Nr. ___________
Data: ___________
Către: [Destinatarul notei explicative, de obicei superiorul direct al angajatului]
Subiect: Expunere detaliată referitoare la [subiectul specific, de exemplu: comportamentul/performanța angajatului, o abatere disciplinară, întârzierea la serviciu etc.]
Stimate [Titlu/Funcție destinatatar],
Subsemnatul [Numele angajatului], în calitate de [Funcția angajatului] la [Numele companiei], în urma solicitării dumneavoastră din data de ___________, vă prezint această notă explicativă, în scopul de a clarifica situația legată de [problema sau situația în cauză, de exemplu: întârzierea repetată la serviciu, nerespectarea normelor interne, o eroare în realizarea sarcinilor de serviciu etc.].
- Contextul situației
[În această secțiune, angajatul va oferi o descriere generală a contextului care a dus la problema semnalată. De exemplu, dacă este vorba de întârzierea la serviciu, angajatul va explica circumstanțele care au contribuit la acest lucru.]
Exemplu: „În perioada [specificați perioada], am întâmpinat dificultăți legate de [ex: transportul public, condiții meteorologice extreme etc.], care au afectat punctualitatea mea la locul de muncă. În ciuda eforturilor de a ajunge la timp, au apărut întârzieri din cauza [motivele specifice].”
- Descrierea situației și impactul asupra activității
[Detalii suplimentare despre evenimentul care a generat necesitatea notei explicative. Angajatul va explica în detaliu ce s-a întâmplat, impactul acestui fapt asupra activității sau a echipei și dacă s-au luat măsuri corective de către angajat.]
Exemplu: „Am fost conștient de impactul negativ al întârzierilor asupra echipei și a activității departamentului. Deși am încercat să compensez timpul pierdut prin [ex: munca suplimentară, schimbarea programului], am înțeles că aceste întârzieri au afectat fluxul de lucru și eficiența echipei.”
- Măsuri luate pentru remedierea situației
[În această secțiune, angajatul va descrie măsurile pe care le-a luat sau intenționează să le ia pentru a preveni repetarea situației.]
Exemplu: „Începând cu data de ___________, am implementat următoarele măsuri pentru a îmbunătăți punctualitatea:
- Am reconfigurat programul de transport pentru a ajunge mai devreme la serviciu.
- Am stabilit o alarmă suplimentară pentru a preveni întârzierile.
- În cazul în care întâmpin dificultăți, voi informa din timp superiorii directi și voi propune soluții alternative.”
- Concluzii și angajamente
În urma acestei analize, doresc să reafirm angajamentul meu față de respectarea normelor companiei și față de îndeplinirea responsabilităților la cele mai înalte standarde. Îmi cer scuze pentru disconfortul creat și mă angajez să depun toate eforturile necesare pentru a preveni astfel de situații în viitor. Vă asigur de întreaga mea disponibilitate și dorință de a corecta orice problemă apărută.
- Documentația anexă (dacă este cazul)
În sprijinul celor prezentate, sunt dispus să furnizez următoarele documente sau informații suplimentare, dacă este necesar:
- [Documentul 1, dacă este cazul]
- [Documentul 2, dacă este cazul]
- Încheiere
În concluzie, vă mulțumesc pentru înțelegerea și sprijinul acordat în clarificarea acestei situații. Rămân la dispoziția dumneavoastră pentru orice detalii suplimentare sau clarificări necesare.
Cu stimă,
[Semnătura angajatului]
[Numele complet al angajatului]
[Funcția angajatului]
[Datele de contact ale angajatului]