Data întocmirii: ____________
Locația arhivei: ____________
Responsabil arhivă: ____________
Secțiunea I: Documente administrative
- Procese verbale ale ședințelor directoratului
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Procese verbale detaliate ale ședințelor de conducere, cu referire la principalele decizii strategice și operaționale.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Contracte de muncă
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Contracte individuale de muncă încheiate cu angajații, inclusiv anexe, modificări și acte adiționale.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Documente fiscale și financiare
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Documente de evidență fiscală, balanțe contabile, rapoarte financiare, declarații fiscale, etc.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Secțiunea II: Documente juridice
- Acte de constituire a societății
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Acte de înființare a societății comerciale, statutul societății și actele adiționale.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Procese și hotărâri judecătorești
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Rapoarte, procese verbale și hotărâri judecătorești legate de litigii în care societatea este parte.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Autorizări și licențe
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Licențe, autorizații și permise pentru desfășurarea activității companiei.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Secțiunea III: Documente de personal
- Fișe de evaluare a performanței angajaților
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Fișe detaliate pentru evaluarea profesională anuală a angajaților, inclusiv obiective, evaluări și recomandări.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Declarații de impozit pe venit
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Declarații fiscale anuale pentru impozitul pe venit, cu documentele justificative aferente.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Formulare de concediu medical și concediu de odihnă
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Cereri și formulare oficiale pentru concediu medical, concediu de odihnă și alte absențe.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Secțiunea IV: Documente operazionale
- Planuri de proiect și rapoarte de progres
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Planuri detaliate pentru diverse proiecte interne, cu rapoarte de progres și evaluări ale etapelor.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Proceduri operaționale standard
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Proceduri și instrucțiuni interne pentru diverse activități operaționale ale companiei.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Secțiunea V: Documente de marketing și publicitate
- Campanii publicitare și de marketing
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Detalii și rapoarte despre campaniile publicitare și de marketing desfășurate, inclusiv materiale promoționale și analize de performanță.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Studii de piață
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Raporturi și analize detaliate privind studiile de piață și cercetările de consum, cu recomandări pentru strategia de dezvoltare a afacerii.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Secțiunea VI: Documente de securitate și sănătate în muncă
- Evaluări ale riscurilor de muncă
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Evaluări de risc și rapoarte privind securitatea și sănătatea în muncă, planuri de măsuri preventive și corective.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
- Formulare de accidente de muncă și incidente
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Documente oficiale referitoare la accidentele de muncă sau incidentele raportate în cadrul companiei.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Secțiunea VII: Documente de închidere și arhivare
- Documente arhivate conform normelor interne
- Perioada: ____________
- Nr. înregistrare: ____________
- Descriere: Documente care au fost finalizate, încheiate sau expirate conform politicii interne de arhivare, destinate depozitării pe termen lung.
- Număr pagini: ____________
- Condiție fizică: Bună / Medie / Proastă
- Localizare în arhivă: Raftul nr. ____________
Nota finală: Această listă a fost realizată pentru a reflecta structura și procedurile de arhivare ale companiei ____________. Orice document adăugat sau modificat va trebui să fie înregistrat corespunzător în sistemul de inventar. Arhivarea se face în conformitate cu reglementările legale și cu politica internă privind gestionarea documentelor.
Toate câmpurile pot fi completate în funcție de specificul fiecărei organizații, iar locațiile și starea documentelor trebuie actualizate periodic pentru a asigura o arhivare corectă și accesibilă.