Încheiat astăzi, ________________, în cadrul _______________ (denumirea instituției / departamentului), în conformitate cu prevederile reglementărilor interne privind organizarea arhivistică și gestionarea documentelor, a avut loc procesul de arhivare a documentelor aferente activităților derulate de-a lungul perioadei ____________ până la _______________.
I. Obiectul procesului verbal:
Scopul acestui proces verbal este de a certifica arhivarea documentelor provenite din diferite sectoare ale instituției, cu respectarea normativelor legale în vigoare și a reglementărilor interne specifice privind gestionarea documentelor.
II. Participanți:
- ________________________ – Responsabil arhivare
- ________________________ – Reprezentant al departamentului ______________________
- ________________________ – Reprezentant al departamentului ______________________
- ________________________ – Altă persoană desemnată
III. Tipuri de documente arhivate:
Au fost arhivate următoarele categorii de documente, conform specificațiilor și planului de arhivare stabilite prin procedurile interne:
- Documente administrative:
a. Raport de activitate pentru anul ____________
b. Proces-verbal ședință consiliu director
c. Corecturi și documente oficiale emise în perioada ____________
d. Alte documente administrative specifice departamentului ____________ - Documente financiare:
a. Balans financiar anual
b. Facturi și chitanțe aferente perioadei ____________
c. Documente de evidență contabilă – facturi plătite și neachitate
d. Documente de audit financiar - Documente juridice:
a. Contracte semnate în perioada ____________
b. Acorduri și convenții legale cu terți
c. Procese-verbale și corespondență cu autoritățile juridice competente - Documente tehnice și de proiect:
a. Planuri de proiect și rapoarte de progres
b. Documente tehnice privind implementarea infrastructurii
c. Raporturi și evaluări de performanță a proiectelor
d. Alte documente specifice activităților tehnico-operationale - Alte documente:
a. Corespondența internă a instituției
b. Diverse documente de natură confidențială, conform protocoalelor interne
IV. Modalitatea de arhivare:
În urma procedurii de selecție și sortare, documentele au fost împărțite în următoarele categorii, conform tipologiei și termenului de păstrare specific:
- Documente pe termen lung (permanente) – Păstrăm documentele care trebuie conservate pe o perioadă nelimitată, cum ar fi documentele juridice și financiare, semnate oficial. Acestea vor fi arhivate în dosare sigilate, numerotate corespunzător și plasate în rafturile de arhivă.
- Documente pe termen mediu (5 – 10 ani) – Aceste documente vor fi păstrate conform planului de arhivare specific, în fișiere electronice și pe suport de hârtie. Acestea includ documentele administrative și tehnice relevante.
- Documente pe termen scurt (sub 5 ani) – Documentele de arhivat temporar vor fi păstrate într-un spațiu dedicat, având termen de revizuire și distrugere, conform procedurii interne.
V. Condiții de păstrare:
Documentele arhivate au fost plasate în spațiile destinate arhivării conform reglementărilor interne, în camere cu temperatură și umiditate controlate, care respectă standardele de protecție a documentelor. Accesul la documentele arhivate este permis doar persoanelor autorizate, pe bază de înregistrare și cu respectarea protocoalelor de securitate.
În ceea ce privește documentele electronice, acestea sunt stocate pe servere protejate cu parole și criptare.
VI. Termenii de distrugere a documentelor:
Documentele care nu mai sunt necesare sau care au ajuns la termenul de distrugere conform planului de arhivare vor fi eliminate în mod securizat prin procesul de distrugere mecanică sau electronică. Termenul de distrugere pentru documentele pe termen scurt este stabilit la fiecare 5 ani, iar pentru documentele pe termen mediu, după expirarea perioadei respective.
VII. Observații suplimentare:
Pe parcursul procesului de arhivare, nu au fost identificate abateri sau neconformități de la procedurile interne de arhivare. Documentele arhivate au fost verificate pentru completitudine și conformitate cu planul de arhivare existent.
VIII. Semnătura părților implicate:
Prin prezentul proces verbal, participanții confirmă că procesul de arhivare s-a realizat conform reglementărilor interne și legale și că documentele au fost arhivate corespunzător.
Semnătura Responsabilului de arhivare: ________________________
Semnătura Reprezentantului departamentului ______________________: ________________________
Semnătura Reprezentantului departamentului ______________________: ________________________
Încheiat în două exemplare, astăzi, ________________.
Mărturie:
Persoanele desemnate să asigure arhivarea documentelor au luat la cunoștință procedurile și responsabilitățile implicate, angajându-se să respecte termenii și regulile stabilite de instituție în privința gestionării documentelor arhivate.
[Semnătura]
[Funcția]