Astăzi, _____________, la sediul Asociației de Proprietari _____________, a avut loc ședința cenzorului Asociației de Proprietari, având ca scop examinarea activităților financiare, administrativ-economice și conformitatea acestora cu statutul, regulamentul intern și legislația în vigoare.
Prezența:
La ședință au fost prezenți următorii membri ai comitetului executiv al Asociației de Proprietari:
- _____________ (Președinte)
- _____________ (Vicepreședinte)
- _____________ (Contabil)
De asemenea, la ședință a participat și cenzorul desemnat, _____________.
Ordinea de zi:
- Verificarea situațiilor financiare și bilanțului anual al Asociației de Proprietari.
- Examinarea cheltuielilor și veniturilor pentru perioada _____________ (perioadă de referință).
- Verificarea respectării legislației în vigoare și a procedurilor interne ale Asociației.
- Raportul cenzorului privind activitatea de audit intern.
- Diverse.
1. Verificarea situațiilor financiare și bilanțului anual:
Cenzorul a prezentat analiza detaliată a situațiilor financiare ale Asociației pentru anul _____________. După o examinare atentă a documentelor contabile, inclusiv a facturilor, extrasele bancare și rapoartele financiare întocmite de contabilul asociației, s-a constatat că documentele sunt conforme cu normele contabile aplicabile și reflectă corect situația financiară a Asociației.
Cenzorul a constatat că veniturile Asociației pentru perioada analizată au fost de _____________ lei, iar cheltuielile au fost de _____________ lei. Diferența pozitivă de _____________ lei a fost înregistrată ca surplus în contul Asociației.
2. Examinarea cheltuielilor și veniturilor:
Cenzorul a realizat o verificare detaliată a tuturor cheltuielilor efectuate în perioada _____________ și a concluzionat că acestea au fost justificate corespunzător. S-au verificat facturile pentru diverse servicii și lucrări (reparații, întreținere, consumuri comune etc.), iar toate documentele au fost însoțite de dovezi de plată.
În ceea ce privește veniturile, cenzorul a constatat că contribuțiile proprietarilor au fost colectate conform regulilor stabilite și nu au existat întârzieri semnificative în achitarea acestora.
3. Respectarea legislației și procedurilor interne:
Cenzorul a evaluat conformitatea activității Asociației cu legislația în vigoare, în special în ceea ce privește gestionarea fondurilor, distribuirea cheltuielilor și protecția drepturilor proprietarilor. Nu au fost identificate abateri majore de la reglementările legale aplicabile.
De asemenea, cenzorul a verificat respectarea procedurilor interne stabilite în cadrul Asociației de Proprietari, constatând că procesul de aprobare a cheltuielilor și luarea deciziilor în cadrul adunărilor generale ale asociației sunt conform reglementărilor interne ale Asociației.
4. Raportul cenzorului privind activitatea de audit intern:
Cenzorul a întocmit și prezentat raportul de audit intern, în care s-a detaliat evaluarea procedurilor financiare, identificând aspecte care pot fi îmbunătățite în vederea optimizării proceselor financiare ale Asociației. Printre recomandările formulate se numără:
- Creșterea transparenței în gestionarea fondurilor comune.
- Implementarea unui sistem informatic pentru gestionarea mai eficientă a înregistrărilor financiare.
- Actualizarea procedurilor interne de aprobare a cheltuielilor, pentru a asigura o mai bună monitorizare a acestora.
5. Diverse:
În cadrul punctului „Diverse”, au fost discutate următoarele subiecte:
- Proiectele de reparații și modernizare a spațiilor comune, cu prezentarea estimărilor de costuri și termenelor de execuție.
- Necesitatea actualizării listei cu proprietarii care au restanțe la plată, cu luarea măsurilor de recuperare a datoriilor.
- Necesitatea organizării unei noi ședințe a Adunării Generale pentru a aproba raportul financiar și bugetul pentru anul următor.
Concluzii și Recomandări:
În urma analizei detaliate a activităților financiare și administrative ale Asociației de Proprietari, Cenzorul recomandă menținerea unui control mai strict asupra cheltuielilor și încurajarea unui dialog continuu cu toți proprietarii pentru a asigura transparența și eficiența în administrarea fondurilor comune. De asemenea, se propune ca, în cadrul următoarei Adunări Generale, să se prezinte un plan detaliat pentru implementarea măsurilor recomandate.
Încheiere:
Ședința s-a încheiat la ora _____________. Procesul-verbal a fost întocmit și semnat de către Cenzorul Asociației și toți membrii prezenți ai comitetului executiv.
Semnătura Cenzorului: ______________________
Semnătura Președintelui: _____________________
Semnătura Vicepreședintelui: __________________
Semnătura Contabilului: _____________________
Semnătura Membrii Comitetului Executiv: ___________
Data: _____________