Subsemnatul ______________________, în calitate de ______________________, având funcția de ______________________ la ______________________, în temeiul dispozițiilor legale aplicabile și al procedurilor interne de verificare, am efectuat o serie de constatări și verificări cu privire la activitățile desfășurate de ______________________ (denumit în continuare „Societatea”), în cadrul ______________________ (locația / obiectul activității).
1. Obiectul verificărilor:
În perioada cuprinsă între ______________________ și ______________________, am desfășurat o verificare detaliată a proceselor și documentelor aferente activităților economice și financiare ale Societății, având în vedere următoarele aspecte:
- Verificarea conformității înregistrărilor contabile și a documentelor justificative;
- Monitorizarea respectării reglementărilor legale în vigoare privind procedurile de control intern și audit financiar;
- Evaluarea gradului de implementare a măsurilor de protecție a datelor personale și a securității cibernetice;
- Examinarea conformității cu prevederile fiscale aplicabile.
2. Metodologia de verificare:
Pentru realizarea verificărilor, am utilizat următoarele metode și proceduri:
- Revizuirea documentelor contabile și financiare (facturi, extrase bancare, registrul de casă, rapoarte financiare);
- Interviuri cu personalul desemnat pentru gestionarea activităților interne ale Societății, în special cu responsabilul de contabilitate și cel de compliance;
- Analiza procedurilor interne de control financiar și verificarea implementării acestora;
- Comparația între normele legislative aplicabile și practicile observate în cadrul Societății;
- Testarea sistemelor de gestionare a datelor și a fluxurilor de informații sensibile.
3. Constatări:
În urma verificărilor efectuate, am constatat următoarele:
- Conformitatea înregistrărilor contabile: Toate înregistrările financiare efectuate în perioada analizată au fost realizate în concordanță cu reglementările contabile și fiscale în vigoare, iar documentele justificative (facturi, bonuri, contracte etc.) sunt conforme și păstrate în mod corespunzător. Nu au fost identificate discrepanțe semnificative în bilanțul contabil și situațiile financiare.
- Proceduri interne de control: Societatea a implementat proceduri de control intern care sunt în general adecvate, însă am identificat câteva neconformități minore privind actualizarea procedurilor interne în cazul schimbărilor legislative recente. Recomandăm o revizuire detaliată a acestora pentru a reflecta în mod corect modificările legislative.
- Respectarea normelor de protecție a datelor: Am constatat că Societatea respectă majoritatea reglementărilor referitoare la protecția datelor personale (GDPR), însă există unele lacune în procedurile de stocare și arhivare a datelor sensibile. În acest sens, recomandăm implementarea unor măsuri suplimentare de securizare a arhivelor electronice.
- Sisteme informatice și securitate cibernetică: La nivelul infrastructurii IT a Societății au fost observate proceduri bune în ceea ce privește protecția datelor și a sistemelor informatice. Totuși, am identificat necesitatea unui audit mai detaliat al sistemelor de securitate pentru a preveni eventualele breșe de securitate.
- Conformitatea cu reglementările fiscale: Societatea respectă în general prevederile fiscale aplicabile, dar în urma analizării documentelor fiscale, am observat câteva erori minore în completarea unor declarații, care pot fi corectate printr-o verificare mai atentă a documentelor înregistrate.
4. Recomandări:
Având în vedere constatările de mai sus, recomandăm următoarele măsuri:
- Revizuirea procedurilor interne de control financiar pentru a asigura alinierea acestora la noile reglementări legislative;
- Implementarea unui sistem mai robust de protecție a datelor sensibile, inclusiv prin criptarea informațiilor și arhivarea acestora conform cerințelor legale;
- Efectuarea unui audit complet al infrastructurii IT, în vederea identificării potențialelor vulnerabilități în sistemele de securitate cibernetică;
- Îmbunătățirea procesului de verificare a documentelor fiscale înainte de depunerea acestora pentru a preveni erorile și a respecta termenele fiscale.
5. Concluzii:
În urma verificărilor efectuate, pot concluziona că Societatea îndeplinește în mare parte cerințele legale și procedurale aplicabile în domeniul său de activitate. Totuși, sunt necesare anumite măsuri de îmbunătățire în domeniul controlului intern, protecției datelor și securității cibernetice. Implementarea recomandărilor menționate va contribui la consolidarea sistemului de management intern și va asigura conformitatea deplină cu reglementările în vigoare.
Data: ______________________
Semnătura: ______________________
[Funcția]
[Semnătura și ștampila instituției, dacă este cazul]