Data: ________________________
Număr referință: ________________________
Către:
Subiect: Notă estimativă privind achizițiile necesare
Stimate/Stimata [Titlul și Numele destinatarului],
În conformitate cu politica internă a [Numele instituției/companiei] privind achizițiile și procesul de planificare a resurselor, prezentăm mai jos nota estimativă privind achizițiile necesare pentru perioada [specificați perioada relevantă, de ex. „anul 20__” sau „semestrul I, 20__”].
1. Descrierea Achizițiilor Propuse:
Pentru asigurarea funcționării eficiente și îndeplinirii obiectivelor strategice, sunt necesare următoarele categorii de bunuri și servicii:
- Produse/Servicii:
Detalierea produselor sau serviciilor necesare, specificând cantitățile, caracteristicile tehnice și scopul pentru fiecare achiziție.
De exemplu:- 50 unități laptopuri, procesor Intel i7, memorie RAM 16 GB, SSD 512 GB, pentru echipamente IT.
- 200 unități de hârtie A4, 80 g, pentru birou.
- Servicii de curățenie pentru sediul central, de 3 ori pe săptămână.
- Justificarea achiziției:
Explicația motivului achiziției și impactul asupra activității instituției/companiei, cum ar fi creșterea eficienței operaționale, îmbunătățirea infrastructurii IT, reducerea costurilor, etc. - Termene și Condiții:
Detaliile privind termenul de livrare estimat pentru fiecare categorie de produse/servicii. De asemenea, se vor include eventuale cerințe suplimentare (garanții, suport tehnic, etc.).
2. Estimarea Valorii Achizițiilor:
În funcție de cerințele specificate mai sus, valoarea estimată a achizițiilor se detaliază astfel:
| Nr. Crt. | Descriere produs/serviciu | Cantitate | Preț unitar (fără TVA) | Valoare totală estimată (fără TVA) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Laptopuri pentru birou | 50 unități | 3.500 RON | 175.000 RON |
| 2 | Hârtie A4 | 200 pachete | 20 RON | 4.000 RON |
| 3 | Servicii curățenie | 12 luni | 1.000 RON/lună | 12.000 RON |
Total estimativ achiziții (fără TVA): 191.000 RON
TVA estimat (19%): 36.290 RON
Total estimativ achiziții (cu TVA): 227.290 RON
3. Sursa de Finanțare:
Pentru achizițiile menționate, finanțarea va fi asigurată din [specificați sursa de finanțare, de ex. „bugetul alocat pentru infrastructura IT”, „bugetul pentru dotări birou”, „fonduri proprii”, etc.]. În cazul în care se aplică reglementări specifice sau fonduri externe, acestea vor fi precizate conform reglementărilor interne și ale legislației în vigoare.
4. Procedura de Achiziție:
Având în vedere valoarea estimativă a achizițiilor, procedura va respecta următoarele etape:
- Se va întocmi documentația necesară pentru selecția ofertelor conform reglementărilor interne și legislației aplicabile.
- Vor fi solicitate oferte de la furnizori acreditați și de încredere.
- Se va realiza evaluarea ofertelor și selecția furnizorilor pe baza celor mai favorabile condiții comerciale și tehnice.
- Achizițiile vor fi realizate conform termenelor și condițiilor stipulate în contractele încheiate cu furnizorii.
5. Termene și Următorii Pași:
- Termen estimativ de lansare a procedurii de achiziție: [data estimată].
- Termen estimativ pentru livrare: [data estimată].
- Termen de finalizare a achizițiilor: [data estimată].
În acest context, vă rugăm să aprobați nota estimativă și să ne indicați eventualele observații sau modificări necesare.
Concluzie:
Achizițiile detaliate în prezenta notă sunt esențiale pentru [scopul specific al achizițiilor, ex: modernizarea infrastructurii IT, îmbunătățirea serviciilor interne etc.], iar implementarea acestora va contribui direct la atingerea obiectivelor strategice stabilite.
Vă mulțumim pentru sprijinul acordat și așteptăm aprobarea dumneavoastră.
Cu stimă,
[Semnătura]
[Funcția]
[Datele de contact]
[Numele instituției/companiei]