Subsemnatul _____________, în calitate de _____________ (funcția ocupată), în cadrul _____________ (instituția/organizația), având în vedere prevederile legale în vigoare și documentele referitoare la activitatea desfășurată, întocmesc prezenta Nota de constatare în vederea informării și luării măsurilor necesare pentru remedierea situației constatate.
1. INTRODUCERE
Prin prezenta notă, se urmărește evidențierea aspectelor referitoare la _____________ (scurtă descriere a obiectului de activitate sau situației care face obiectul constatării), în urma verificărilor realizate la _____________ (locul unde a avut loc verificarea). Scopul acestei note este de a furniza un raport detaliat privind constatările și măsurile ce se impun pentru îmbunătățirea sau remedierea situației.
2. CONSTATĂRI
În urma verificării documentației și efectuării controlului direct, s-au constatat următoarele aspecte:
- (Primul punct de constatare) – Detalii precise privind observațiile făcute (de exemplu, „În cadrul evaluării documentației financiare aferente lunii septembrie, s-a observat o discrepanță între valorile raportate și cele înregistrate efectiv în sistemul informatic.”).
- (Al doilea punct de constatare) – Descrierea unui alt punct semnificativ (de exemplu, „La nivelul departamentului de achiziții, s-au identificat mai multe facturi neachitate în termenul prevăzut de legislația în vigoare.”).
- (Al treilea punct de constatare) – Alte observații relevante (de exemplu, „Verificările efectuate în depozitul central au evidențiat o diferență între stocul fizic și cel înregistrat în gestiune, care necesită clarificări.”).
3. CONCLUZII
În urma constatărilor făcute, se remarcă faptul că, deși activitățile sunt în general conforme cu normele și reglementările interne, există anumite deficiențe care impun corectarea în termenii și condițiile stabilite prin legile aplicabile. Astfel, se impun următoarele măsuri:
- Implementarea unor măsuri suplimentare de control financiar pentru a evita discrepanțele între raportările interne și realitatea fizică.
- Revizuirea procesului de achiziții pentru a asigura respectarea strictă a termenelor de plată și a reglementărilor legale.
- Verificarea periodică a stocurilor și realizarea unei inventarieri complete a bunurilor, conform procedurilor interne.
4. RECOMANDĂRI
- Revizuirea procedurilor interne – Se recomandă ajustarea proceselor interne pentru o mai bună corelare a datelor și o gestiune eficientă a resurselor.
- Formarea personalului – Este necesar un program de formare continuă pentru personalul implicat în activitățile de control financiar și achiziții, în vederea asigurării unei mai bune înțelegeri și respectări a reglementărilor aplicabile.
- Monitorizarea implementării măsurilor – Recomandăm un control periodic pentru a monitoriza implementarea măsurilor corective propuse și pentru a evalua eficiența acestora.
5. CONCLUZIE FINALĂ
În urma analizei efectuate, consider că situația de față poate fi corectată prin aplicarea măsurilor și recomandărilor de mai sus. Este esențial ca toate deficiențele identificate să fie soluționate într-un interval de timp rezonabil, pentru a asigura conformitatea cu normele legale și a îmbunătăți procesele interne ale instituției/organizației.
6. SEMNĂTURA ȘI APROBAREA
Prezenta notă de constatare a fost întocmită în conformitate cu prevederile legale și a fost semnată de către subsemnatul _____________, la data de _____________.
Subsemnatul:
(numele, funcția, semnătura)
Aprobat de:
(numele, funcția, semnătura)
Anexe:
- Anexa 1: Raport de verificare
- Anexa 2: Documente justificative
- Anexa 3: Alte materiale relevante