Denumirea postului: Secretar Administrativ
Departament: Administrativ
Locația: _____________
Data începere activitate: _____________
Subordonează: Directorului executiv
Salariul: _____________
Program de lucru: Luni – Vineri, 8:00 – 16:00
1. Scopul general al postului:
Secretarul administrativ are rolul de a asigura buna funcționare a biroului administrativ, coordonând activitățile administrative și de secretariat, precum și gestionarea documentației interne și externe. Acesta asigură suport în organizarea și desfășurarea activităților zilnice ale organizației, menținând legătura între departamente și cu partenerii externi.
2. Responsabilități și atribuții principale:
- Gestionarea corespondenței:
- Deschiderea, primirea și redirecționarea corespondenței interne și externe.
- Redactarea și trimiterea răspunsurilor la solicitările oficiale, în funcție de cerințele organizației.
- Menținerea unei arhive electronice și fizice a corespondenței și documentelor primite.
- Organizarea documentației:
- Înregistrarea și arhivarea documentelor oficiale.
- Întocmirea și păstrarea documentelor administrative (rapoarte, procese-verbale, note de informare etc.).
- Întocmirea, completarea și verificarea formularelor administrative necesare activităților zilnice.
- Suport administrativ:
- Organizarea întâlnirilor, programarea ședințelor și rezervarea sălilor de conferință.
- Organizarea călătoriilor de serviciu, inclusiv rezervările de transport și cazare.
- Pregătirea materialelor necesare întâlnirilor, inclusiv documentația de suport.
- Coordonarea și gestionarea rezervărilor pentru diverse evenimente interne și externe.
- Gestionarea bazei de date:
- Actualizarea și gestionarea datelor de contact ale colaboratorilor și partenerilor organizației.
- Asigurarea actualizării informațiilor interne relevante pentru activitatea organizațională.
- Suport în elaborarea documentelor interne:
- Redactarea documentelor administrative de rutină (notificări, avize, rapoarte, memorii, etc.).
- Participarea la întocmirea și revizuirea documentației interne necesare pentru raportări periodice sau analize.
- Gestionarea telefoanelor și comunicarea cu terții:
- Răspunderea apelurilor telefonice și redirecționarea acestora conform necesităților.
- Comunicarea cu diverși parteneri externi, furnizori și clienți, oferind informații și asigurându-se de buna derulare a activităților.
- Suport pentru echipa internă:
- Oferirea de suport administrativ întregii echipe, inclusiv ajutor în gestionarea timpului, organizarea de evenimente interne, și îndeplinirea altor sarcini administrative.
- Menținerea unui flux de comunicare continuu între diverse departamente.
- Mentinerea ordinii și curățeniei în birou:
- Supravegherea menținerii unui mediu de lucru curat și ordonat.
- Gestionarea aprovizionării cu materiale de birou și furnituri necesare funcționării zilnice.
3. Cerințe:
- Studii:
- Absolvent de studii medii sau superioare (preferabil în domeniul administrativ sau economic).
- Experiență:
- Experiență de minim 2 ani într-un post similar de secretariat sau administrativ, preferabil într-un mediu corporate sau instituțional.
- Abilități tehnice:
- Cunoștințe avansate de operare PC (Microsoft Office, Google Suite, etc.).
- Abilități excelente de redactare a documentelor administrative, inclusiv în limba română și, dacă este necesar, în limba engleză.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronice și gestionare a documentelor.
- Abilități interpersonale:
- Capacitate de a comunica eficient și profesionist, atât verbal, cât și în scris.
- Abilitatea de a lucra sub presiune, de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
- Capacitate de a rezolva probleme administrative într-un mod eficient.
- Comportament și etică profesională:
- Atitudine proactivă, orientată spre soluții.
- Confidențialitate în gestionarea documentelor sensibile și a informațiilor interne.
- Abilități de lucru în echipă și de gestionare a relațiilor interpersonale.
4. Condiții de muncă:
- Mediu de lucru: Birou de tip open-space, cu acces la facilități administrative moderne.
- Echipamente necesare: Computer, telefon, fax, copiator, echipamente de birou.
- Program de lucru: Luni – Vineri, 8:00 – 16:00. Posibilitatea de a presta ore suplimentare în funcție de necesitățile organizației.
5. Drepturi și beneficii:
- Salariul lunar conform negocierilor și gradului de experiență.
- Posibilități de dezvoltare profesională (cursuri de formare continuă, seminarii, workshop-uri).
- Beneficii suplimentare (abonamente la săli de sport, asigurări de sănătate etc.).
- Alte beneficii stabilite prin contractul individual de muncă.
Semnătura angajatului: ___________________
Semnătura angajatorului: ___________________
Data: _____________