Încheiat astăzi, _____________, la sediul _____________, cu ocazia inventarierii patrimoniului instituției _____________, în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare, cu Normele interne de organizare a inventarierii patrimoniului, precum și cu procedurile prevăzute de Regulamentele de administrare a bunurilor, echipamentelor și stocurilor aflate în proprietatea unității, în scopul stabilirii realității patrimoniului la data de _____________.
I. Componența Comisiei de Inventariere:
Comisia de inventariere a fost constituită conform dispoziției interne și este alcătuită din următoarele persoane:
- _____________ – Președinte al Comisiei, funcția _____________
- _____________ – Membru, funcția _____________
- _____________ – Membru, funcția _____________
- _____________ – Membru, funcția _____________
- _____________ – Membru, funcția _____________
- _____________ – Secretar al Comisiei, funcția _____________
II. Obiectivele Inventarierii:
Inventarierea patrimoniului vizează:
- Verificarea existenței și stării de funcționare a tuturor bunurilor aflate în proprietatea instituției la data de _____________.
- Verificarea documentelor care atestă proveniența bunurilor (facturi, contracte de achiziție, documente de intrare- ieșire, registre de evidență).
- Conformarea stării fizice și valorice a bunurilor cu datele înscrise în evidențele contabile.
- Evaluarea conformității bunurilor cu normele și reglementările de utilizare, întreținere și securitate în vigoare.
- Actualizarea stocurilor de materiale, obiecte de inventar, echipamente, vehicule, mijloace fixe etc.
III. Modalitatea de Inventariere:
Inventarierea s-a realizat pe baza documentației existente, a registrelor de evidență a patrimoniului, precum și prin inspectarea fizică a bunurilor din următoarele locații:
- Sediul central al instituției, etajele 1, 2, 3, etc.
- Depozitele de materiale și echipamente.
- Spațiile de stocare temporară a bunurilor.
- Alte locații desemnate pentru depozitarea bunurilor instituției.
Comisia de inventariere a efectuat următoarele activități:
- Inventarierea mijloacelor fixe:
Verificarea stării tehnice și fizice a bunurilor de natura mijloacelor fixe, inclusiv a clădirilor, terenurilor, echipamentelor și vehiculelor. Toate bunurile au fost comparate cu evidențele contabile și documentele de înregistrare. S-au constatat următoarele diferențe și modificări față de inventarele anterioare:- Bunul X (descrierea detaliată) a fost înlocuit cu bunul Y, în urma achiziției din data de _____________.
- Bunul Z a fost casat datorită uzurii morale și fizice, conform procesului verbal de casare nr. _____________.
- Inventarierea materialelor și obiectelor de inventar:
În urma verificării stocurilor de materiale și obiecte de inventar (birouri, scaune, computere, telefoane mobile, echipamente IT etc.), s-au identificat următoarele discrepanțe:- Un număr de 10 unități de laptopuri din stocul inițial au fost externalizate și înlocuite de echipamente mai performante.
- Materialele de birou (hârtie, toner, cartușe imprimantă) au fost revizuite conform cerințelor interne și au fost confirmate stocurile rămase.
- Inventarierea mijloacelor de transport:
S-a procedat la verificarea fizică a vehiculelor aflate în patrimoniul instituției (autoturisme, autocare, camioane etc.). Toate vehiculele sunt în stare bună de funcționare, cu excepția vehiculului nr. 5, care prezintă deficiențe mecanice ce necesită reparații urgente, conform raportului de inspecție auto nr. _____________.
IV. Constatări și Observații:
- Toate bunurile din patrimoniu au fost verificate și se află în stare bună de utilizare, cu excepția celor menționate anterior, care vor fi supuse procedurilor de casare, reparație sau înlocuire.
- S-au înregistrat unele diferențe minore între stocurile fizice și cele contabile, cauzate de eroare umană sau de erori de înregistrare în documentele interne. Aceste diferențe au fost corectate și documentate conform procedurilor legale.
- Nu s-au identificat bunuri care să fi fost pierdute, furate sau sustrase din patrimoniu.
- Toate bunurile care nu mai corespund scopului pentru care au fost achiziționate urmează a fi supuse procedurii de casare și reevaluare, conform normelor interne.
- În urma verificărilor, s-a constatat că toate documentele justificative (facturi, contracte, documente de intrare-ieșire) sunt complete și conforme.
V. Măsuri Corective și Recomandări:
- Implementarea unui sistem de control intern mai riguros pentru verificarea fizică a patrimoniului pe parcursul anului.
- Actualizarea periodică a inventarului de mijloace fixe și obiecte de inventar, în concordanță cu reglementările legale.
- Realizarea unor sesiuni de instruire pentru personalul responsabil cu gestionarea patrimoniului, cu scopul de a reduce erorile în înregistrarea bunurilor.
- Înlocuirea vehiculului nr. 5 în termen de 6 luni, având în vedere că reparațiile necesare sunt costisitoare și depășesc valoarea vehiculului.
VI. Încheiere:
Având în vedere concluziile menționate, procesul de inventariere a patrimoniului instituției a fost realizat conform reglementărilor legale și interne. Toate documentele de inventariere au fost completate și semnate de către membrii comisiei, iar procesul verbal a fost înregistrat în arhiva instituției pentru păstrare.
Prezentul proces verbal a fost întocmit și semnat astăzi, _____________, în două exemplare, unul dintre acestea rămânând la instituția noastră, iar celălalt fiind arhivat pentru verificările ulterioare.
Semnătura Membrii Comisiei de Inventariere:
- _____________ – Președinte
- _____________ – Membru
- _____________ – Membru
- _____________ – Membru
- _____________ – Secretar