Negociere

Subiect: Negocierea Condițiilor Contractuale pentru Furnizarea de Servicii IT

Data: ________________________

Locație: ________________________

Părțile implicate:

1. Reprezentantul Companiei X (Furnizor): ________________________
2. Reprezentantul Companiei Y (Beneficiar): ________________________

1. Introducere

Negocierea de față se concentrează pe stabilirea unui acord între Compania X, furnizor de servicii IT, și Compania Y, beneficiarul acestor servicii. Obiectivul principal al întâlnirii este definirea termenilor și condițiilor privind livrarea și implementarea soluțiilor tehnologice, astfel încât ambele părți să ajungă la un acord reciproc avantajos. De asemenea, se vor discuta clauzele referitoare la preț, termenii de plată, durata contractului și condițiile de suport post-implementare.

2. Contextul Negocierii

Compania Y își propune să îmbunătățească infrastructura IT și să adopte soluții software personalizate care să răspundă nevoilor sale specifice. În acest sens, a contactat mai mulți furnizori, dintre care a selectat Compania X datorită reputației sale și a experienței dovedite în implementarea soluțiilor tehnologice complexe.

De asemenea, Compania X a analizat cerințele tehnice și operaționale prezentate de Compania Y și a venit cu o propunere detaliată privind soluțiile IT disponibile, estimând costurile și termenele de livrare.

3. Termeni de Negociere

a. Prețul Serviciilor și Condițiile de Plată

• Compania Y: „În ceea ce privește prețul propus de Compania X, considerăm că valoarea totală este semnificativ mai mare decât estimările noastre inițiale. Aș dori să discutăm posibile reduceri pentru implementarea unei soluții personalizate, având în vedere volumul mare de servicii pe care le vom solicita.”
• Compania X: „Înțelegem preocupările dumneavoastră legate de costuri și suntem dispuși să discutăm o reducere aplicabilă în funcție de volumul de achiziții și de durata contractului. Totuși, trebuie subliniat că soluțiile propuse includ un pachet complet de servicii de suport, actualizări și personalizare continuă, aspecte care justifică valoarea finală a ofertei.”

Propunere de compromis:
Compania X va oferi o reducere de 10% pentru achizițiile de servicii suplimentare pe termen de 3 ani. În plus, Compania Y va beneficia de opțiunea de a plăti în rate lunare pe parcursul primelor 12 luni de la implementare.

b. Durata Contractului

• Compania Y: „Avem în vedere un contract pe termen de 2 ani, cu posibilitatea de a-l prelungi. Totuși, având în vedere incertitudinile pieței și schimbările tehnologice rapide, consider că o perioadă mai scurtă ar fi mai potrivită pentru a evalua eficiența soluțiilor propuse.”
• Compania X: „Pentru a asigura o implementare de succes și pentru a beneficia de cele mai bune condiții financiare, recomandăm un contract pe termen de 3 ani, cu posibilitatea de a revizui și ajusta condițiile anuale, în funcție de performanța soluțiilor livrate.”

Propunere de compromis:
Se va semna un contract inițial pe 2 ani, cu o clauză de revizuire anuală a termenilor și condițiilor pe baza feedback-ului oferit de Compania Y. La sfârșitul celor 2 ani, părțile vor evalua opțiunile de prelungire pe termen lung.

c. Livrarea și Implementarea Soluției

• Compania Y: „Este esențial pentru noi ca soluțiile să fie implementate într-un termen rezonabil. Avem un calendar intern foarte strict, iar orice întârziere ar putea afecta proiectele noastre interne.”
• Compania X: „Înțelegem importanța unui calendar precis și ne angajăm să livrăm soluția completă în termen de 4 luni de la semnarea contractului. Totuși, este important de subliniat că acest termen poate varia în funcție de complexitatea cerințelor specifice și de modificările ulterioare solicitate.”

Propunere de compromis:
Se va stabili un termen fix de livrare a soluției de 4 luni, cu posibilitatea de a ajusta acest termen doar în cazul unor modificări semnificative ale cerințelor inițiale. În plus, Compania X va oferi un plan detaliat de implementare, cu etape clare și termene intermediare.

d. Suport Post-Implementare

• Compania Y: „Ne dorim un pachet de suport extins, care să includă asistență continuă, actualizări regulate și garanția unui timp de răspuns rapid în caz de incidente tehnice.”
• Compania X: „Pachetul standard de suport pe care îl oferim include asistență 24/7 și actualizări lunare. Totuși, pentru un pachet premium, putem include asistență dedicată, timpi de răspuns reduși și actualizări personalizate la cerere.”

Propunere de compromis:
Compania Y va opta pentru pachetul premium de suport, care include asistență dedicată și timpi de răspuns de maximum 4 ore, cu un cost adițional de 5% din valoarea totală a contractului anual. De asemenea, se va stabili un plan de instruire continuă pentru echipa IT a Companiei Y.

4. Încheierea Negocierii

După o discuție detaliată și având în vedere flexibilitatea ambele părți, au fost stabilite următoarele condiții esențiale pentru încheierea acordului:

• Un discount de 10% pentru achizițiile suplimentare pe termen de 3 ani.
• Semnarea unui contract pe 2 ani, cu evaluare anuală a performanței și posibilitate de prelungire.
• Livrarea soluției IT într-un termen de 4 luni de la semnarea contractului.
• Optarea pentru pachetul premium de suport post-implementare, cu un cost suplimentar de 5%.

În concluzie, ambele părți consideră că au ajuns la un acord echitabil, care să răspundă nevoilor și așteptărilor lor. Următorul pas este semnarea contractului și demararea implementării soluției.

Semnătura Reprezentantului Companiei X:

Semnătura Reprezentantului Companiei Y:

Data: ________________________