Către: [Numele departamentului sau persoanei responsabile]
Data: ____________
Subiect: Notificare privind neconformitatea identificată în cadrul procesului [specificați procesul/situația]
În urma verificării și a analizei efectuate în cadrul procesului de [specificați procesul sau activitatea], s-a constatat o neconformitate semnificativă față de standardele și reglementările prevăzute în [menționați documentele relevante: reglementări interne, norme externe, specificații ale clientului etc.]. Această neconformitate afectează în mod direct [descrierea impactului asupra procesului/serviciului/produsului] și poate conduce la [consecințele posibile, de exemplu, întârzieri, pierderi financiare, scăderea calității, nerespectarea cerințelor clientului etc.].
Detaliile neconformității:
- Descrierea neconformității:
[Descriere detaliată a neconformității identificate, incluzând circumstanțele în care aceasta a fost observată. Menționați orice parametrii relevanți, date, locații sau echipamente implicate.] - Condiții sau proceduri implicate:
[Descrierea procedurilor sau normelor interne care nu au fost respectate, precum și circumstanțele sau motivele care au dus la abateri.] - Cauzele neconformității:
[Analiza cauzelor care au condus la apariția neconformității. Acestea pot include factori umani, tehnici, logistici, procedurali, etc.] - Impactul asupra procesului:
[Explicarea modului în care această neconformitate afectează procesul în ansamblu, echipele implicate, termenul de livrare sau produsul final. Menționați orice riscuri sau vulnerabilități asociate.]
Măsuri corective propuse:
- Măsuri imediate:
[Detaliați măsurile care trebuie luate pentru a remedia imediat neconformitatea, precum ajustarea procesului, oprirea activităților afectate sau înlocuirea componentelor neconforme.] - Măsuri preventive:
[Descrierea acțiunilor care vor fi implementate pentru a preveni apariția unor situații similare în viitor. Acestea pot include modificări ale procedurilor, instruirea personalului, audituri periodice, etc.] - Termene de implementare:
[Specificați termenele limita pentru implementarea măsurilor corective și preventive.] - Responsabilități:
[Identificați persoanele sau departamentele responsabile de implementarea măsurilor și de monitorizarea acestora.]
Recomandări suplimentare:
În vederea asigurării unei bune implementări a măsurilor corective, este recomandat ca următoarele acțiuni suplimentare să fie luate în considerare:
[Includeți orice recomandări relevante pentru îmbunătățirea procesului sau prevenirea unor neconformități viitoare.]
Concluzii:
Este esențial ca toate persoanele implicate în procesul de producție/serviciu să acorde o atenție deosebită măsurilor corective menționate și să colaboreze pentru remedierea rapidă a acestei neconformități. În caz contrar, riscurile pentru organizație pot crește semnificativ, iar reputația companiei ar putea fi afectată.
Vă rugăm să confirmați primirea acestei note de neconformitate și să ne transmiteți planul de acțiune conform măsurilor menționate.
Semnătura autorului:
[Numele și funcția]
Semnătura responsabilului:
[Numele și funcția]