[Numele companiei/entității]
Adresa
Telefon
Email
Website
Data: [_____]
Către: [Numele complet al destinatarului]
Funcția
Adresa
Telefon
Email
Subiect: Îndreptare eroare materială – [Descriere sumară a erorii]
Stimate [Numele destinatarului],
În urma unei revizuiri amănunțite a documentelor și a procesului de procesare a [produsei/serviciului/contractului/etc.], dorim să vă informăm cu privire la o eroare materială care a fost identificată în cadrul [detaliu relevant – de exemplu: facturii, raportului, documentației tehnice etc.] emise pe data de [data inițială]. Această eroare a fost semnalată și, după o verificare atentă, am constatat că informațiile corect comunicate inițial nu corespund realității din punct de vedere [specificați eroarea materială, cum ar fi cifrele greșite, informațiile inexacte, etc.].
Descrierea erorii:
[Exemplu de eroare: În cadrul facturii nr. [XXXX], s-a constatat că suma totală facturată pentru [produsul/serviciul] nu reflecta corect discounturile aplicate, generând astfel o diferență de [sumă] în valoarea totală datorată.]
Această eroare materială a apărut din cauza [explicație cauză – de exemplu: o eroare de tipar, o problemă în procesul de calcul, o eroare de sistem etc.] și a fost identificată abia în urma unei revizuiri interne aprofundate. Înțelegem importanța unei documentații exacte și corecte și dorim să ne cerem scuze pentru orice neplăceri cauzate.
Măsurile corective:
Am procedat deja la corectarea erorii identificate și, în acest sens, anexăm la prezenta scrisoare documentul corectat [specificați documentul – factură, raport, etc.], care reflectă informațiile corecte și actualizate. Astfel, suma corectă datorată pentru [produs/serviciu] este de [sumă corectă], iar diferența dintre suma inițială și cea corectă este de [sumă diferență], care va fi reglementată conform [modalității de ajustare a plății sau altă măsură corectivă, dacă este cazul].
Impact asupra clientului:
Această eroare nu afectează în niciun fel termenii și condițiile acordului nostru cu dumneavoastră și nu va influența livrările viitoare sau colaborările ulterioare. Toate măsurile necesare pentru prevenirea unor erori similare în viitor au fost deja implementate, iar procesul intern a fost îmbunătățit pentru a asigura o gestionare mai eficientă și exactă a documentelor.
Vă mulțumim pentru înțelegere și pentru răbdarea dumneavoastră în această chestiune. Dacă aveți orice întrebări suplimentare sau doriți clarificări suplimentare, nu ezitați să ne contactați la [număr de telefon] sau prin email la [email contact].
Ne cerem scuze pentru eventualele inconveniente cauzate și vă mulțumim pentru colaborare.
Cu respect,
[Numele complet]
Funcția
[Numele companiei]
Anexe:
- Documentul corectat [detalii]
- Alte documente relevante