Încheiat astăzi, _____________, la sediul Asociației de Proprietari _____________, situat în _____________, în cadrul ședinței Comisiei de Cenzori.
La ședință au participat membrii Comisiei de Cenzori ai Asociației de Proprietari _____________, după cum urmează:
- _____________ (Președinte)
- _____________ (Membru)
- _____________ (Membru)
Prezentă a fost și doamna/domnului _____________ (Contabil), care a avut rolul de a furniza documentele contabile necesare și de a răspunde la eventualele întrebări ale membrilor Comisiei de Cenzori.
Ordinea de zi:
- Verificarea documentelor financiare ale Asociației de Proprietari pentru perioada _____________.
- Controlul situației contabile și financiare la data de _____________.
- Analiza raportului financiar anual.
- Verificarea modului în care au fost gestionate fondurile asociației în perioada de referință.
- Alte aspecte legate de activitatea financiară a Asociației de Proprietari.
Desfășurarea ședinței:
La începutul ședinței, președintele Comisiei de Cenzori a deschis discuțiile, explicând scopul verificării financiare și importanța respectării reglementărilor legale în vigoare privind gestionarea fondurilor comune ale asociației.
Punctul 1: Verificarea documentelor financiare ale Asociației de Proprietari
S-a procedat la analiza documentelor financiare pentru perioada _____________. Membrii Comisiei de Cenzori au verificat extrasele de cont bancar, ordinele de plată, chitanțele, facturile și alte documente justificative, pentru a se asigura că toate cheltuielile sunt corect înregistrate și că există dovezi adecvate pentru fiecare tranzacție financiară.
Au fost observate următoarele:
- Toate cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu bugetul aprobat de Adunarea Generală a Proprietarilor.
- Facturile și documentele de plată sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare.
- În cazul unor sume mici, pentru unele plăți nu au fost depuse toate documentele justificative, însă s-a recomandat completarea acestora până la următoarea ședință a comisiei.
Punctul 2: Controlul situației contabile și financiare
Comisia a verificat balanțele contabile și a întocmit o evaluare detaliată a situației financiare la data de _____________. S-a constatat că:
- Veniturile asociației sunt conforme cu prognoza stabilită la începutul perioadei.
- Cheltuielile pentru întreținerea și reparațiile blocului au fost efectuate corespunzător, fără a depăși limita alocată în buget.
- Există un sold pozitiv în conturile asociației, iar fondurile disponibile sunt suficiente pentru acoperirea cheltuielilor curente și a eventualelor cheltuieli neprevăzute.
Punctul 3: Analiza raportului financiar anual
Comisia a analizat raportul financiar anual întocmit de către contabilul asociației și a discutat fiecare capitol din raport, incluzând veniturile din contribuțiile lunare ale proprietarilor, cheltuielile administrative, cheltuielile cu întreținerea și reparațiile, precum și economiile realizate în anul precedent.
- Raportul financiar a fost considerat corect și complet, iar propunerile de alocare a fondurilor pentru anul următor au fost aprobate în unanimitate de către Comisia de Cenzori.
- S-au recomandat îmbunătățiri în procedurile de colectare a fondurilor și un control mai strict al cheltuielilor.
Punctul 4: Verificarea modului de gestionare a fondurilor
Comisia a analizat și modul în care au fost gestionate fondurile asociației, în special în ceea ce privește cheltuielile extraordinare și gestionarea fondului de reparații.
- S-a constatat că, în general, fondurile au fost utilizate conform reglementărilor interne.
- Au existat, totuși, unele întârzieri în înregistrarea anumitor cheltuieli, dar acestea au fost explicate de facturile întârziate sau de modificările de tarif pentru serviciile prestate.
Punctul 5: Alte aspecte
Membrii Comisiei de Cenzori au adus în discuție propunerea unui sistem electronic de raportare a cheltuielilor, pentru a eficientiza procesul de verificare. S-a convenit că acest sistem va fi analizat și implementat treptat.
În plus, s-a discutat despre necesitatea de a întocmi un plan de economii pentru reparațiile majore ale blocului, având în vedere că multe dintre instalațiile comune sunt învechite și necesită reparații.
Concluzii și Recomandări:
- Comisia de Cenzori confirmă că documentele financiare ale Asociației de Proprietari _____________ pentru perioada _____________ sunt corecte și complete, iar gestionarea fondurilor a fost realizată conform regulamentului.
- S-au făcut recomandări pentru îmbunătățirea documentației justificative și pentru o monitorizare mai strictă a cheltuielilor.
- Este necesar ca Asociația de Proprietari să adopte un sistem digitalizat pentru gestionarea fondurilor, care va ușura transparența și eficiența proceselor financiare.
Ședința s-a încheiat la ora _____________.
Semnături:
Președinte Comisie de Cenzori: _____________
Membru Comisie de Cenzori: _____________
Membru Comisie de Cenzori: _____________
Contabil Asociație de Proprietari: _____________