Către:
Subiect: Justificare Prelungire Termen Evaluare Oferte – [Denumirea Procedurii de Achiziție] – [Codul Procedurii]
Data: ______________________
Stimate Domnule/Doamnă [Numele și Prenumele Responsabilului],
În urma analizării evoluției procedurii de achiziție inițiate prin [denumirea procedurii] și în conformitate cu reglementările în vigoare, respectiv Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și HG nr. 394/2016 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a acesteia, în calitate de [funcția deținuta, ex. responsabil de achiziții], am considerat necesar să solicităm prelungirea termenului pentru evaluarea ofertelor depuse în cadrul acestei proceduri.
Motivarea Prelungirii Termenului:
- Complexitatea Ofertelor: În urma deschiderii ofertelor, s-a constatat că acestea prezintă un grad ridicat de complexitate, atât din punct de vedere tehnic, cât și financiar. Ofertele depuse includ soluții tehnice sofisticate care necesită o analiză detaliată și aprofundată din partea comisiei de evaluare, pentru a asigura conformitatea cu cerințele specificațiilor tehnice și a evaluării corecte a raportului calitate-preț.
- Necesitatea Clarificărilor suplimentare: Pe parcursul procedurii de evaluare, au fost identificate câteva neclarități în documentația depusă de către ofertanți, iar procesul de solicitare și obținere a clarificărilor suplimentare s-a desfășurat pe o perioadă mai lungă decât estimat. În unele cazuri, termenul acordat pentru transmiterea răspunsurilor la solicitările de clarificări nu a fost respectat integral, ceea ce a contribuit la prelungirea perioadei necesare pentru finalizarea evaluării.
- Resursele Umane: Comisia de evaluare este compusă dintr-un număr restrâns de specialiști, care au fost implicați și în alte proceduri simultane, fapt ce a redus eficiența evaluării în cadrul termenului prevăzut inițial. De asemenea, au existat situații neprevăzute de absență temporară a unor membri ai comisiei, ceea ce a dus la o întârziere suplimentară.
- Verificarea Conformității Documentației: Procesul de verificare a conformității documentației administrative și financiare a ofertelor a fost mai amplu decât anticipat, având în vedere existența unor oferte cu mai multe condiții specifice ce necesită o verificare mai atentă. Aceste proceduri implică o analiză riguroasă pentru a evita eventuale erori în procesul de selecție și pentru a asigura transparența și legalitatea întregii proceduri.
- Impactul Extern al Factoriilor Imprevizibili: De asemenea, în această perioadă, au existat evenimente externe care au afectat în mod indirect procesul de evaluare, precum modificări ale legislației relevante sau suspendarea temporară a unor activități administrative din cauza unor măsuri de urgență. Aceste aspecte au determinat o întârziere în procesul de evaluare a ofertelor.
Propunere de Prelungire a Termenului:
Având în vedere complexitatea procesului de evaluare, dar și importanța unei selecții corecte și transparente, propunem o prelungire a termenului de evaluare cu o perioadă de [x] zile lucrătoare, respectiv până la data de _______________ [data propusă]. Această prelungire va asigura că toate procedurile sunt desfășurate cu respectarea termenelor legale și că evaluarea se realizează într-un mod obiectiv și corect.
Concluzie:
În conformitate cu principiile transparenței și al corectitudinii, considerăm că această prelungire a termenului este justificată și necesară pentru a finaliza evaluarea într-un mod care să garanteze respectarea tuturor cerințelor legale și procedurale. Suntem de părere că aceasta va contribui la asigurarea unui rezultat final corect și benefic pentru toate părțile implicate, în special pentru autoritatea contractantă, care trebuie să selecționeze cea mai avantajoasă ofertă.
În acest sens, vă rugăm să aprobați prelungirea termenului de evaluare a ofertelor și să ne comunicați orice observații sau sugestii suplimentare.
Cu stimă,
[Semnătura]
[Funcția]
[Departamentul]
[Organizația]