[Nume Companie]
Data: ___________
În urma analizei detaliate a necesităților și contextului specific al proiectului [denumirea proiectului], s-a luat decizia motivată de a nu împărți achiziția în loturi, în conformitate cu reglementările legale și nevoile operaționale ale companiei. Această decizie se bazează pe considerente tehnice, economice și logistice, care vor fi detaliate în continuare.
1. Complexitatea și specificitatea produselor/serviciilor solicitate
Proiectul în discuție presupune achiziționarea unor produse/servicii care sunt extrem de specializate, iar natura acestora nu permite o divizare eficientă pe loturi. Produsele/serviciile solicitate sunt interdependente și nu pot fi separate fără a afecta negativ performanța globală a livrării. Oricare divizare în loturi ar duce la pierderi de eficiență, costuri suplimentare de integrare și risc crescut de incompatibilitate între componentele achiziționate, ceea ce ar putea pune în pericol succesul final al proiectului.
2. Economii de scară
Un alt factor semnificativ care a condus la această decizie este obținerea unor economii de scară prin achiziția unui singur lot. Întrucât furnizorii selectați dispun de capacitatea de a livra întregul pachet de produse/servicii într-un singur contract, acest lucru va permite obținerea unor prețuri mai competitive, prin consolidarea cerințelor într-o singură tranzacție. Divizarea în loturi ar presupune o multiplicare a proceselor administrative, precum licitațiile, evaluările și gestionarea contractelor, ceea ce ar conduce la creșterea cheltuielilor administrative și, implicit, la creșterea costurilor generale.
3. Termenele și cerințele de livrare
Un alt aspect esențial care susține decizia de a nu împărți achiziția în loturi este respectarea termenelor de livrare. Un contract unitar va permite coordonarea eficientă a livrărilor, garantând că toate produsele sau serviciile sunt livrate conform termenilor conveniți, fără riscul de întârzieri cauzate de divergențele dintre furnizori sau de coordonarea deficitară între loturi. De asemenea, având în vedere că livrările sunt interdependente și că există o anumită secvențialitate în execuție, o împărțire pe loturi ar risca să întârzâie proiectul și să creeze dificultăți de coordonare logistică.
4. Considerente tehnice și de compatibilitate
Pentru a asigura un nivel înalt de performanță și interoperabilitate între componentele solicitate, este esențial ca toate produsele/serviciile să provină de la un singur furnizor sau să fie gestionate de o singură entitate responsabilă. În acest sens, o împărțire pe loturi ar crea riscuri semnificative în ceea ce privește integrarea tehnică și compatibilitatea componentelor livrate de diferiți furnizori. Fiecare furnizor ar putea aplica soluții tehnice diferite, ceea ce ar duce la dificultăți de integrare și la creșterea complexității managementului proiectului. Prin urmare, un contract unic asigură o abordare uniformă și standardizată, esențială pentru succesul implementării acestuia.
5. Considerente juridice și reglementare
Conform reglementărilor legale în vigoare, nu există obligația de a împărți achizițiile în loturi în cazul în care aceasta ar aduce un avantaj clar în termeni de eficiență operațională, economică sau logistică. De asemenea, în cazul în care împărțirea în loturi ar duce la creșterea riscurilor sau a costurilor, aceasta nu ar fi o abordare justificată. În cadrul analizei interne, s-a constatat că nicio prevedere legală specifică nu impune împărțirea în loturi pentru acest tip de achiziție, iar împărțirea ar crea o serie de complicații care ar putea afecta negativ eficiența proiectului.
6. Resursele administrative și de management
Divizarea achiziției în loturi presupune un efort suplimentar semnificativ din partea echipei de management a proiectului, precum și a echipei administrative, în scopul gestionării multiplelor contracte și coordonării diferitelor livrări. Având în vedere complexitatea cerințelor, divizarea achiziției ar implica o muncă suplimentară considerabilă în ceea ce privește monitorizarea livrărilor, verificarea conformității cu specificațiile tehnice și administrarea diverselor relații contractuale. Aceste activități ar duce la o creștere a costurilor indirecte, iar beneficiile nu ar justifica acest efort suplimentar.
Concluzie:
În concluzie, analiza detaliată a tuturor factorilor relevanți – complexitatea tehnică a produselor/serviciilor, economiile de scară, cerințele de livrare, compatibilitatea tehnică și reglementările juridice – susține decizia de a nu împărți achiziția în loturi. Această abordare va contribui la eficiența operațională, va reduce riscurile și va asigura succesul proiectului în termenele și condițiile stabilite. Se consideră, astfel, că achiziția într-un singur lot este soluția optimă pentru implementarea cu succes a acestui proiect.
Semnătura:
_________ [Semnătura responsabilului]
Nume: __________
Funcția: __________