Nr. ____________
Data: ____________
Încheiat astăzi, ____________, între semnatarii de mai jos, cu privire la corectarea erorii materiale apărute în cadrul procesului de înregistrare a documentației contabile/administrative, după cum urmează:
I. Părțile implicate
Subsemnatul ____________, în calitate de ____________ (funcția), din cadrul ____________ (denumirea instituției/companiei), cu sediul în ____________ (adresa), având CUI ____________, și subsemnatul ____________, în calitate de ____________ (funcția), din cadrul ____________ (denumirea instituției/companiei), cu sediul în ____________ (adresa), având CUI ____________, am convenit asupra îndreptării erorii materiale identificate.
II. Descrierea erorii materiale
În urma analizei documentației interne și a verificărilor efectuate, s-a constatat o eroare materială apărută în urma înregistrării unui document contabile/administrative emis la data de ____________, respectiv înregistrarea incorectă a valorii ____________ în contul ____________. Erorile identificate sunt următoarele:
- Descrierea erorii de natură contabilă/administrativă:
- În loc de suma corectă de ____________ lei, a fost înregistrată suma de ____________ lei.
- Codul contului folosit a fost greșit: contul ____________ a fost înlocuit cu contul ____________.
- Descrierea tranzacției nu a fost completă, iar documentul a fost înregistrat sub un cod eronat în sistemul informatic.
- Cauza erorii:
- Eroarea a fost cauzată de o eroare umană în etapa de înregistrare a datelor în sistemul informatic.
- Posibilă confuzie între documentele similare, care au fost procesate într-o perioadă scurtă de timp, dar nu au fost corect verificate înainte de validare.
- Impactul erorii:
- Modificarea incorectă a documentației contabile poate afecta corectitudinea raportărilor financiare pentru perioada în cauză.
- Posibilitatea de a influența rezultatele financiare anuale și a crea confuzii în rândul auditorilor externi sau autorităților fiscale, dacă nu se corectează imediat.
III. Corectarea erorii
În urma discuțiilor și a analizei aprofundate, s-a stabilit următoarea procedură de corectare a erorii materiale:
- Înlocuirea informațiilor incorecte:
- Suma de ____________ lei va fi corectată în sistemul informatic și va fi înlocuită cu suma corectă de ____________ lei.
- Contul utilizat greșit va fi modificat astfel încât suma să fie redirecționată către contul corect ____________.
- Actualizarea documentației anexate:
- Documentele justificative vor fi actualizate corespunzător, iar o notă explicativă va fi adăugată pentru a explica eroarea și măsurile corective adoptate.
- Toate documentele vor fi re-verificate pentru a asigura că nu există alte erori similare.
- Verificarea efectuată de comisia de control:
- Comisia de control intern va efectua o verificare suplimentară pentru a se asigura că toate corectările au fost implementate corect și complet.
- Raportul final va fi înregistrat în sistemul informatic și transmis conducerii pentru a asigura conformitatea.
IV. Măsuri preventive
În vederea evitării unor erori similare în viitor, s-au stabilit următoarele măsuri preventive:
- Îmbunătățirea procedurilor de verificare:
- Se va implementa o procedură mai riguroasă de verificare a datelor înainte de validarea lor în sistem.
- Se va organiza o sesiune de formare periodică pentru angajați pentru a înțelege importanța corectitudinii în procesul de înregistrare a datelor.
- Automatizarea proceselor de validare:
- Implementarea unui sistem automatizat de validare a datelor, care va semnala orice inconformități sau erori înainte ca documentele să fie înregistrate definitiv.
V. Concluzii
Prin semnarea acestui proces verbal, părțile implicate confirmă faptul că au înțeles natura erorii materiale, au luat măsurile necesare de corectare și au stabilit proceduri adecvate pentru prevenirea unor situații similare pe viitor. Erorile au fost corectate, iar documentația asociată a fost completată conform reglementărilor legale în vigoare.
Semnătura 1: ____________
Nume: ____________
Funcție: ____________
Data: ____________
Semnătura 2: ____________
Nume: ____________
Funcție: ____________
Data: ____________