Nr. ___________
Data: ___________
1. Introducere
Această notă explicativă are rolul de a detalia și justifica activitățile de inventariere și evaluare a bunurilor și stocurilor aflate în gestiunea unității noastre, în conformitate cu reglementările legale în vigoare. Inventarul se întocmește periodic, conform cerințelor interne și ale legislației contabile, cu scopul de a asigura corectitudinea și transparența în raportarea resurselor și a stocurilor. Aceasta are ca obiectiv principal verificarea conformității între evidențele contabile și situația fizică a bunurilor, în vederea evitării oricăror discrepanțe care ar putea afecta performanțele financiare ale organizației.
2. Obiectivele inventarierii
Inventarierea are drept scop:
- Confirmarea existenței și stării fizice a bunurilor și stocurilor.
- Identificarea eventualelor pierderi, deteriorări sau abateri față de planul de gestionare a resurselor.
- Evaluarea corectă a valorii bunurilor și stocurilor în conformitate cu principiile contabile aplicabile.
- Asigurarea unei gestionări eficiente a resurselor și minimizarea riscurilor de fraudă sau erori contabile.
- Actualizarea în timp real a evidențelor contabile și a registrelor interne de inventar.
3. Procedura de inventariere
În vederea întocmirii inventarului, s-a desfășurat o activitate complexă ce a presupus următoarele etape:
- Planificarea: Înainte de începerea procesului de inventariere, s-au stabilit obiectivele și responsabilitățile echipei de inventariere. Au fost desemnați responsabili de fiecare compartiment sau categorie de bunuri.
- Identificarea bunurilor: Toate bunurile și stocurile aflate în gestiunea entității au fost identificate, catalogate și etichetate corespunzător, pentru a se asigura o evidență corectă a acestora. Acestea au fost grupate pe categorii de produse, echipamente și alte bunuri, conform clasificațiilor interne.
- Verificarea fizică: S-a realizat o verificare detaliată a fiecărui bun, pe baza documentelor de recepție, facturi și evidențele contabile. Toate bunurile au fost inspectate pentru a se confirma starea lor fizică, iar orice diferențe între cantitățile raportate și cele efectiv găsite au fost înregistrate.
- Înregistrarea discrepanțelor: În situațiile în care au fost identificate diferențe între stocurile fizice și cele din evidențele contabile, s-a procedat la documentarea acestora și analiza cauzelor care le-au generat. Au fost întocmite procese verbale de constatare și au fost efectuate ajustări corespunzătoare în evidențele contabile.
- Evaluarea valorii bunurilor: Valoarea bunurilor inventariate a fost determinată conform reglementărilor contabile, utilizând prețul de achiziție sau valoarea de piață, după caz. În cazul stocurilor de marfă, s-au aplicat metodele contabile permise (costul mediu ponderat, FIFO etc.).
4. Situația finală a inventarului
După finalizarea procesului de inventariere, s-a întocmit un raport detaliat, care cuprinde următoarele informații:
- Cantitatea și valoarea fiecărui tip de bun: Sunt prezentate atât stocurile fizice, cât și valorile contabile aferente fiecărei categorii de bunuri.
- Diferențele constatate: În cazul în care au existat abateri între inventarul fizic și cel contabil, sunt descrise cauzele acestora și măsurile corective propuse.
- Recomandări pentru îmbunătățirea gestionării stocurilor: Se propun măsuri pentru eficientizarea procesului de inventariere în viitor, inclusiv implementarea de proceduri suplimentare de control intern.
5. Concluzii și recomandări
În urma desfășurării procesului de inventariere, s-au constatat următoarele:
- Stocurile sunt în general conforme cu evidențele contabile, cu excepția unor mici diferențe, care nu au impact semnificativ asupra bilanțului contabil.
- Unele bunuri au fost identificate ca fiind deteriorate sau uzate, motiv pentru care recomandăm ajustarea valorii acestora în registrele contabile.
- În ceea ce privește procedurile interne, se recomandă îmbunătățirea modului de actualizare a inventarului, precum și intensificarea controalelor periodice.
6. Măsuri corective și plan de acțiune
Pentru a preveni eventualele abateri în viitor și pentru a optimiza gestionarea inventarului, se propune următorul plan de acțiune:
- Revizuirea procedurilor interne de recepție și depozitare a bunurilor.
- Implementarea unui sistem informatic integrat pentru urmărirea în timp real a stocurilor și a fluxurilor de bunuri.
- Organizarea unor sesiuni de instruire periodică pentru personalul implicat în gestionarea stocurilor, cu scopul de a îmbunătăți eficiența și acuratețea proceselor.
7. Încheiere
În conformitate cu reglementările legale și procedurile interne ale companiei, procesul de inventariere a fost realizat cu atenție și profesionalism, iar rezultatele obținute sunt conforme cu standardele contabile aplicabile. Orice abateri minore au fost documentate și gestionate corespunzător, iar recomandările emise vor contribui la îmbunătățirea continuă a managementului stocurilor.
Semnătura responsabilului de inventariere
(nume, funcție, semnătura)
Semnătura directorului financiar
(nume, funcție, semnătura)