Încheiat astăzi, ____________ , la sediul ____________, în conformitate cu reglementările legale în vigoare privind gestionarea documentelor clasificate și a arhivelor, între semnatarii de mai jos, fiind prezentă comisia desemnată pentru procesul de distrugere a documentelor, se întocmește următorul proces verbal:
1. Părțile implicate în procesul de distrugere:
- Comisia de distrugere:
- Nume: ____________ (Funcția: ____________)
- Nume: ____________ (Funcția: ____________)
- Nume: ____________ (Funcția: ____________)
- Persoana responsabilă cu arhivarea și gestionarea documentelor:
- Nume: ____________ (Funcția: ____________)
2. Obiectul procesului verbal:
Prezentul proces verbal se referă la distrugerea documentelor, indiferent de formatul lor (tipărite sau electronice), care nu mai sunt necesare în arhivă conform normelor interne și legislației specifice. Aceasta se face în scopul de a respecta politica de protecție a datelor, de a menține un mediu de lucru ordonat și de a elibera spațiu pentru documentele relevante în prezent.
3. Tipologia documentelor distruse:
A fost aprobată distrugerea următoarelor categorii de documente:
- Documente confidențiale:
- Numele documentelor:
- ____________ (data emiterii)
- ____________ (data emiterii)
- ____________ (data emiterii)
- Motivele distrugerii: termen de păstrare depășit conform planului de arhivare intern, neutilizare, expirarea perioadei legale de păstrare.
- Numele documentelor:
- Documente administrative:
- Numele documentelor:
- ____________ (data emiterii)
- ____________ (data emiterii)
- Motivele distrugerii: documente vechi, neaplicate, duplicate, depășite de modificările legislative recente.
- Numele documentelor:
- Documente financiare:
- Numele documentelor:
- ____________ (data emiterii)
- ____________ (data emiterii)
- Motivele distrugerii: conform reglementărilor contabile, nu mai sunt necesare după termenul de păstrare legal prevăzut.
- Numele documentelor:
4. Metodologia distrugerii:
Documentele menționate mai sus au fost distruse prin următoarele metode:
- Distrugerea documentelor tipărite: a fost realizată prin utilizarea unui aparat de distrugere de înaltă securitate, capabil să reducă documentele la particule mici de dimensiuni nespecifice, conform standardelor interne de securitate și protecție a datelor.
- Distrugerea documentelor electronice: s-a efectuat ștergerea completă a fișierelor de pe servere prin utilizarea unui software de distrugere a datelor care asigură eliminarea permanentă și imposibilitatea de recuperare a acestora.
5. Verificarea și validarea procesului:
Înainte de distrugerea propriu-zisă, documentele au fost verificate de către comisia de distrugere pentru a se asigura că sunt conforme cu lista de distrugere aprobată, iar autorizațiile necesare au fost obținute. Fiecare document a fost revizuit pentru a confirma că termenul de păstrare a expirat și că distrugerea acestora nu contravine niciunui regim legal.
6. Certificarea distrugerii:
După finalizarea distrugerii, comisia de distrugere a întocmit un raport care include datele tehnice și condițiile procesului de distrugere. Acesta va fi arhivat pentru evidență și va fi disponibil pentru audite interne sau externe, dacă este cazul.
Comisia confirmă că documentele au fost distruse complet și nu pot fi recuperate.
7. Semnăturile părților implicate:
Semnatarii de mai jos, membrii comisiei de distrugere și persoanele responsabile, atestă prin semnătura lor că procesul de distrugere a documentelor s-a desfășurat conform reglementărilor interne și legislației aplicabile.
- Nume și semnătura responsabil arhivare: ____________
- Nume și semnătura membru comisie de distrugere: ____________
- Nume și semnătura membru comisie de distrugere: ____________
- Nume și semnătura membru comisie de distrugere: ____________
8. Observații finale:
În urma distrugerii documentelor, spațiul de arhivare a fost eliberat și este pregătit pentru stocarea altor documente care necesită păstrare conform reglementărilor interne.
Procesul verbal a fost întocmit astăzi, ____________ , și va fi arhivat în conformitate cu procedurile interne de gestionare a documentelor.
Acest proces verbal poate fi utilizat ca dovadă a respectării normelor legale în vigoare privind distrugerea documentelor și protecția datelor.
Semnat de:
- Nume și funcție: ____________
- Nume și funcție: ____________
- Nume și funcție: ____________
Data întocmirii: ____________