Postul: Șef Birou Administrativ
Departament: Administrativ
Locația: _____________
Data: _____________
I. Scopul postului
Șeful Biroului Administrativ este responsabil de coordonarea, supervizarea și gestionarea activităților administrative ale organizației. Acesta va asigura buna funcționare a biroului administrativ, va coordona echipa de suport administrativ și va implementa proceduri interne pentru îmbunătățirea eficienței și productivității. Rolul său este esențial în menținerea unui mediu de lucru organizat, eficient și profesionist.
II. Responsabilități principale
- Coordonarea echipei administrative:
- Supervizează activitatea zilnică a echipei administrative, alocând sarcini, monitorizând progresul și asigurându-se că acestea sunt finalizate conform standardelor stabilite.
- Asigură instruirea continuă a personalului administrativ, contribuind la dezvoltarea profesională a acestora.
- Evaluează periodic performanțele echipei și propune măsuri de îmbunătățire.
- Gestionarea resurselor și a infrastructurii:
- Coordonarea aprovizionării și gestionării materialelor de birou, echipamentelor și altor resurse necesare activității zilnice.
- Întreține relațiile cu furnizorii de bunuri și servicii administrative.
- Monitorizează utilizarea eficientă a resurselor și sugerează soluții pentru optimizarea costurilor.
- Planificarea și organizarea activităților administrative:
- Planifică și organizează activitățile administrative interne (întâlniri, evenimente, deplasări, întâlniri externe etc.).
- Coordonează activitățile de întreținere și curățenie a sediului, inclusiv gestionarea programului personalului de întreținere.
- Răspunde de gestionarea documentelor administrative, inclusiv arhivarea și păstrarea corespunzătoare a acestora.
- Asigurarea respectării normelor legale și procedurilor interne:
- Se asigură că toate activitățile desfășurate în cadrul biroului administrativ respectă legislația în vigoare și politicile interne ale organizației.
- Colaborează cu departamentele de resurse umane și juridic pentru a implementa și actualiza proceduri interne, conform noilor reglementări.
- Gestionarea relațiilor cu terții:
- Menține relații bune și de colaborare cu furnizorii de servicii externe, autoritățile locale și alți parteneri instituționali.
- Asigură buna desfășurare a proceselor administrative externe, precum înregistrarea documentelor oficiale, obținerea autorizațiilor necesare etc.
- Raportări și analiza performanțelor administrative:
- Întocmește rapoarte periodice referitoare la activitatea biroului administrativ și le prezintă conducerii organizației.
- Analizează indicatorii de performanță pentru departamentul administrativ și propune măsuri pentru îmbunătățirea acestora.
III. Cerințe
- Studii și calificări:
- Studii superioare finalizate, preferabil în domeniul administrativ, economic sau management.
- Certificări sau cursuri de specializare în managementul resurselor administrative reprezintă un avantaj.
- Experiență:
- Experiență de minim 3-5 ani într-o funcție similară, preferabil în domeniul administrativ sau managerial.
- Experiență în coordonarea echipelor și gestionarea resurselor.
- Competențe și abilități:
- Abilități excelente de organizare, coordonare și management al echipei.
- Cunoștințe avansate în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Cunoștințe de gestionare a documentelor și arhivare.
- Abilități de comunicare eficientă și gestionare a relațiilor interpersonale.
- Capacitatea de a rezolva probleme rapid și eficient, cu un accent pe soluționarea conflictelor administrative.
- Atenție la detalii și abilități de multitasking.
IV. Condiții de muncă
- Locul de muncă se află la sediul companiei, cu un program de lucru de 8 ore pe zi, de luni până vineri.
- Ocazional, pot fi necesare deplasări externe sau organizarea unor evenimente speciale.
V. Beneficii
- Pachet salarial motivant, în concordanță cu experiența și abilitățile candidatului.
- Posibilități de dezvoltare profesională și promovare internă.
- Mediu de lucru dinamic și profesionist.
VI. Relații ierarhice și colaborări
- Raportează către: Director General / Director Administrativ.
- Colaborează cu: Departamentele Financiar-Contabil, Resurse Umane, IT, Marketing și toate celelalte departamente interne ale organizației.