Data: ___________
Ora: ___________
Locul: ___________
Participanți: ___________ (listă completă)
Convocator: ___________
1. Deschiderea ședinței
Ședința a fost deschisă la ora ___________ de către ___________ (numele persoanei care a deschis ședința). Se face un scurt rezumat al obiectivelor ședinței și al punctelor ce urmează a fi discutate, subliniindu-se importanța întâlnirii pentru alinierea echipei la obiectivele stabilite pentru perioada următoare.
2. Aprobarea ordinii de zi
Ordinea de zi propusă a fost supusă aprobării și a fost aprobată fără obiecțiuni. Punctele discutate au fost:
- Stadiul proiectelor curente
- Planificarea activităților pentru următorul trimestru
- Discuții privind resursele umane și echipa
- Diverse
3. Discuții pe punctele de pe ordinea de zi
3.1 Stadiul proiectelor curente
- Proiectul A – ___________ (nume proiect). Managerul de proiect, ___________, a oferit un raport detaliat privind evoluția proiectului, subliniind faptul că termenul de livrare va fi respectat, însă sunt necesare resurse suplimentare pentru finalizarea testărilor.
- Proiectul B – ___________. Echipa a raportat că s-au înregistrat întârzieri din cauza unor probleme tehnice, dar că se estimează recuperarea întârziatului până la sfârșitul lunii viitoare.
- Proiectul C – ___________. S-a discutat despre dificultățile întâmpinate în colaborarea cu furnizorul extern și despre necesitatea renegocierii termenilor contractuali pentru a evita întârzierile ulterioare. S-a convenit asupra continuării discuțiilor cu echipa de achiziții.
3.2 Planificarea activităților pentru următorul trimestru
- A fost prezentat calendarul de activități pentru perioada următoare, incluzând termenele limită pentru livrabilele majore. S-a convenit ca fiecare manager de proiect să întocmească o listă detaliată a resurselor necesare pentru implementarea fiecărei activități.
- S-a pus accentul pe prioritizarea activităților critice și alocarea resurselor în mod echilibrat, pentru a evita suprasolicitarea echipelor. De asemenea, s-a discutat despre necesitatea unor sesiuni de instruire pentru membri echipei care vor prelua sarcini noi.
3.3 Discuții privind resursele umane și echipa
- Plan de recrutare – S-a discutat despre nevoia urgentă de a angaja personal suplimentar pentru a sprijini proiectele aflate în desfășurare. Se va întocmi o listă cu profilurile necesare și un plan detaliat de recrutare pentru următoarele 3 luni.
- Performanța echipelor – Au fost prezentate evaluările recente ale performanței echipelor. S-a discutat despre identificarea celor mai performante persoane, dar și despre gestionarea celor cu rezultate sub așteptări. S-au propus soluții de sprijin pentru îmbunătățirea performanței, inclusiv sesiuni de formare profesională și sesiuni de feedback.
3.4 Diverse
- S-au discutat aspecte administrative legate de mutarea birourilor într-o locație mai mare, necesitatea revizuirii infrastructurii IT și planurile de implementare a unor noi proceduri interne. De asemenea, s-a menționat despre o posibilă colaborare cu un nou partener extern care ar putea contribui la îmbunătățirea proceselor interne.
4. Măsuri și acțiuni de urmat
- Proiectul A: Se va aloca resursă suplimentară pentru testări, iar managerul va actualiza planul de resurse până pe ___________.
- Proiectul B: Echipa va evalua în continuare riscurile și va propune un plan de recuperare până pe ___________.
- Recrutare: Departamentul HR va lansa campania de recrutare până pe ___________, iar lista de posturi va fi finalizată până pe ___________.
- Echipă IT: Se va întocmi un plan detaliat privind infrastructura IT necesară pentru sprijinirea noilor proiecte până pe ___________.
5. Închiderea ședinței
Ședința s-a încheiat la ora ___________, cu mulțumiri adresate tuturor participanților pentru implicare și contribuțiile aduse. S-a convenit asupra unei noi întâlniri pentru evaluarea progresului activităților în ___________ (data următoarei ședințe).
Semnătura:
(Numele persoanei care a redactat nota de ședință)