Data: _____________
Nume: _____________
Stimate domnule/doamnă _____________,
Prin prezenta, vă aducem la cunoștință o clarificare detaliată referitoare la greșelile înregistrate de casa de marcat în data de _____________, în cadrul tranzacțiilor efectuate în unitatea noastră, cu scopul de a oferi transparență și de a îmbunătăți procesele operaționale.
1. Descrierea greșelii:
În urma revizuirii transacțiilor procesate de casa de marcat, s-a constatat că în data menționată au apărut erori de înregistrare a unor sume datorate de către clienți. Aceste erori au fost cauzate de o serie de factori tehnici și umani, detaliați mai jos:
a) Eroare de operare manuală: O parte dintre operatorii casei de marcat au introdus incorect suma de plată sau au selectat produse din diverse categorii de produse care nu corespundeau cu cele vândute efectiv. Aceste erori au fost identificate și rectificate în sistem, iar procesul de validare a datelor va fi îmbunătățit pe viitor prin instruiri suplimentare ale personalului implicat.
b) Defecțiune tehnică a echipamentului: Casa de marcat a suferit o defecțiune minoră la nivelul software-ului de procesare a tranzacțiilor, care a dus la o eronare a codurilor de bare asociate produselor. În urma acestei defecțiuni, unele produse au fost facturate greșit, iar sumele afișate pe bonurile fiscale nu au reflectat valoarea corectă a tranzacției. Echipa tehnică a fost alertată imediat și defecțiunea a fost remediată în cel mai scurt timp.
c) Sincronizare greșită cu sistemul centralizat: În urma unei erori de sincronizare între casa de marcat și sistemul informatic centralizat de gestionare a stocurilor și tranzacțiilor, unele dintre bonurile fiscale emise nu au fost transmise corect către serverele fiscale. Această problemă a fost rectificată printr-o revizuire atentă a setărilor de configurare ale dispozitivului și a proceselor de integrare între echipamente.
2. Măsurile corective:
Pentru a preveni astfel de incidente în viitor și pentru a asigura un proces de vânzare corect și eficient, au fost implementate următoarele măsuri corective:
a) Revizuirea procedurilor interne de operare: Toți angajații vor participa la sesiuni suplimentare de instruire pentru a se familiariza cu corectitudinea și rigurozitatea procesării tranzacțiilor la casa de marcat. Se va pune un accent deosebit pe importanța verificării sumelor și a produselor înainte de emiterea bonurilor fiscale.
b) Monitorizarea continuă a echipamentului de marcat: Vor fi implementate verificări periodice ale echipamentelor de marcat pentru a identifica rapid orice disfuncționalitate și pentru a evita impactul asupra procesului de vânzare. În plus, se va utiliza un software de monitorizare în timp real, care să asigure actualizarea automată a bazei de date de produse și prețuri.
c) Actualizarea sistemului informatic: Sistemele informatice de gestionare a stocurilor și de integrare cu casele de marcat vor fi actualizate pentru a preveni erori de sincronizare și pentru a spori eficiența fluxurilor de date între echipamentele utilizate.
3. Impactul asupra clienților:
Erorile de procesare au avut un impact minim asupra clienților noștri, iar toți cei afectați au fost informați și au beneficiat de soluționarea rapidă a problemelor. În cazul în care au fost emise bonuri fiscale incorecte, s-au efectuat corecturi și, acolo unde a fost cazul, s-au oferit rambursări sau ajustări corespunzătoare în cadrul procedurilor de retur.
4. Concluzie:
Vă asigurăm că toate măsurile necesare pentru prevenirea unor astfel de greșeli vor fi implementate într-un termen scurt și că unitatea noastră se va conforma în totalitate reglementărilor în vigoare referitoare la utilizarea caselor de marcat și a sistemelor fiscale. În scopul de a îmbunătăți continuu procesele și de a asigura satisfacția deplină a clienților noștri, vom depune toate eforturile pentru a evita apariția unor incidente similare pe viitor.
Vă mulțumim pentru înțelegere și colaborare.
Cu stimă,
__________ (semnătura)
__________ (funcția)
__________ (numele companiei)