Notă de constatare lipsă inventar

Leave a Comment / Registru și Inventar / By

Nr. _____________
Data: _____________

Către: [Numele Departamentului/Unității Responsabile]
Subsemnatul: [Numele responsabilului], în calitate de [Funcția], vă adresez prezenta Notă de Constatare a Lipsărilor din Inventar, ca urmare a efectuării inventarierii fizice a bunurilor din patrimoniul [denumirea companiei/entității], conform procedurii interne de inventariere, prevăzută în [menționarea documentului relevant, dacă este cazul].

1. OBIECTUL CONSTATAREI

În urma verificării inventarului fizic efectuat la data de _____________, s-au constatat diferențe semnificative între cantitățile de bunuri înregistrate în evidențele contabile și stocurile fizice aflate efectiv la locația de depozitare. Lista detaliată a bunurilor lipsă, cu descrierea acestora și valoarea estimată, este inclusă în anexele acestei note.

Diferențele constatate în inventar sunt detaliate după cum urmează:

Nr. Crt.Denumire Bun / ObiectCantitate înregistratăCantitate fizicăDiferențăValoare estimată (RON)Observații
1[Numele Bunului][Cantitatea][Cantitatea][Diferență][Valoare][Observații]
2[Numele Bunului][Cantitatea][Cantitatea][Diferență][Valoare][Observații]
…………………

Observații suplimentare:

  • S-au identificat lipsuri în cadrul [numele locației de depozitare], atât pentru bunuri de mică valoare, cât și pentru echipamente de valoare mare.
  • Inventarul a fost efectuat de o echipă de [număr] persoane, pe baza unor proceduri standardizate de verificare a stocurilor, conform [actului normativ sau procedurii interne].
  • În cadrul inventarierii, au fost utilizate tehnologii moderne de scanare a codurilor de bare și înregistrare a bunurilor, cu scopul de a minimiza riscurile de eroare umană.

2. CIRCUMSTANȚELE LIPSURILOR

Analiza preliminară a situatiei indică posibile cauze pentru lipsurile identificate, care pot include:

  1. Erori de proces: Proceduri de înregistrare sau actualizare a inventarului neconforme, fie din partea personalului implicat în gestionarea stocurilor, fie din cauza unor greșeli în utilizarea sistemelor informatice de gestiune.
  2. Furturi sau deteriorări: Lipsurile pot fi rezultatul unor acte de furt sau deteriorări necontrolate ale bunurilor, posibil generate de managementul incorect al stocurilor, defecte de securitate sau lipsa unui control riguros asupra accesului în zona de depozitare.
  3. Alte cauze operaționale: Discrepanțe generate de mișcări neînregistrate corect în sistemul de evidență, mutări neautorizate de bunuri, sau greșeli în procesul de recepție/mutare.

3. MĂSURI PROPUSE

În scopul soluționării acestei situații și pentru prevenirea unor eventuale evenimente similare în viitor, propunem următoarele măsuri:

  1. Revizuirea procedurilor interne de inventariere: Este necesară actualizarea și consolidarea procedurilor interne, pentru a elimina orice lacune existente. Aceasta va include un audit detaliat al proceselor de achiziție, depozitare și mișcare a bunurilor.
  2. Îmbunătățirea instruirii personalului: Organizarea unor sesiuni de formare periodică pentru angajații implicați în gestionarea stocurilor, pentru a asigura conformitatea cu procedurile de inventariere și manipulare a bunurilor.
  3. Implementarea unui sistem de control mai riguros: Se va implementa un sistem de monitorizare mai eficient al stocurilor, prin utilizarea unor soluții informatice moderne care permit urmărirea în timp real a bunurilor aflate în gestiune.
  4. Investigarea cauzelor: În cazul în care lipsurile sunt semnificative sau recurente, se va organiza o anchetă internă pentru a stabili cauzele exacte ale acestora, inclusiv posibile acte de fraudă sau neglijență, iar măsurile disciplinare vor fi aplicate conform regulamentelor interne.
  5. Inventariere periodică: Stabilirea unui program mai frecvent de inventariere fizică (lunar/trimestrial) pentru a monitoriza evoluția stocurilor și a depista orice discrepanță în timp util.

4. CONCLUZII

În urma analizării informațiilor prezentate, se constată că [denumirea organizației] a înregistrat o diferență semnificativă între inventarul fizic și cel contabil, ceea ce poate afecta integritatea și exactitatea rapoartelor financiare. Este esențial să se aplice măsurile corective propuse pentru a preveni apariția unor asemenea situații în viitor și pentru a asigura o gestionare eficientă și transparentă a resurselor companiei.

Vă mulțumesc pentru atenție și colaborare,

Semnătura: ___________________
Numele: ______________________
Funcția: ______________________
Data: _________________________

Chat