIRMAREA DISTRUGERII
- Data și ora distrugerii: __________, ora __________.
- Locul distrugerii: __________ (sediul companiei prestatoare a serviciului de distrugere sau locația unde a avut loc distrugerea).
- Verificarea distrugerii: Reprezentantul comisiei a monitorizat întreaga procedură de distrugere, asigurându-se că documentele au fost complet distruse.
VII. ANEXE
- Lista documentelor distruse, cu numele și numărul documentelor, seria, perioada de păstrare și motivul distrugerii.
- Declarațiile semnate de membrii comisiei de distrugere.
VIII. SEMNĂTURI
Având în vedere că procedura de distrugere a fost realizată în conformitate cu toate reglementările legale și interne, comisia de distrugere semnează prezentul proces-verbal, confirmând distrugerea integrală a documentelor arhivă menționate mai sus.
Președinte comisie: ________________________
Membru comisie: ________________________
Membru comisie: ________________________
IX. CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI
Comisia recomandă continuarea aplicării procedurilor de selecție și distrugere a documentelor arhivă în conformitate cu reglementările legale, pentru a asigura respectarea principiilor de protecție a datelor și gestionarea corespunzătoare a arhivelor instituției.
Acesta este un exemplu de proces-verbal de distrugere a documentelor arhivă, care poate fi adaptat în funcție de cerințele specifice ale instituției sau organizației.