Subsemnatul _____________, în calitate de _____________ (funcția), al _____________ (instituția sau organizația), în baza responsabilităților și atribuțiilor ce îmi revin conform reglementărilor interne și externe, întocmesc prezentul proces-verbal pentru a consemna informarea corespunzătoare a persoanelor implicate în activitățile/ evenimentele/ acțiunile derulate de către instituția noastră, la data de _____________.
1. Scopul și Obiectivele Informării
În cadrul activităților organizate la data de _____________, scopul principal a fost asigurarea unei informări corecte și complete, atât din punct de vedere al reglementărilor legale, cât și al politicilor interne specifice instituției. Informarea a avut ca obiectiv principal:
- Prezentarea unor reglementări interne/ externe relevante pentru activitatea desfășurată.
- Expunerea detaliată a procedurilor care urmează să fie implementate/ respectate.
- Asigurarea transparenței în ceea ce privește deciziile luate de către conducerea instituției/ echipelor implicate.
- Descrierea măsurilor de siguranță și protecție pentru participanți/ angajați/ colaboratori.
2. Contextul Informării
În conformitate cu planul de activități întocmit pentru anul în curs, în data de _____________ s-a organizat o ședință de informare/ sesiune de formare/ întâlnire profesională la care au participat _____________ (numele și funcțiile persoanelor implicate). La eveniment au fost prezentate detaliat noile reglementări/ proceduri referitoare la _____________ (subiectul principal al informării). Au fost discutate și clarificate următoarele aspecte:
- Modificările legislative relevante în domeniu;
- Procedurile de securitate și sănătate în muncă;
- Politicile interne ale instituției referitoare la comportamentul etic al angajaților/ colaboratorilor;
- Consecințele nerespectării normelor legale și interne;
- Resursele disponibile pentru implementarea schimbărilor necesare.
3. Detalii privind Modul de Informare
Informarea s-a realizat prin diverse canale și metode, conform strategiei de comunicare stabilite la începutul anului, astfel încât fiecare participant să poată înțelege pe deplin informațiile transmise. Astfel, următoarele metode de comunicare au fost utilizate:
- Prezentare susținută de către expertul în domeniu, _____________ (nume și funcție);
- Discuții și sesiuni interactive pentru clarificarea unor aspecte tehnice;
- Distribuirea de materiale informative (fișe, pliante, ghiduri);
- Întrebări și răspunsuri pentru asigurarea unui grad maxim de transparență.
4. Măsuri Ulterioare
În urma informării realizate, s-au stabilit următoarele măsuri și termene:
- Toți participanții vor semna un formular de confirmare a înțelegerii informațiilor prezentate, până la data de _____________.
- Implementarea măsurilor discutate va începe imediat după încheierea procesului de informare și va fi monitorizată pe parcursul următoarelor _____________ (număr de zile/săptămâni/luni).
- Orice modificare/ clarificare a procedurilor va fi comunicată tuturor persoanelor implicate prin e-mail și prin afișarea pe site-ul instituției, până la data de _____________.
5. Semnătura Participanților
La finalul sesiunii de informare, participanții au avut oportunitatea de a adresa întrebări și de a solicita clarificări suplimentare privind procedurile expuse. Fiecare participant a semnat un document de confirmare a participării și a luat la cunoștință de responsabilitățile ce îi revin în urma informării.
Lista participanților:
- _____________ (nume, funcție)
- _____________ (nume, funcție)
- _____________ (nume, funcție) … Și altele, după caz.
6. Concluzii și Recomandări
În urma ședinței de informare, consider că informațiile au fost clar prezentate și înțelese de toți participanții. Recomandarea este ca procesul de monitorizare a implementării măsurilor stabilite să continue cu atenție, iar orice abateri să fie raportate imediat conducerii pentru a lua măsurile necesare.
Procesul de informare este un pas important pentru menținerea unui climat de transparență și respectarea reglementărilor legale și interne. Este esențial ca toți angajații și colaboratorii instituției să își îndeplinească obligațiile în mod corect și eficient.
Semnat în data de _____________, la _____________.
Semnătura persoanei responsabile: _____________
Semnătura participanților: _____________
(Locuri pentru semnătura participanților, dacă este cazul)