1. Informații generale:
- Denumirea postului: Recepționer
- Departament: Recepție
- Locația: __________________
- Supervizor direct: __________________
- Data emiterii fișei postului: _______________
- Data ultimei revizuiri: _______________
2. Scopul general al postului:
Recepționerul are responsabilitatea de a asigura o primire călduroasă și profesionistă a vizitatorilor, clienților și colaboratorilor, de a oferi informații precise și de a administra activitățile de recepție, corespondență și comunicații, contribuind astfel la buna desfășurare a activităților organizației.
3. Responsabilități principale:
- 3.1. Asigurarea unei prime impresii pozitive:
- Întâmpinarea vizitatorilor și clienților cu amabilitate, profesionalism și respect.
- Dirijarea vizitatorilor către persoanele sau departamentele relevante.
- 3.2. Gestionarea apelurilor telefonice:
- Răspunsul prompt și politicos la apelurile telefonice.
- Transferarea apelurilor către departamentele corespunzătoare sau către persoanele indicate.
- Oferirea de informații despre serviciile și activitățile organizației, conform procedurilor stabilite.
- 3.3. Administrarea corespondenței:
- Primirea, distribuirea și arhivarea corespondenței interne și externe.
- Gestionarea coletelor și pachetelor primite, asigurându-se că sunt livrate corespunzător.
- 3.4. Supravegherea accesului în incinta organizației:
- Înregistrarea vizitatorilor și colaboratorilor care intră în incintă.
- Verificarea documentelor de identitate ale vizitatorilor, în conformitate cu politicile de securitate.
- Asigurarea unui mediu sigur și conform reglementărilor de securitate interne.
- 3.5. Menținerea unui mediu ordonat și profesional la recepție:
- Organizarea și întreținerea spațiului de recepție, asigurându-se că este curat, ordonat și primitor.
- Asigurarea disponibilității materialelor de birou necesare (formulare, pliante informative, etc.).
- 3.6. Colaborarea cu alte departamente:
- Colaborarea strânsă cu departamentele interne pentru a facilita comunicarea și fluxul de informații.
- Suport administrativ pentru echipele interne, precum organizarea programărilor sau a întâlnirilor.
- 3.7. Întocmirea rapoartelor zilnice și săptămânale:
- Înregistrarea și raportarea activităților zilnice (vizite, apeluri, corespondență).
- Menținerea unei evidențe clare a activităților și evenimentelor importante.
4. Cerințe pentru ocuparea postului:
- 4.1. Educație și formare:
- Studii medii, preferabil liceu sau studii superioare (avantaj pentru domeniul administrativ, turism sau hotelier).
- Cursuri de formare în domeniul relațiilor cu publicul constituie un avantaj.
- 4.2. Experiență:
- Experiență anterioară în domeniul serviciilor clienți sau într-un post similar constituie un avantaj.
- Experiență în operarea echipamentului de birou (telefon, fax, scanner, imprimante, etc.).
- 4.3. Abilități și competențe:
- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Abilități de gestionare a timpului și multitasking.
- Capacitate de a lucra sub presiune, menținând un comportament calm și profesionist.
- Cunoștințe de bază în utilizarea computerului și a aplicațiilor office (Microsoft Office, etc.).
- Atitudine pozitivă, răbdare și orientare către soluționarea problemelor.
- 4.4. Limbi străine:
- Cunoașterea unei limbi străine (engleză, franceză, germană etc.) constituie un avantaj, în funcție de specificul activității.
- 4.5. Cunoștințe de securitate și protecție:
- Cunoștințe de bază despre măsurile de securitate ale organizației și procedurile interne de urgență.
5. Condiții de muncă:
- 5.1. Program de lucru:
- Programul de lucru este stabilit de către conducerea organizației, iar flexibilitatea este esențială în funcție de necesitățile zilnice.
- Posibilitatea de a lucra în ture sau pe schimburi.
- 5.2. Beneficii:
- Pachet salarial competitiv.
- Posibilități de dezvoltare profesională și traininguri specifice postului.
- Alte beneficii conform politicii interne a companiei.
6. Răspunderea postului:
Recepționerul răspunde de buna desfășurare a activităților de recepție, de gestionarea corectă și la timp a apelurilor și corespondenței, precum și de menținerea unui mediu de lucru curat, sigur și organizat. De asemenea, răspunde de asigurarea unei comunicări eficiente între vizitatori și departamentele interne.
7. Relații externe și interne:
- Relații interne:
- Se va relaționa zilnic cu angajații din toate departamentele pentru a coordona activitățile administrative și logistice.
- Relații externe:
- Interacționează cu clienți, vizitatori, furnizori și alte părți externe care au nevoie de asistență sau informații legate de organizație.
8. Evaluarea performanței:
Performanța angajatului va fi evaluată periodic pe baza următoarelor criterii:
- Calitatea interacțiunii cu vizitatorii și clienții.
- Eficiența în gestionarea apelurilor telefonice și corespondenței.
- Capacitatea de a menține un mediu de lucru ordonat și organizat.
- Abilitatea de a respecta termenele și procedurile interne.
9. Semnătura angajatorului:
Semnătura angajatului: