Către: [Numele Emitentului Facturii]
Data: [_____________]
Subiect: Refuz Plata Factură Nr. []/[]
Stimate [Titlu] [Nume Emitent],
În urma verificării detaliate a facturii emise de dumneavoastră pentru serviciile/produsul furnizat în data de [], sub nr. [], dorim să vă aducem la cunoștință faptul că refuzăm plata acesteia din motive temeinice, conform analizei efectuate asupra condițiilor contractuale și a documentației aferente.
În primul rând, menționăm că, după o examinare atentă a documentului, am identificat următoarele neconformități și aspecte care nu corespund cu înțelegerea noastră:
- Discrepanțe între serviciile convenite și cele facturate
Conform acordului încheiat la data de [_____________], serviciile solicitate și convenite de ambele părți sunt de natură diferită față de cele menționate în factură. Mai exact, [descrierea neconformității]. Aceste diferențe substanțiale generează un impact negativ asupra validității facturii și, implicit, asupra obligației noastre de plată. - Inexactități în calculul cantităților/valoarii
De asemenea, am constatat erori evidente în calculul cantităților facturate pentru [produse/servicii], care nu se aliniază cu livrările efectuate în baza documentelor de transport și a raportului de activitate [sau orice alt document justificativ relevant]. Astfel, factura emisă nu reflectă corect valoarea datorată pentru bunurile/serviciile efectiv furnizate. - Lipsa documentației justificative
În conformitate cu reglementările legale aplicabile, am solicitat, în repetate rânduri, să ne fie furnizate documentele suplimentare necesare pentru verificarea legalității facturii, respectiv [exemplu: rapoarte de activitate, fișe de livrare, note de livrare semnate, etc.]. Până în prezent, aceste documente nu au fost puse la dispoziția noastră, ceea ce face imposibilă validarea corectitudinii sumei facturate. - Discrepanțe între termenii contractuali și condițiile de plată
Conform clauzelor stipulate în contractul încheiat între părți, termenii de plată sunt diferiți față de cele indicate pe factura primită. De asemenea, condițiile de penalizare pentru întârzierea plății sunt distinct reglementate în contract și nu corespund cu cele aplicate în această factură.
În aceste condiții, având în vedere prevederile legale în vigoare și principiile bunei credințe contractuale, considerăm că factura nr. [_____________] nu poate fi acceptată pentru plata în stadiul actual. Vă rugăm să analizați cu atenție observațiile noastre și să întreprindeți demersurile necesare pentru corectarea documentului emis.
În cazul în care considerați necesar, suntem deschiși la o discuție pentru clarificarea acestor aspecte și pentru găsirea unei soluții amiabile în cel mai scurt timp posibil. În scopul evitării unor neînțelegeri ulterioare, vă rugăm să transmiteți un răspuns în termen de [_____________] zile lucrătoare, după care, dacă nu vor exista corecții din partea dumneavoastră, ne rezervăm dreptul de a recurge la măsuri legale pentru protejarea intereselor noastre.
Vă mulțumim pentru înțelegere și așteptăm cu interes un răspuns favorabil din partea dumneavoastră.
Cu stimă,
[_____________]
[Titlul funcției]
[Compania]
[Număr telefon]
[Adresă de e-mail]