Subiect: Notificare privind emiterea e-Facturii
Stimate Domnule/Doamnă ________________________,
În conformitate cu reglementările legale în vigoare și cu scopul de a facilita procesul de facturare electronică, dorim să vă informăm că, începând cu data de ________________________, tranzacțiile dintre compania noastră, ________________________ (denumită în continuare „Emitentul”), și compania dumneavoastră, ________________________ (denumită „Beneficiarul”), vor fi gestionate prin sistemul de facturare electronică, e-Factura, conform cerințelor impuse de legislația națională și europeană.
1. Ce este e-Factura și cum va afecta relația noastră comercială?
e-Factura este un sistem digitalizat care permite transmiterea, recepționarea și arhivarea facturilor într-un format electronic standardizat, prin intermediul platformei dedicate gestionate de autoritățile fiscale competente. Acest sistem asigură o transparență mai mare a procesului de facturare, reducând riscurile de fraudă și erorile umane asociate gestionării documentelor în format fizic.
Prin urmare, toate facturile emise pentru tranzacțiile viitoare între părțile semnatare vor trebui să fie transmise exclusiv prin intermediul acestui sistem. În această manieră, informațiile vor fi transmise către autoritățile fiscale, iar dumneavoastră veți putea vizualiza și valida documentele direct în platforma e-Factura, fără a fi necesar să le imprimați sau să le trimiteți prin alte canale.
2. Care sunt avantajele e-Facturii?
- Rapiditate și eficiență: Facturile vor fi emise, transmise și procesate mult mai rapid.
- Reducerea riscurilor de erori: Automatizarea fluxului de documente reduce riscurile de erori tipografice și administrative.
- Transparență fiscală: Sistemul va facilita o mai bună monitorizare a tranzacțiilor economice, contribuind la combaterea evaziunii fiscale.
- Economii financiare: Eliminarea costurilor cu tipărirea și expedierea facturilor fizice.
- Arhivare digitală: Toate facturile vor fi stocate și accesibile pe termen lung în format electronic, conform cerințelor legale.
3. Procedura de transmitere a facturii electronice
După emiterea facturii electronice, aceasta va fi transmisă automat către platforma e-Factura, unde dumneavoastră, ca beneficiar al documentului, veți primi o notificare de disponibilitate a facturii pentru validare. Aceasta va conține toate informațiile necesare verificării corectitudinii datelor, precum și opțiunea de a valida sau respinge factura, în funcție de situație.
- Confirmarea primirii: După validarea facturii de către dumneavoastră, un mesaj de confirmare va fi generat și transmis atât de către sistemul nostru, cât și către autoritățile fiscale.
- Plăți: Plata facturii se va realiza conform termenilor stabiliți în contractul nostru sau în acordurile comerciale anterioare, iar confirmarea plății va fi integrată în platformă.
4. Conformitatea legală și reglementări aplicabile
Utilizarea platformei e-Factura și respectarea normelor aferente este obligatorie în conformitate cu reglementările fiscale emise de autoritățile naționale și europene. Aceste reglementări se aplică tuturor entităților economice ce efectuează tranzacții comerciale cu persoane impozabile, incluzând și schimbul de documente fiscale.
5. Pașii următori
În cazul în care nu ați utilizat încă platforma e-Factura, vă încurajăm să creați un cont și să înregistrați datele companiei dumneavoastră. Instrucțiunile detaliate pentru înregistrare și utilizare sunt disponibile pe site-ul oficial al ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală).
6. Informații suplimentare
Pentru orice întrebări sau clarificări referitoare la procesul de emitere și gestionare a e-Facturii, vă stăm la dispoziție. Vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail ________________________ sau la numărul de telefon ________________________.
Vă mulțumim pentru colaborare și vă asigurăm de întreaga noastră disponibilitate în acest proces de tranziție la facturarea electronică.
Cu respect,
Nume și Funcție
Firma emitentă
Date de contact