FISA POSTULUI
Denumirea postului: Secretar General al UAT (Unitatea Administrativ-Teritorială)
Data elaborării: _____________
1. Scopul general al postului:
Secretarul general al Unității Administrativ-Teritoriale (UAT) are rolul de a asigura funcționarea eficientă și legală a aparatului propriu al autorității publice locale, fiind responsabil de coordonarea activităților administrative, de organizarea și gestionarea documentelor oficiale și de respectarea principiilor de legalitate, transparență și eficiență în toate activitățile desfășurate.
2. Responsabilități și atribuții principale:
- Coordonarea activității administrative:
- Coordonează activitatea zilnică a aparatului propriu al autorității publice locale, asigurându-se că toate sarcinile administrative sunt îndeplinite conform reglementărilor legale și procedurale.
- Supervizează și îndrumă funcționarii publici din cadrul aparatului de specialitate al autorității locale.
- Asigură buna comunicare între autoritatea publică locală și instituțiile guvernamentale, celelalte autorități publice locale, organizațiile non-guvernamentale și cetățeni.
- Organizarea și gestionarea documentelor oficiale:
- Răspunde de organizarea arhivei și gestionarea documentelor oficiale (dosare, acte administrative, hotărâri, decizii, etc.).
- Asigură redactarea, autentificarea și distribuirea documentelor administrative necesare desfășurării activității instituției.
- Organizează și coordonează procesul de înregistrare, transmitere și păstrare a documentelor oficiale, în conformitate cu legislația în vigoare privind arhivarea și accesul la informații.
- Asigurarea legalității actelor administrative:
- Verifică conformitatea actelor administrative (hotărâri, dispoziții, ordine, avize, etc.) cu legislația națională și europeană.
- Răspunde de elaborarea și actualizarea procedurilor administrative interne, asigurându-se că acestea sunt în concordanță cu legislația aplicabilă.
- Întocmește raporturi legale și propuneri de soluționare a conflictelor de drept administrativ, având în vedere reglementările relevante.
- Asistență și suport pentru autoritățile locale:
- Oferă consiliere și suport pentru primar, consiliul local și alte autorități ale UAT în legătură cu reglementările legale, procesul decizional și implementarea proiectelor de dezvoltare locală.
- Participă la elaborarea și analiza proiectelor de hotărâri și alte acte administrative de interes local.
- Asigură asistență tehnică și juridică în organizarea ședințelor de consiliu local și în desfășurarea activităților legislative.
- Coordonarea activității de control intern:
- Participă activ în activitățile de control intern și audit intern al instituției, fiind responsabil de implementarea recomandărilor și măsurilor dispuse în urma controalelor efectuate.
- Monitorizează modul de implementare a politicii de control intern, asigurând respectarea reglementărilor legale și procedurilor interne stabilite.
- Gestionarea relațiilor externe:
- Reprezintă instituția în relațiile externe cu instituțiile publice, autoritățile centrale, organizațiile internaționale și alți parteneri externi, în conformitate cu politica autorității locale.
- Participă la activitățile organizate de alte autorități sau instituții publice, în scopul promovării intereselor UAT.
- Întocmește răspunsuri la solicitările și cererile cetățenilor și altor entități externe, asigurându-se că sunt respectate procedurile legale și administrative.
3. Cerințe:
- Studii și formare profesională:
- Studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licență.
- Studii postuniversitare în domeniul administrației publice, dreptului sau managementului reprezintă un avantaj.
- Participarea la cursuri de formare continuă și specializare în domeniul administrației publice sau dreptului este un avantaj.
- Experiență profesională:
- Experiență de minim 5 ani în domeniul administrației publice sau în funcții similare, cu responsabilități administrative și juridice.
- Experiență în coordonarea activităților unei echipe și în gestionarea procedurilor administrative complexe.
- Cunoștințe și abilități:
- Cunoștințe temeinice despre legislația națională și europeană aplicabilă administrației publice, proceduri administrative și drept administrativ.
- Abilități excelente de comunicare, atât în scris, cât și verbal, inclusiv în relațiile cu autoritățile publice, cetățenii și mass-media.
- Capacitate de lucru în echipă și de gestionare a unui volum mare de muncă sub presiune.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor informatice specifice domeniului administrativ (Microsoft Office, software de gestionare a documentelor, etc.).
4. Responsabilități administrative:
- Gestionarea bugetului propriu al instituției, conform procedurilor financiare.
- Asigurarea respectării normelor de securitate și sănătate în muncă în cadrul instituției.
- Organizarea și coordonarea procesului de selecție și evaluare a personalului din cadrul aparatului propriu al UAT.
- Participarea la evaluarea performanțelor instituției în domeniul administrației publice.
5. Rapoarte și evaluări:
- Raportează periodic activitățile desfășurate către primar, consiliul local și alte autorități competente, conform reglementărilor legale.
- Efectuează evaluări interne și propune măsuri de îmbunătățire a proceselor administrative.
6. Condiții de muncă:
- Locul de muncă: _____________
- Programul de lucru: _____________
- Beneficii: _____________
7. Relații de subordonare:
- Secretarul general se subordonează direct primarului UAT-ului.
- Supervizează funcționarii publici din cadrul aparatului propriu al autorității publice locale.
8. Alte informații relevante:
- Postul de Secretar General al UAT-ului presupune o mare responsabilitate în gestionarea activităților administrative și în asigurarea respectării legii în toate acțiunile instituției.
- Performanța în această funcție va fi evaluată în funcție de eficiența administrativă, gradul de conformitate a activităților cu reglementările legale și succesul în implementarea proiectelor locale.
9. Semnătura persoanei desemnate:
Nume: _____________
Data: _____________
Semnătura: _____________
10. Aprobare ierarhică:
Nume: _____________
Funcția: _____________
Semnătura: _____________