Nr. ____________ / ____________
Data: ____________
Către:
[Denumirea Departamentului / Altei entități / Persoanei responsabile]
Subiect: Intrare recepție și constatarea diferențelor de cantitate/calitate la produsele/serviciile livrate
- Introducere:
Prin prezenta, vă comunicăm cu privire la recepția mărfurilor/serviciilor livrate în data de _____________, conform contractului de furnizare/achiziție nr. ____________ din ____________. În urma procesului de recepție, s-au constatat diferențe semnificative între cantitățile și/sau calitățile prevăzute în documentele de livrare și cele efectiv primite.
- Detalii privind livrarea:
- Furnizor: [Denumirea Furnizorului]
- Destinatar: [Denumirea Companiei / Entității Beneficiare]
- Numărul documentului de livrare: ____________
- Data livrării: ____________
- Produse/Servicii livrate: [Descriere detaliată a produselor/serviciilor]
- Cantitate totală livrată: ____________
- Cantitate conformă contractului: ____________
- Constatarea diferențelor:
În urma verificării fizice și documentare a mărfurilor/serviciilor livrate, s-au identificat următoarele diferențe:
- Diferențe cantitative:
- Cantitatea livrată a fost de _______ unități, față de __________ unități conform contractului.
- Diferența de cantitate se ridică la _______ unități, reprezentând o discrepanță de _______% din totalul livrării.
- Diferențe calitative:
- La livrarea produselor, au fost constatate neconformități în ceea ce privește [descrierea problemelor de calitate, de exemplu: dimensiuni, ambalaje deteriorate, funcționalitate, etc.].
- Produsele neconforme sunt: [detalierea produselor afectate și natura diferențelor, incluzând eventuale fotografii sau documente anexate].
- Impactul diferențelor constatate:
Aceste diferențe de cantitate și calitate au un impact direct asupra [activității noastre de producție, livrării ulterioare, termenelor de livrare, etc.], care ar putea cauza întârzieri și/sau costuri suplimentare. În plus, neconformitățile de calitate ar putea afecta grav standardele și cerințele de performanță impuse de contract.
- Măsuri propuse:
Având în vedere cele menționate mai sus, solicităm următoarele măsuri urgente pentru remedierea situației:
- Înlocuirea produselor neconforme sau livrarea suplimentară a cantităților lipsă, conform termenilor stipulați în contract.
- Verificarea suplimentară a loturilor de produse și a proceselor de control al calității utilizate de către furnizor, pentru a preveni apariția unor asemenea discrepanțe în viitor.
- Stabilirea unui termen limită pentru rectificarea diferențelor, respectiv pentru livrarea restanțelor sau înlocuirea produselor neconforme. Propunem termenul de ____________.
- Concluzii:
Reiterăm necesitatea unei rezolvări rapide și eficiente a problemelor constatate, pentru a evita orice disfuncționalitate în derularea activității noastre. Apreciem promptitudinea și colaborarea dvs. în acest sens și ne exprimăm încrederea că diferențele semnalate vor fi soluționate într-un termen scurt.
În cazul în care considerați că sunt necesare informații suplimentare sau clarificări, vă stăm la dispoziție pentru a discuta aceste aspecte în detaliu.
Vă mulțumim pentru înțelegere și cooperare.
Semnătura:
[Semnătura reprezentantului companiei]
[Numele complet și funcția]
[Date de contact: telefon, email]
Anexe:
- Copie a documentului de livrare
- Fotografii ale produselor neconforme
- Alte documente relevante