NOTĂ EXPLICATIVĂ PRIVIND ERORILE CONTABILE IDENTIFICATE ÎN CADRUL VERIFICĂRII ANUALE A SITUATIILOR FINANCIARE
1. Introducere
Prin prezenta notă explicativă, se detaliază eroarea contabilă identificată în cadrul verificării anuale a situațiilor financiare pentru perioada de referință ____________ (ex: 20__), cu scopul de a asigura transparența și corectitudinea informațiilor financiare prezentate în raport cu normele contabile și reglementările în vigoare. Erorile contabile sunt deficiențe identificate în procesul de înregistrare a tranzacțiilor, prezentarea datelor financiare sau aplicarea principiilor contabile, care pot influența în mod semnificativ imaginea fidelă a situațiilor financiare ale entității.
2. Descrierea erorii contabile
În urma auditului efectuat pentru perioada de referință ____________ (ex: 20__), s-a constatat o eroare în înregistrarea unei tranzacții financiare, respectiv a unei cheltuieli operaționale ce nu a fost înregistrată corespunzător în conturile contabile, respectiv în contul 611 „Cheltuieli cu serviciile executate de terți”. Eroarea a avut loc din cauza unei omisiuni în procesul de înregistrare a facturii emise de furnizorul _________, datată ____________ (ex: 15 mai 20__), care nu a fost procesată la momentul înregistrării. Conform analizei efectuate, valoarea totală a facturii se ridică la ___________ lei, iar suma neachitată a fost reportată fără a fi înregistrată în documentele contabile, ceea ce a dus la o subestimare a cheltuielilor operaționale și, implicit, a profitului impozabil.
3. Cauzele erorii
Principalele cauze care au condus la apariția erorii contabile sunt următoarele:
- Lipsa unei proceduri interne clare de înregistrare a facturilor: În cadrul procesului de înregistrare a facturilor, nu s-au aplicat proceduri adecvate de verificare și validare a documentelor în termenul corespunzător, ceea ce a condus la întârzierea procesării acestora în sistemul contabil.
- Lipsa unei sincronizări corecte între departamente: O altă cauză a fost insuficienta comunicare între departamentul financiar-contabil și departamentele de achiziții, care nu au transmis la timp informațiile referitoare la facturile înregistrate și scadente.
- Deficiențe în utilizarea software-ului contabil: S-a constatat că aplicația software utilizată pentru înregistrarea tranzacțiilor contabile nu a fost setată pentru a atrage atenția asupra omisiunii unor facturi înregistrate pe termen lung sau a tranzacțiilor restante.
4. Impactul erorii contabile asupra situațiilor financiare
Eroarea identificată are impact asupra următoarelor elemente din situațiile financiare:
- Cheltuieli operaționale: Cheltuielile operaționale au fost subestimate cu suma de ___________ lei, ceea ce a dus la o prezentare mai favorabilă a costurilor operaționale și a profitului net.
- Profitul impozabil: Deoarece cheltuielile nu au fost înregistrate, profitul impozabil al entității a fost supraestimat, iar impozitul pe profit corespunzător acestuia a fost mai mare decât valoarea corectă.
- Activele circulante: Suma menționată anterior, neregăsită în conturile de cheltuieli, a fost, în schimb, eronat înregistrată ca fiind o sumă disponibilă în contul de cash sau alte active circulante, influențând astfel poziția financiară generală a entității.
5. Corectarea erorii contabile
Pentru remedierea erorii contabile identificate, s-a procedat la următoarele măsuri corective:
- Regularizarea înregistrărilor contabile: S-au efectuat ajustările necesare în registrele contabile, astfel încât cheltuielile operaționale să fie corect reflectate în conturile corespunzătoare, iar profitul să fie recalculat conform noilor informații.
- Actualizarea procedurilor interne: S-au implementat măsuri pentru a asigura că toate facturile emise vor fi procesate în timp util, iar termenele de plată și înregistrare să fie respectate cu strictețe.
- Formare și instruire continuă: Echipa financiar-contabilă va participa la sesiuni de formare periodică privind utilizarea corectă a sistemelor informatice și aplicarea corectă a normelor contabile.
6. Concluzii și recomandări
În urma evaluării erorii contabile și a măsurilor corective implementate, considerăm că situațiile financiare pentru perioada de referință ____________ (ex: 20__) reflectă o imagine fidelă a situației financiare a entității, conform principiilor contabile în vigoare. Este recomandat ca entitatea să efectueze periodic evaluări interne ale proceselor contabile și să adopte măsuri suplimentare de prevenire a unor eventuale erori similare în viitor.
De asemenea, este esențial ca managementul să continue să investească în îmbunătățirea comunicării între departamentele implicate în procesul financiar-contabil, iar personalul să fie instruit în mod constant în vederea îmbunătățirii proceselor interne.
Semnătura:
Data: ___________