Fișă post specialist achiziții

1. Informații generale

• Numele postului: Specialist Achiziții
• Departament: Achiziții
• Subordonare: Manager Achiziții
• Locație: ___________
• Data: ___________

2. Scopul postului
Asigurarea derulării eficiente a proceselor de achiziție de bunuri și servicii în cadrul organizației, în conformitate cu politicile și reglementările interne, legale și etice. Specialistul Achiziții va colabora cu furnizorii și departamentele interne pentru a obține cele mai bune oferte de preț, calitate și termeni de livrare, asigurându-se totodată că achizițiile se desfășoară într-un mod transparent și eficient.

3. Responsabilități și atribuții principale

1. Identificarea nevoilor de achiziție:
   • Colaborarea cu diverse departamente pentru a înțelege cerințele și specificațiile tehnice ale bunurilor și serviciilor necesare.
   • Verificarea stocurilor și a planurilor de producție pentru a anticipa necesitățile viitoare.
2. Căutarea și selectarea furnizorilor:
   • Realizarea de cercetări de piață pentru identificarea celor mai potriviți furnizori.
   • Solicitarea și evaluarea ofertelor comerciale și tehnice.
   • Negocierea termenilor și condițiilor contractuale, inclusiv prețurile, termenele de livrare și condițiile de plată.
3. Organizarea procesului de achiziție:
   • Întocmirea documentației necesare pentru achiziții, inclusiv caiete de sarcini, oferte de preț, contracte.
   • Participarea la proceduri de achiziție (licității, licitații directe, achiziții directe etc.), conform procedurilor interne și reglementărilor legale.
   • Menținerea unei evidențe clare și complete a tuturor documentelor legate de achiziții.
4. Monitorizarea livrărilor și executarea contractelor:
   • Asigurarea că furnizorii respectă termenele și condițiile contractuale.
   • Monitorizarea livrărilor de produse și servicii și verificarea conformității acestora cu specificațiile și termenele stipulate.
   • Soluționarea eventualelor dispute cu furnizorii privind livrările sau calitatea produselor.
5. Gestionarea relațiilor cu furnizorii:
   • Dezvoltarea și menținerea unor relații profesionale și de lungă durată cu furnizorii.
   • Evaluarea periodică a performanței furnizorilor în ceea ce privește calitatea, prețul, termenele de livrare și respectarea termenilor contractuali.
   • Colaborarea cu furnizorii pentru a optimiza costurile și condițiile de livrare.
6. Raportare și analize:
   • Întocmirea rapoartelor periodice cu privire la stadiul achizițiilor și cheltuielilor aferente.
   • Analizarea tendințelor pieței și a modificărilor în condițiile economice care pot influența costurile de achiziție.
   • Identificarea de oportunități pentru reducerea costurilor și îmbunătățirea eficienței proceselor de achiziție.
7. Respectarea reglementărilor legale și interne:
   • Asigurarea respectării legislației în vigoare privind achizițiile publice și private, reglementările interne ale organizației, și normele etice.
   • Participarea la sesiuni de formare continuă și dezvoltare profesională privind achizițiile și legislația aplicabilă.

4. Cerințe pentru ocuparea postului

• Studii:
  • Absolvent de studii superioare (preferabil în domeniul economic, inginerie, management sau domenii conexe).
• Experiență:
  • Minim 2-3 ani experiență în domeniul achizițiilor, preferabil într-o companie din sectorul similar.
• Competențe și abilități:
  • Cunoștințe solide în domeniul achizițiilor și legislației specifice acestora (achiziții publice, contracte comerciale).
  • Abilități excelente de negociere și comunicare.
  • Abilitatea de a evalua și analiza ofertele comerciale și tehnice.
  • Cunoștințe de operare PC (MS Office, în special Excel) și software ERP (de preferat).
  • Abilități de management al timpului și organizare.
  • Atenție la detalii și capacitatea de a rezolva probleme complexe.
• Limbi străine:
  • Cunoștințe de limba engleză (nivel mediu/avansat) – constituie un avantaj.
• Abilități personale:
  • Capacitate de a lucra într-un mediu dinamic și de a respecta termenele-limită.
  • Spirit de echipă și capacitatea de a lucra sub presiune.
  • Integritate, etică profesională și confidențialitate.

5. Condiții de muncă

• Program de lucru:
  • Luni – Vineri, 08:00 – 16:30 (flexibil în funcție de necesitățile activității).
• Locul de muncă:
  • Birou și deplasări la furnizori, dacă este cazul.
• Beneficii:
  • Pachet salarial motivant.
  • Bonusuri de performanță.
  • Posibilități de formare profesională continuă.
  • Alte beneficii conform politicii companiei.

6. Relații de lucru

• Intern:
  • Colaborare strânsă cu departamentele financiare, juridice, de producție și alte departamente operaționale pentru a înțelege și implementa necesitățile de achiziții.
• Extern:
  • Colaborare cu furnizori și contractori, pentru negocierea și gestionarea condițiilor comerciale.

7. Evaluarea performanței
Performanța specialistului în achiziții va fi evaluată periodic în funcție de:

• Eficiența proceselor de achiziție și respectarea termenelor.
• Reducerea costurilor de achiziție prin strategii eficiente.
• Calitatea relațiilor cu furnizorii și feedback-ul acestora.
• Respectarea reglementărilor interne și externe.